Project多個項目如何調用共享資源庫

Project Server或者Project Online版本是可以聯機的，從而實現團隊的協作功能。但其實絕大部分Project用戶使用的都是Project Professional專業版，也可以理解為單機版軟件。

那么在單機版軟件中，能否實現多個項目同時調用公司里的共有資源呢？

也是可以間接實現的，我們來演示一下。

首先我們創建一個共享資源庫的文件，隨便給這個文件取個名字，比如叫做“共享資源庫”吧。在這個文件中，我們不創建任何任務，只在【資源工作表】中創建公司項目中可能會用到的資源。

這里只是演示一下，我們就簡單地創建2個資源吧，比如項目經理和設計師，我們也不改它的默認數量了，都是100%，如圖1所示。

【注意】暫時不要關閉這個共享資源庫的文件。

圖1

然后我們再創建一個新的項目文件，比如叫做“項目1”。在這個項目文件中，我們隨便創建幾個任務A、B、C，設置一下關聯關系，并輸入工期，這個不是本文的重點，所以隨便設置即可，如圖2所示。

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圖2

然后在“項目1”文件中，點擊【資源】主菜單下的【資源庫】-【共享資源】，如圖3所示。

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圖3

接下來會彈出一個窗口，如圖4所示，選擇第二個選項【使用資源（需要至少一個開放的資源庫）】。由于之前創建的文件“共享資源庫”是打開的狀態，所以在下圖中的【來自】下拉菜單中就可以看到【共享資源庫】這個文件名稱，我們點擊確定。

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圖4

然后我們在“項目1”文件中，同時選中任務A和B，然后點擊【資源】主菜單下的【分配資源】，那么會彈出如圖5所示的窗口。注意，我們并未在本文件“項目1”中創建任何資源，但是在彈出的【分配資源】窗口中卻出現了兩個資源名稱：設計師、項目經理。這些資源來自哪里呢？就是來自于上一步操作創建的“資源庫”。

然后我們給任務A和B分配資源“設計師”。

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圖5

此時，我們再創建一個新的項目文件，比如叫做“項目2”，然后隨機創建幾個任務，比如任務D、E、F，隨便設置關聯關系以及輸入工期，如圖6所示。

圖6

然后按照類似于圖3所示的操作方式，為項目文件“項目2”設置資源庫，如圖7所示。

圖7

接下來為項目2中的任務D和E分配資源共享資源庫中的資源“設計師”，如圖8所示。仔細看的話，會發現任務D和E在【標記】列中出現了紅色小人的圖標，代表有資源過度分配，或者資源沖突。

圖8

而如果我們再返回項目文件“項目1”，也會發現任務A和任務B前面也出現了紅色小人的圖標，如圖9所示。

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圖9

為什么會出現資源過度分配（紅色小人）的提示呢？

目前我們有3個項目文件：

• 共享資源庫：里面只有創建過資源，沒有創建過任務
• 項目1：里面有3個任務，A、B、C，引用了共享資源庫中的資源，給任務A和B分配了資源“設計師”
• 項目2：里面有3個任務，D、E、F，引用了共享資源庫中的資源，給任務D和E分配了資源“設計師”

我們現在隨便找其中一個文件，比如說“項目2”吧，然后切換到【資源圖表】視圖中，如圖10所示，會發現，這個資源“設計師”在1月21日到1月24日出現了過度分配，最大單位或者說最大的可用數量為100%，而目前實際分配的工作量已經是200%了。

圖10

這是什么原因呢？就是因為“項目1”中的任務A和任務B與“項目2”中的任務D和任務E都在調用同一個資源“設計師”，那么在重疊的時間段就可能會出現資源沖突了。

我們再切換到另外一個視圖【資源使用狀況】，如圖11所示，設計師這個資源是紅色的，因為它有過度分配的任務，如圖所示，在1月20日到1月24日，它每天分配的工作量是16個小時，分別來自于A、B、D、E這幾個任務。

圖11

我們也可以在左側的工作表區域中插入一列【項目】，如圖12所示，這樣我們就可以看到任務A、B、D、E分別來自于哪個項目文件了。

圖12

在關閉以上其中任何一個文件時，它會提示你要不要同時保存到其他文件中，點擊“是”就可以。這樣的話，基本上就能讓大家了解，多個不同的項目如何調用共同的資源庫了。

在實際操作中，如果這幾個項目文件都是你自己來管理，那么在自己的電腦上來創建和維護就可以了。如果不同的項目文件由不同的項目經理維護，那么建議大家把這些文件都放在一個統一的公共盤文件夾中，這樣大家還是可以調用共同的資源庫文件中的資源。