如何在Project中處理加班工時

在微軟Project軟件中有處理加班工時的功能，但是我在系統課程中沒有講，為什么呢？就像Project軟件中的【進度線】功能，這個功能還不夠完善，所以暫時不建議大家使用。加班工時這個問題也是如此，總體上說，Project軟件設計了加班工時這個功能，但是目前還不夠完美，今天就給大家系統地講一下它應該怎么用，還存在哪些問題。

首先，我澄清一個概念，Project軟件中講的“加班工時”指的是日歷中工作時間內的加班工時，比如你用的是“標準”日歷，星期一到星期五上班，星期六星期日是不上班的。軟件中的加班工時指的是星期一到星期五的“加班”，而不是周六周日的加班。周六周日的所謂“加班”應該通過項目日歷或者任務日歷來體現。我希望大家在閱讀后面的內容前，先理清這個概念。

我們創建一個簡單的項目舉個例子，采用“標準”日歷，只創建一個任務A，工期為10天，如圖1所示。

圖1

所謂加班工時，既然是“工時”，肯定是和資源有關的，接下來我們在【資源工作表】視圖中創建一個工時類資源，比如叫做“項目經理”，標準費率假如是100元，加班費率假如是150元，如圖2所示。

（如果沒有加過班，可能你是一個假的項目經理~~~加班還想要加班費？說明你是一個有想法的項目經理~~~）

圖2

然后我們將“項目經理”這個資源分配給任務A，我們可以在【任務分配狀況】視圖中操作，盡管分配資源在很多視圖都可以操作，但是接下來的很多操作都需要在【任務分配狀況】視圖中進行了 。

在分配資源之前，需要提醒大家，如果我們需要用到工時的話，先把任務類型改成固定工期。如果用默認的固定單位，那么你一旦調整工時數量，工期就隨之變化，整個計劃就全亂了。使用固定工期的好處是，調整工時數量后，工期的變化可以由我們自己來把握和手動調整。

如圖3所示，默認任務每天使用8個小時的項目經理，工期為10天，總工時為80小時，總成本為8000元。

圖3

默認分配的工時都是“正常工時”，跟加班工時沒有關系，所以計算成本時使用的是標準費率，跟加班費率沒關系。我們在工作表區域插入列【加班工時】和【正常工時】，如圖4所示，就會發現這80個小時都是正常工時。【工時】=【正常工時】+【加班工時】

圖4

舉個例子，項目經理由于任務A加班了5個小時，我們在項目經理這個資源的【加班工時】單元格中輸入5，如圖5所示。此時我們發現總【工時】沒變，還是80小時，由于輸入了加班工時5，軟件自動把正常工時減掉了5個小時，這個設計是非常別扭的。本來加班工時就是額外處理的，當我們輸入加班工時后，軟件應該用原來的正常工時再加上新輸入的加班工時，最后增加總工時數量，這樣從邏輯和軟件操作上都更容易理解一些，但是目前軟件的設計有點反人類，這就是我不建議大家使用這個加班工時的原因之一。

圖5

然后，我們再手動將【正常工時】從圖5中的75改成80，如圖6所示，這樣總工時就變成85了。

圖6

我們在任務分配狀況視圖右側的表格區域鼠標右鍵選擇【詳細樣式】，如圖7所示。

圖7

在彈出的【詳細樣式】窗口中，在【可用域】中分別找到加班工時和正常工時，點擊中間的【顯示】按鈕，就會添加到右側的【顯示這些域】中，如圖8所示，然后點擊【確定】按鈕。

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圖8

如圖9所示，此時在任務分配狀況視圖右側的表格中顯示了【工時】【加班工時】【正常工時】三行，從這里也能看出來，工時=加班工時+正常工時。

圖9

需要注意的是，在右側的表格中，我們可以修改【正常工時】在每一天的具體數值，但是對于【加班工時】卻無法修改每一天的數值。當我們在左側工作表區域的【加班工時】列中輸入了5以后，它會自動平均分布到右側表格中工期每一天的加班工時中，在右側表格中，每天的【加班工時】是無法編輯修改的。而一般情況下，我們真要想在計劃中體現加班工時的話，我們通常想看到到底是哪一天加班了，但是在Project軟件中無法將加班工時具體分配到某一天，只能添加某個任務總的加班工時數，這是Project軟件中加班工時功能不完善的一個例子。

我們回到任務分配狀況視圖左側的工作表區域，如圖9所示，我們看到任務A的總成本是8750，它是由于工時類資源“項目經理”所產生的，正常工時80小時，標準費率是100，正常工時的成本為8000元；加班工時為5，加班費率為150，加班成本為750。兩者相加就是總成本，8000+750=8750。

我們可以在工作表中插入列【加班成本】，如圖10所示，但是在Project軟件中卻沒有【正常工時成本】這個類似的列，這又是Project軟件中加班工時功能不完善的一個例子。

圖10

剛才講的都是制定計劃，在更新計劃時，我們可以在Project軟件中更新【實際工時】，但是在用實際工時這個功能時，卻不能區分正常工時和加班工時了。正常情況下，既然在當前計劃中，能夠區分【加班工時】和【正常工時】，那么在更新計劃時用到實際工時的時候，也應該區分【實際加班工時】和【實際正常工時】，然后在軟件中沒有這兩列，只有一個【實際工時】，這又是Project軟件中加班工時功能不完善的一個例子。當我們在【實際工時】列中輸入10以后，如圖11所示，軟件實際上更新的是正常工時，而不是加班工時。

圖11

談到成本時，軟件中沒有【實際加班工時】這一列，也無法在右側的表格中輸入實際加班工時，但是卻有一列【實際加班成本】，如圖12所示，這就比較滑稽了，這也是Project軟件中加班工時功能不完善的一個例子。雖然有【實際加班成本】這一列卻不能用，但卻沒有【實際正常成本】這一列，也是一個設計缺陷。

圖12

綜上，目前版本的Project 軟件中關于加班工時的功能仍需要進一步完善。當然這個功能可能在實際工作中用的也不多，注意，實際工作中加班多，不見得一定要體現在項目計劃中，這是兩個概念。在實際項目管理工作中，真正能管理成本或者對項目利潤負責的項目經理目前都不多，更不要說在項目計劃中體現加班工時與加班成本了。而且通常意義上，在核算項目成本時，大多數企業實踐中，也只考慮工時，而極少考慮加班工時。因為項目成本核算中，實際上員工的工時成本只是一個機會成本或者計提成本的概念，因為不管有沒有項目，實際上公司都會正常發工資，所以在核算項目工時的時候，也就沒有必要再區分加班工時與正常工時了。