與大家一起學 Project—Project基礎應用

為了更清晰容易地熟悉掌握Project的基礎應用，我們在基礎篇中一起來學習掌握在Project中如何做進度計劃、資源計劃、成本計劃以及跟蹤項目的執行情況并生成所需的項目報表。

1.1.進度計劃

這里，首先要問各位朋友一個問題，你平時如何新建一個project項目計劃的？很多用戶初次使用project創建項目計劃時，啟動project以后直接在甘特圖視圖的區域內開始輸入任務信息。其實這種做法是不符合使用規范的，為了提高計劃編寫的科學性、準確性，建議按下述規范順序使用。

首先是創建項目文件。這可以利用現有模板，也可以利用現有文件，還可以創建空白的項目，并通過保存新項目以實現新項目的創建。

其次，要設置項目的基本信息，包括：

1、設置項目日程排定方式

（1）第一種是項目開始日期，按照從前往后的順序推算出項目的完成日期（順排）

（2）第二種是項目完成日期，按照從后往前的順序推算出項目的開始日期（倒排）

2、設置項目開始/完成日期

3、設置“任務模式”為“自動模式”或“手動模式”

4、設置“大綱數字”、項目摘要任務

第三，要對日歷進行設置。日歷主要包括項目日歷、任務日歷和資源日歷。項目日歷的設置通過點擊“項目”-“更改工作時間”-“新建日歷”來完成，可以根據項目需要建立非標準項目日歷，如七八月周六都上班。任務日歷是針對具體任務的，如某任務必須在國慶休假期間完成則可單獨設該任務的日歷。資源日歷則是針對具體資源的，如某專家只在周六、日提供工作，則可針對此專家設置資源日歷。在三種日歷中，項目日歷優先級低于任務及資源日歷。此外可以通過日歷共享（文件-信息-管理器-日歷復制），實現將日歷共享給其他項目使用。

第四，要對各項工作任務進行分解。任務的分解需要遵循一定的原則：任務分層、80小時、責任到人、風險分解、逐步求精、團隊工作等。

那么，在Project中，任務如何分解呢？這里主要涉及任務輸入和任務處理兩塊。任務輸入包括項目名稱、階段名稱、里程碑、各階段細化、各階段內需再次細分的任務分解。主要有幾點：

（1）在Project中直接輸入

（2）通過Excel完成

（3）對周期性任務的處理

（4）里程碑任務：里程碑項目重要的關鍵點；里程碑是項目轉階段的標志；里程碑是各級管理層以及項目成員努力的重要目標；一定要標明里程碑，并全力保證里程碑節點的完成。里程碑設置方法為：工期為零的任務自動變為里程碑，工期不為零的任務可以在高級選項里面設置里程碑。

任務處理則包括：移動任務、插入任務、復制任務、刪除任務。

第五，對工期進行設置。包括工期的單位（如分鐘m、小時h、天d、周w、月mo）、估計工期的標識（用于標記工期還沒有確定的任務）等。同時需要對任務模式進行制定，是手動計劃呢還是自動計劃。

第六，需要搞清楚任務的關聯關系。這里主要有四種，一是完成-開始，即任務B開始的前提是任務A完成，A不完成B就不能開始；二是開始-開始，即任務B開始的前提是任務A開始，A不開始則B也不能開始；三是完成-完成，即任務B完成的前提是任務A完成，A沒有完成則B就不能完成；四是開始-完成，即任務B完成的前提是任務A開始，A不開始B就不能完成。

第七，增加一些輔助信息。例如任務類型的限制，包括期限、強制限制等，也可以輸入一些備注信息。

1.2.資源計劃

資源主要指具體執行項目的人員、設備、材料以及費用。在Project2013中，要完成資源計劃的編制，需要幾個步驟：

資源指具體執行項目的人員、設備、材料以及費用。

1、資源建立

（1）通過【視圖】-【資源工作表】，【資源】-【添加資源】：從企業建立工作組、AD（windowsserver活動目錄）、通訊簿導入、手動輸入資源

（2）資源分為三種：工時（按時間來支付費用）、材料（按數量來計費的資源）、成本（項目的財務債務，如差旅費、資產成本或其他固定任務成本）

建立工時資源：輸入基本信息-設置工作時間-設置成本信息（多種角色可使用多套費率標準）

2、資源分配。存在幾種情形：一個任務分配一個資源、一個任務分配多個資源、多個任務分配多個資源。

3、對資源分配狀況進行分析。

4、資源的調配。資源-工作組規劃器：橫道圖，以部門為單位,可直觀地看到哪些資源在對應的任務要求時間段內是空閑的，便于任務的分配與調整。

5、資源計劃輸出。利用甘特圖的分組方式輸出：切換到甘特圖，【視圖】/【數據】/【分組依據】/【資源】。

1.3.成本計劃

項目成本管理過程：大概分為成本估算、成本預算、成本控制3個方面，project中，可以實現以上三個管理過程。

在Project中的成本分類：固定成本和成本。成本=固定成本+資源成本。資源成本=工時資源成本+材料資源成本+成本資源成本。固定成本是指在一定時期和一定業務量范圍內，不受業務量增減變動影響而能保持不變的成本，例如內部培訓費用、設備折舊、管理費用攤銷等。

成本資源的使用方式為：

（1）成本資源類型的設置：【視圖】/【資源工作表】；

（2）成本資源的使用：切換到“甘特圖”，在“任務信息”對話框中的“資源”選項卡中分配。

4、成本的計算方法為：【視圖】/【拆分視圖】/【詳細信息】，鼠標右鍵單擊“任務詳細信息”，選擇“成本”，任務詳細信息顯示該任務的成本情況：任務總成本=固定成本+工時資源成本+材料資源成本+成本資源成本。

5、項目的預算：

（1）創建預算類型的成本資源：資源工作表中創建，選中預算復選框

（2）將資源分配給項目：切換到甘特圖后，在摘要任務信息中設置資源名稱為預算

（3）為項目的預算賦值：【資源】/【查看】/【資源使用狀況】視圖，插入“預算成本”列，切換到甘特圖后插入“預算成本”列

只能將預算資源分配給項目摘要任務，不能分配給任務，因此無法實現分級預算管控，功能有限，在資源使用狀況中設定預算的數值。

6、成本計劃的輸出：

（1）輸出階段成本計劃：【視圖】/【數據】/【大綱】/“大綱級別1”

（2）輸出詳細成本計劃：【視圖】/【數據】/【大綱】/“所有子任務”

（3）現金流量報表：【項目】/【報表】/【報表】，成本報表。

1.4.項目執行

項目計劃信息發布：及時發布到項目干系人，以便得到確認以及信息的共享。項目計劃信息發布的前提為：使用projectserver環境。

項目的比較基準：項目計劃發布之前要“保存比較基準”，因為實際執行計劃會發送變化，如果沒有保存最初的計劃，當計劃發生變化時無法體現項目變化的情況，也就無法實現項目監控。

（1）比較基準概念

比較基準是關鍵、原始項目估計數據的集合。包括項目計劃中輸入的原始任務、資源、工作分配和成本估計。比較基準是項目比較的參考點。

（2）保存時機

一是項目計劃編制完成，項目開始執行前；二是項目調整后，重新開始執行前。

（3）保存次數限制

系統默認保存11個比較基準。

3、進度更新

（1）更新“完成百分比”：插入完成百分比列直接更新，任務信息中更新。

（2）更新實際開始時間與實際完成時間

（3）更新實際工期與剩余工期

（4）批量更新任務進度。

1.5.項目報表

項目的報表包括儀表板、資源類報表、成本類報表、進行中報表等。

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