今天帶大家學習Project軟件中任務的初始化和排版技巧。

所謂的任務初始化就是把我們WBS分解后的總?cè)蝿铡⒆尤蝿铡⑾嚓P(guān)摘要數(shù)據(jù)初始化進入軟件，利用軟件的相關(guān)功能和特性完成項目進度、成本、資源的管理。排版技巧就是通過一些列的相關(guān)操作達到方便管理的目的，并且符合項目規(guī)范管理。

本文適合那些人員呢？

• 打算使用該軟件管理項目的項目負責人或者項目經(jīng)理，對軟件非常的不熟悉。
• 已經(jīng)使用過一段時間的項目經(jīng)理，但是對軟件的一些技巧沒有掌握，只是停留表面階段。

以軟件開發(fā)過程為例，模擬整個制作過程，最終的效果如下圖所示：

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最終效果

制作步驟

第一步：項目任務列表初始化

WBS任務分解的總?cè)蝿铡⒆尤蝿铡⑾嚓P(guān)摘要數(shù)據(jù)初始化進入軟件。任務的分解可以利用PPT、Excel、Xmind等軟件完成。小編習慣使用Xmind軟件進行任務分解。以本項目為例，分解結(jié)果如下圖所示：

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任務分解結(jié)果

從縱向分析，分為三個部分，產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品階段、產(chǎn)品階段中需要執(zhí)行的具體任務。把上面任務分解結(jié)果初始化到軟件中。效果如下圖所示：

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初始化列表

第二步：調(diào)整項目任務列表

初始化數(shù)據(jù)后，任務名稱列表顯示所有的任務，很顯然不是我們想要的結(jié)果，這個時候就需要我們調(diào)整任務列表結(jié)構(gòu)。

任務列表結(jié)構(gòu)的調(diào)整需要掌握兩個菜單的使用，如下圖所示：

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菜單功能

菜單1：把選中的任務列表級別升級。

菜單2：把選中的任務列表級別降級

掌握這兩個菜單功能，我們很快完成任務列表的排序，效果如下圖所示：

排序效果

強烈建議：任務排序初始化過程，建議使用自動計劃，如果使用手動計劃計劃，項目日期、工期都需要花費很長時間去調(diào)整，如果項目管理知識薄弱的項目經(jīng)理，調(diào)整起來更是費勁。另一方面，如果使用手動計劃，如果調(diào)整不合理，界面會報很多的錯誤，非常的不美觀。

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示例界面

依據(jù)已有的任務列表，我把自動任務調(diào)整成為手動任務，任務完成日期列就報錯了，需要我們手動調(diào)整，如果項目規(guī)模比較大，我們手動調(diào)整，非常的耗時費力。

第三步：項目任務列表添加工期

項目的工期前期可能只是個計劃，根據(jù)項目不斷推進，項目工期需要實時調(diào)整，一般項目的工期以天為基準單位。當然也可以別的時間為單位，這里就不詳細講解了，請查詢相關(guān)資料學習。最終效果如下圖所示：

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添加工期

最后一步：項目任務列表添加開始時間、完成日期

這塊功能就不多介紹了，根據(jù)實際情況完成開始日期的填寫，開始日期填寫完成后，完成日期會自動計算，但是前提條件的任務的類型必須設置成自動任務。

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添加開始日期、完成日期

技巧

技巧一：WBS分解的任務，每個子任務都有任務編號，數(shù)據(jù)初始化到軟件后，是否還可以顯示任務編號呢？答案是肯定的，可以通過軟件的設置達到我們的目的。具體步驟如下圖所示：

顯示大綱數(shù)字

技巧二：甘特圖對應的顏色如何修改，有的項目經(jīng)理需要截圖到PPT，為了匹配PPT風格，需要調(diào)整顏色。操作步驟如下圖所示：