1.前言：

軟件產(chǎn)品的研發(fā)、升級(jí)、定制等，一般都是以項(xiàng)目的形式進(jìn)行，此時(shí)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃以及資源使用情況就變成了項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)注的重點(diǎn)。如何讓項(xiàng)目計(jì)劃有效可控，及時(shí)暴露問(wèn)題？如何查看資源的負(fù)荷情況，看資源分配是否合理。

當(dāng)然，如果你的公司已經(jīng)實(shí)施了專(zhuān)門(mén)的PM軟件來(lái)監(jiān)督管控，可以忽略本文。否則，你可以用微軟的Project來(lái)做到這一工作。

我也算是一個(gè)專(zhuān)業(yè)的從事PM軟件產(chǎn)品的人（雖然我們的客戶(hù)都是制造業(yè)研發(fā)項(xiàng)目），考過(guò)了PMP，研究過(guò)青銅器RDM、Oracle P6和Project。

項(xiàng)目管理其實(shí)有一套很系統(tǒng)的、結(jié)構(gòu)化的知識(shí)體系，包括十大知識(shí)領(lǐng)域和五大過(guò)程組，有興趣的朋友可以查閱PMBOK，本文直接說(shuō)Project如何用。

就此開(kāi)始吧！

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2. 計(jì)劃編制：

2.1 確定里程碑和階段：

一般一個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃編制工作之前，公司高層和項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)在一起先確定項(xiàng)目的里程碑。當(dāng)前幾乎每種類(lèi)型的項(xiàng)目，業(yè)界都會(huì)有專(zhuān)門(mén)的里程碑標(biāo)準(zhǔn)。例如軟件項(xiàng)目一般分為：需求、設(shè)計(jì)、編碼、測(cè)試、發(fā)布這幾個(gè)階段，每個(gè)階段的結(jié)束，都是一個(gè)大型的里程碑節(jié)點(diǎn)。

先把里程碑和計(jì)劃寫(xiě)入Project中，并為每個(gè)節(jié)點(diǎn)分配責(zé)任人。（里程碑：將工期設(shè)置為0，甘特圖中會(huì)顯示圖標(biāo)）

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接下來(lái)，我們要確定每個(gè)里程碑的時(shí)間。此時(shí)需要在表格中添加兩個(gè)列：限制類(lèi)型、限制日期。

將每個(gè)里程碑的時(shí)間確定好，然后將“限制類(lèi)型”設(shè)置為“必須完成于”，并把“限制日期”修改為里程碑的完成日期。這時(shí)，里程碑名稱(chēng)的前面會(huì)出現(xiàn)一個(gè)圖標(biāo)，表示有時(shí)間約束。

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這樣，我們就把這個(gè)項(xiàng)目的里程碑確定好了。里程碑是項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的框架，必須設(shè)置時(shí)間約束，而且沒(méi)有高層領(lǐng)導(dǎo)的同意，不能改動(dòng)時(shí)間約束。

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2.2 編制每個(gè)階段的計(jì)劃：

如果項(xiàng)目規(guī)模較小，項(xiàng)目的每個(gè)階段可能都需要項(xiàng)目經(jīng)理直接負(fù)責(zé)，這時(shí)項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)叫做“項(xiàng)目型”。如果項(xiàng)目較大，項(xiàng)目的每個(gè)階段都有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，組織結(jié)構(gòu)叫做“矩陣型”。

規(guī)模較小的項(xiàng)目管理簡(jiǎn)單、靈活性大。此處以規(guī)模較大的項(xiàng)目為例說(shuō)明。

其實(shí)，規(guī)模大的項(xiàng)目，在編制每個(gè)節(jié)點(diǎn)的計(jì)劃時(shí)，應(yīng)該是每個(gè)階段的負(fù)責(zé)人分頭去編制自己的階段計(jì)劃，然后由項(xiàng)目經(jīng)理整合。然而Project不是一個(gè)WBS系統(tǒng)，只是一個(gè)客戶(hù)端軟件，無(wú)法實(shí)現(xiàn)這一功能。所以，還得麻煩項(xiàng)目經(jīng)理動(dòng)手咯。

以“需求階段”為例，編制該階段的計(jì)劃，包括：計(jì)劃名稱(chēng)、工期、開(kāi)始結(jié)束時(shí)間、需要的資源，最后，要把該階段內(nèi)的計(jì)劃有前后置關(guān)系的，關(guān)聯(lián)起來(lái)。

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另外，編制計(jì)劃過(guò)程中，可能會(huì)有資源沖突的提示：，暫時(shí)不用管它，下文中會(huì)有資源沖突的處理。

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2.3 確定階段之間計(jì)劃的前后置關(guān)系、以及和里程碑的前后置關(guān)系

當(dāng)各個(gè)階段之內(nèi)的計(jì)劃編制完成之后，就要整合各個(gè)階段之間，以及和里程碑之間的前后置關(guān)系。一般情況下，階段和里程碑的關(guān)系如下：

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根據(jù)以上模型，把當(dāng)前進(jìn)度計(jì)劃的前后置關(guān)系維護(hù)上。

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大家可以直接看右側(cè)的甘特圖，最上面可以直觀(guān)的看到里程碑，往下是每個(gè)階段，階段和階段之間通過(guò)里程碑進(jìn)行關(guān)聯(lián)。這樣其實(shí)就是形成了一個(gè)“階段-關(guān)口”的結(jié)構(gòu)。當(dāng)前新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目，都是采用這種“階段-關(guān)口”的形式，進(jìn)行管理。

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2.4 查看資源沖突和時(shí)間沖突

2.4.1 資源沖突：

資源沖突很好理解，就是一個(gè)人在同一時(shí)間負(fù)責(zé)的工作超出了他的最大工作時(shí)間。

在編制計(jì)劃時(shí)，如果有資源沖突，Project會(huì)顯示一個(gè)紅色圖表來(lái)提醒：

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想查看詳細(xì)信息，可在“資源使用狀況”視圖中查看。在Project 2010中，右擊左側(cè)的“甘特圖”可以切換視圖，其他版本請(qǐng)讀者自行查找。

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進(jìn)入“資源使用狀況”后，帶有提示的，表示有資源沖突。查看其右側(cè)，可以看到詳細(xì)的資源沖突，如下圖。根據(jù)Project統(tǒng)計(jì)的資源沖突，適當(dāng)調(diào)整。

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2.4.2 時(shí)間沖突：

時(shí)間沖突主要來(lái)自于里程碑的時(shí)間約束和計(jì)劃的時(shí)間沖突，例如：確定里程碑時(shí)，兩個(gè)里程碑之間的工期確定為30天，但是編制計(jì)劃時(shí)，這些計(jì)劃確需要40天。這其實(shí)企業(yè)高層和實(shí)際工作人員的矛盾沖突，高層趨向于壓縮工期，而工作人員趨向于延長(zhǎng)工期。

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那么這種情況該如何查看呢，答案是通過(guò)“總浮時(shí)”，Project種叫做“可寬延的總時(shí)間”。至于“自由浮時(shí)”和“總浮時(shí)”，是項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和關(guān)鍵路徑計(jì)算中比較重要的概念，本文不講，讀者可以查閱PMBOK。

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如上圖，“可寬延的總時(shí)間”為負(fù)數(shù)的，說(shuō)明有時(shí)間沖突，需要調(diào)整。至于，如何調(diào)整，有三種方式：

• 領(lǐng)導(dǎo)層妥協(xié)：更改里程碑約束時(shí)間；
• 實(shí)際工作人員妥協(xié)：壓縮工期；
• 調(diào)整任務(wù)之間關(guān)系，讓任務(wù)可以同步進(jìn)行，如下圖：

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根據(jù)以上步驟調(diào)整，知道沒(méi)有資源沖突也沒(méi)有時(shí)間沖突為止：

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3. 保存比較基準(zhǔn)：

進(jìn)度計(jì)劃指定完成，并經(jīng)過(guò)審核確認(rèn)之后，要把當(dāng)前的計(jì)劃保存為一個(gè)快照或者副本。有何作用呢？ 在項(xiàng)目執(zhí)行期間，項(xiàng)目計(jì)劃肯定會(huì)有變更，就是通過(guò)這個(gè)快照或者副本來(lái)查看變更。

Project最多支持保存11個(gè)快照或者副本，Project中這個(gè)名字叫做“比較基準(zhǔn)”。在Project2010中，點(diǎn)擊“項(xiàng)目-設(shè)置比較基準(zhǔn)-設(shè)置比較基準(zhǔn)”可以保存比較基準(zhǔn)。

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比較基準(zhǔn)在后期項(xiàng)目的變更和監(jiān)控中，作用至關(guān)重要。

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計(jì)劃執(zhí)行即：反饋實(shí)際進(jìn)度、反饋工作消耗（本文只考慮工時(shí)，不考慮成本）、提出計(jì)劃變更請(qǐng)求。如果你的企業(yè)實(shí)施了專(zhuān)門(mén)的PM系統(tǒng)，那么這些工作應(yīng)該是各個(gè)執(zhí)行人員分頭反饋，但是如果用Project，那么就得勞駕項(xiàng)目經(jīng)理同志去挨個(gè)手動(dòng)填寫(xiě)了，哈哈苦B的項(xiàng)目經(jīng)理！

計(jì)劃監(jiān)控有許多種方式，針對(duì)不通過(guò)的項(xiàng)目角色，可以提供不同的計(jì)劃監(jiān)控圖表，特別是在項(xiàng)目組合管理中，更是繁多。本文只考慮單項(xiàng)目管理，用Project可以做到的計(jì)劃監(jiān)控，無(wú)非就是進(jìn)度監(jiān)控和資源監(jiān)控。其實(shí)這兩個(gè)，也是做重要的。

好了，就此開(kāi)始：

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4.執(zhí)行

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4.1 單個(gè)任務(wù)執(zhí)行

在一般情況下，需要對(duì)項(xiàng)目正在執(zhí)行的每個(gè)任務(wù)進(jìn)行定期更新。

需要在Project中加入“完成百分比”、“實(shí)際工期”、“工時(shí)完成百分比”、“工時(shí)”、“實(shí)際工時(shí)”這些列。其實(shí)這里的“完成百分比”就是工期完成百分比。

更新任務(wù)時(shí)，一般需要在“完成百分比”中輸入實(shí)際的百分比，然后Project會(huì)自動(dòng)計(jì)算實(shí)際工期、實(shí)際工時(shí)和工時(shí)完成百分比。

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這里需要注意：Project自動(dòng)將“完成百分比”和“工時(shí)完成百分比”想關(guān)聯(lián)，即Project默認(rèn)為，經(jīng)過(guò)了多少工期，就相當(dāng)于完成了多少工作量。但有時(shí)候不是這樣的，就需要去掉這個(gè)關(guān)聯(lián)。在Project 的“選項(xiàng) - 日程”中，去掉“”的勾選即可實(shí)現(xiàn)分離。

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分離之后，工期和工時(shí)將沒(méi)有關(guān)系，需要自己手動(dòng)填寫(xiě)。

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4.2 整體更新項(xiàng)目進(jìn)展

在極少數(shù)的理想情況下，項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度和項(xiàng)目計(jì)劃的進(jìn)度一樣，則可以使用統(tǒng)一更新的功能。

在Project 2010中可在“項(xiàng)目 - 更新項(xiàng)目”菜單中打開(kāi)這一功能：

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更新后，項(xiàng)目的時(shí)間線(xiàn)也會(huì)隨之變化，而且相關(guān)的各個(gè)任務(wù)都會(huì)按照理想的狀態(tài)更新進(jìn)度和資源情況。

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4.3 提出計(jì)劃變更

提出計(jì)劃變更很簡(jiǎn)單，只需要修改計(jì)劃的工期即可。這可能會(huì)給后置任務(wù)帶來(lái)影響，至于如何識(shí)別以及處理這些影響，我們下文介紹。

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5. 監(jiān)控

5.1 監(jiān)控進(jìn)度

對(duì)于當(dāng)前進(jìn)度的簡(jiǎn)單監(jiān)控，在默認(rèn)的甘特圖視圖中查看即可。其實(shí)對(duì)進(jìn)度監(jiān)控的主要工作還是監(jiān)控計(jì)劃變更。

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5.2 監(jiān)控變更

5.2.1 查看“總浮時(shí)”，保證項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的合理性：

在編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時(shí)已經(jīng)提到，由于里程碑的約束，可能會(huì)導(dǎo)致任務(wù)的“總浮時(shí)”為負(fù)值。這里也一樣，任務(wù)的工期可能因?yàn)樽兏�而被修改，但是里程碑是受約束的，不會(huì)變。

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如果出現(xiàn)了以上情況，就說(shuō)明項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃由于變更而不再合理，需要調(diào)整。

如何調(diào)整在上文中已經(jīng)提到.

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5.2.2 用比較基準(zhǔn)：

進(jìn)入【跟蹤甘特圖】視圖，可以看到右側(cè)甘特圖中有兩層

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其中，上層是實(shí)際的計(jì)劃，下層是之前保存的比較基準(zhǔn)。通過(guò)這里比較，就可以看到，當(dāng)前實(shí)際的計(jì)劃和之前保存的基準(zhǔn)有什么差異。

當(dāng)然，如果想看具體的數(shù)據(jù)，可以把基準(zhǔn)的數(shù)據(jù)添加到列中。如要看完成時(shí)間的差異，可以這樣看：

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從上圖中看到，時(shí)間差異是負(fù)值，說(shuō)明計(jì)劃將提前完成。如果這里的差異是正數(shù)，那么就要小心了，計(jì)劃可能要延期。

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5.3 監(jiān)控資源

監(jiān)控資源可以通過(guò)【資源使用狀況】和【任務(wù)分配狀況】?jī)蓚�(gè)視圖進(jìn)行查看。

在【資源使用狀況】中，添加“實(shí)際工時(shí)”和“累計(jì)工時(shí)”兩列

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就可以查看一個(gè)資源在不同工作下的分配工時(shí)、實(shí)際工時(shí)和累計(jì)工時(shí)，效果如下：

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在【工作分配狀況】視圖中，也可以查看每個(gè)任務(wù)的分配工時(shí)、實(shí)際工時(shí)和累計(jì)工時(shí)。

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這兩個(gè)視圖，其實(shí)從不同的維度來(lái)統(tǒng)計(jì)資源消耗，一個(gè)是從資源角度，一個(gè)是從工作分解結(jié)構(gòu)的角度。

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6. 拆分任務(wù)：

6.1?單擊“視圖”，然后在“任務(wù)視圖”組中，單擊“甘特圖”:

6.2?單擊“任務(wù)”，然后在“日程”組中，單擊“拆分任務(wù)”

6.3?在任務(wù)的甘特條上，單擊拆分日期所在的條形，將條形的第二部分拖動(dòng)到希望再次開(kāi)始工作的日期

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要取消任務(wù)拆分（聯(lián)接），請(qǐng)拖動(dòng)任務(wù)的一部分，直到它接觸另一部分。

7. 總結(jié)：

Project是一個(gè)很強(qiáng)大的軟件，功能很多，本文只介紹了它最常用最有效的功能。根據(jù)8/2原則，這20%的功能，即可解決工作中80%的問(wèn)題。

希望大家，尤其是各位項(xiàng)目經(jīng)理，善用這個(gè)工具。