SharePoint 文檔管理系列之準備篇

好多人說在做文檔管理，其實文檔管理也是SharePoint的一個很不錯的功能點，自己想了想，也想多學習點東西，所以寫這個主題吧，今天從最簡單開始。

一、 網站集準備：

1. 新建應用程序，創建網站集（模板 企業 - 文檔中心）：

2. 創建好的網站集顯示如下：

??????? 我們可以看到，新建的網站集快速啟動包括一個庫和一個列表。

二、 網站定制

1. 修改網站名稱、說明、徽標（修改徽標時，可以測試圖片可用）：

2. 然后我們發現，網站徽標、網站名稱，已經改變了：

3. 修改快速啟動（網站設置 – 外觀 – 快速啟動）

??????? 點擊<新建導航鏈接>，可以新建快速啟動項目；點擊<新建標題>，可以新建快速導航；點擊<更改排序>，可以修改導航的順序；點擊庫、文檔前面的編輯圖片，可以進入編輯模式，支持修改、刪除、修改上級所屬分類；

4. 修改頂部鏈接欄（網站設置 – 外觀 – 頂部鏈接欄）

??????? 這個可能和發布網站有所區別，那里面叫做導航，這里面叫做頂部鏈接欄，不是一個概念，不要混淆；

5. 啟用樹視圖和快速啟動（網站設置 – 外觀 – 頂部鏈接欄）

6. 樹視圖和快速啟動位置（如下圖）

三、 創建列表、庫：

1. 創建<公司通知>列表，如下圖，

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2. 創建列表后，進入列表AllItems頁面：

??????? 如上圖，可以在最上面的Ribbon菜單中，選擇”創建欄”、“列表設置”、“列表權限”等列表設置；

3. 列表設置，我們創建了通知內容、有效時間（過期就自動不顯示了）

??????? 如上圖，“標題、說明和導航”，可是設置列表的基本信息，包括列表名稱、描述、是否顯示在快速導航；“版本控制設置”我們可以開啟版本控制，方便我們尋找之前的版本；“高級設置”包括是否允許內容類型、附件、文件夾等對于列表的約束；“驗證設置”里面我們可以編輯公式，對于列表欄進行驗證。

?????? 以上介紹的都是列表設置里，最基本用的設置。當然，我們還可以設置列表權限，或者存成模板方便以后創建類似列表。

4. 新建兩條數據，兩條的有效時間分別為6月9日和7月26日的通知

?????? 下面，我們要通過列表視圖，進行篩選，過期的<公司通知>我們不要顯示在這里，我們新建一個視圖，設置為默認。

5. 接下來，我們在列表的Ribbon上創建視圖：

6. 創建視圖，我們選擇標準視圖，進入如下界面：

?????? 在上面的頁面上，我們輸入視圖名稱并勾選為默認，創建公共視圖，選擇我們要展示的欄名也可以排序，在下面的設置中，排序選擇創建時間，篩選有效時間大于[本日]（如下圖），為了防止條目太多頁面過長，我們可以選擇項目限制，限制為15或者20條。

7. 點擊確定以后，發現再進入列表頁的時候，只有有效期大于今天的了，創建視圖完畢，要說明的是除了[本日]還有[本人]設置，英文版本里叫做[Me]和[Today]。

8. 創建列表完畢后，我們創建一個文檔庫，相信大家對于創建文檔庫來說，已經輕車熟路了，如果不很熟悉，其實跟創建列表的過程很類似，甚至設置的過程也很類似，我們也就不多言了。

9. 因為我們創建的是<知識積累>，這就會遇到一個問題，有些文檔是舊的，但是過一段時間，我們有了新的版本，我們經常會遇到難于區分的情況，下面我們看看SharePoint的版本控制。

?????? 進入庫設置，點擊版本控制設置，進入設置頁面；在這個頁面里，我們可以開啟是否需要內容審批，意思是只有審批通過的，才會給大家看，否則只有具有審批權限的人能看；然后就是版本控制和版本記錄個數，我們設置為5；再有就是草稿的安全性設置和是否需要簽出。

10. 對于文檔庫的版本控制設置完畢后，我們試著上傳一下文檔。

如上圖，我們上傳以后，是待定的狀態；下面，我們審批以后再次上傳試試。

11. 再次上傳一個更詳細的文檔，而后點擊版本記錄，如下圖：

12. 如下圖，我們可以看到兩個不一樣的版本，和相應版本的描述。當然，我們可以維護版本和草稿，只有你具有相應的列表權限；如果沒有，那么就進入列表權限里，設置相應權限吧。

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　　后記：

　　大家可能會說，這么簡單的東西，也好意思拿出來炫。其實，所有復雜的東西，都是從簡單的地方積累起來的，因為也是準備一個系列的文章，先從一個簡單的地方進入。

　　下一次，我們介紹一下對這個知識積累，進行文檔庫搜索，敬請關注。