創(chuàng)建Access2007表

　　完成Access2007表的設(shè)計后，就可以開始創(chuàng)建Access2007表了，即構(gòu)造每個表中的字段、定義每個字段的數(shù)據(jù)類型、設(shè)置字段的屬性。

　　Access2007創(chuàng)建表分為創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)庫和在現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建表兩種情況。在創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)庫時，自動創(chuàng)建一個新表。在現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建表可以通過以下五種方式：

　　(1)直接創(chuàng)建一個空表。

　　(2)使用模板創(chuàng)建表。

　　(3)使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表。

　　(4)從其他數(shù)據(jù)源(如Excel2007工作薄、Word2007文檔、文本文件或其他數(shù)據(jù)庫)導入或鏈接到表。

　　(5)根據(jù)SharePoint列表創(chuàng)建表。

　　一、在新數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建新表

　　例1、創(chuàng)建一個“教學管理”數(shù)據(jù)庫，同時建立“系別”表，其結(jié)構(gòu)如表1所示。操作步驟如下：

　　(1)在“文件”菜單上，單擊“新建”命令。

　　(2)在右側(cè)窗格的“文件名”文本框中，鍵入文件名“教學管理”，選擇保存的路徑為“E/Example”。

　　(3)單擊“創(chuàng)建”按鈕。

　　新數(shù)據(jù)庫隨即打開，將創(chuàng)建名為“表1”的新表，并在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開它。

　　(4)在“數(shù)據(jù)表”視圖中，雙擊“添加新字段”列標題，然后在其中輸入新的字段名稱“系別名稱”，如圖1所示。這時在右側(cè)又添加了一個“添加新字段”列。

　　(5)選中ID字段列。在“數(shù)據(jù)表”選項卡的“字段和列”組中，單擊“重命名”按鈕，然后輸入列標題“系別ID”。

　　圖1　 添加“系別名稱”列標題

　　(6)在“快速訪問工具欄”中，單擊保存按鈕。

　　(7)在打開的“另存為”對話框中，輸入表的名稱“系別”，然后單擊“確定”按鈕，如圖2所示。

　　圖2　 輸入表名稱

　　表1　 系別

　　完成對字段標題的修改后，就可以直接輸入字段值。在輸入字段值后，Access2007自動為字段設(shè)置數(shù)據(jù)類型和屬性。這種方法簡單快捷，但是也存在缺點。有時，字段數(shù)據(jù)類型不太恰當，字段大小也可能存在冗余。為此需要在設(shè)計視圖中修改字段的數(shù)據(jù)類型和字段屬性

　　(8)在Access2007工作窗口的右下角，單擊

　　按鈕，打開表的設(shè)計視圖。注意這時自動切換到“設(shè)計”選項卡，如圖3所示

　　(9)在設(shè)計視圖中，選中“系別名稱”字段，設(shè)置字段大小為“10”，如圖4所示。

　　圖3　“設(shè)計”選項卡

　　圖4　 設(shè)置“系別名稱”字段的大小

　　設(shè)置完成后，再一次保存“系別”表。

　　二、使用模板創(chuàng)建表

　　創(chuàng)建“聯(lián)系人”、“任務(wù)”、“問題”、“事件”或“資產(chǎn)”表時，可以使用Access2007內(nèi)置的關(guān)于這些主題的表模板。

　　例2　 創(chuàng)建一個“通信錄”數(shù)據(jù)庫，在該數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建一個聯(lián)系人表。具體操作步驟如下：

　　(1)在“文件”菜單上，單擊“新建”命令。

　　(2)在右側(cè)窗格的在“文件名”文本框中，鍵入文件名“通信錄”，選擇保存的路徑為“E:/Example”。

　　(3)單擊“創(chuàng)建”按鈕。

　　(4)在“創(chuàng)建”選項卡上的“表”組中，單擊“表模板”命令。

　　(5)在打開的如圖5所示的“表模板”下拉列表中，單擊“聯(lián)系人”模板，則基于“聯(lián)系人”表模板所創(chuàng)建的表就被插入到當前數(shù)據(jù)庫中，如圖6所示。

　　圖5　 “表模板”列表

　　圖6　 插入“聯(lián)系人”模板后創(chuàng)建的新表

　　(6)單擊“保存”按鈕，在打開的保存對話框中，給表命名后完成表的創(chuàng)建

　　如果使用模板所創(chuàng)建的表不能完全滿足需要，可以對表進行修改。簡單的刪除或添加字段可以在數(shù)據(jù)視圖中操作，復雜的設(shè)置則需要在設(shè)計視圖中進行

　　三、使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表

　　使用模板創(chuàng)建表固然方便快捷，但是有一定的局限性。使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表是一種十分靈活但是比較復雜的方法，需要花費較多的時間。對于較為復雜的表，通常都是在設(shè)計視圖中創(chuàng)建的。

　　例 3　 在“教學管理”數(shù)據(jù)庫中，創(chuàng)建“成績”表。成績表的結(jié)構(gòu)，如表2所示。

　　表2　 成績表結(jié)構(gòu)

　　使用設(shè)計視圖建立“成績”表的操作步驟如下：

　　(1)打開“教學管理”數(shù)據(jù)庫。在“創(chuàng)建”選項卡的“表”組中，單擊“表設(shè)計”按鈕。

　　(2)打開表的設(shè)計視圖，按照表2的內(nèi)容，在字段名稱中輸入字段名稱，在數(shù)據(jù)類型列中選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)類型，在常規(guī)屬性窗格中設(shè)置字段大小，如圖7所示。

　　(3)把光標放在字段選定位置上，按住左鍵不放開。選中學號和課程號兩個字段后松開左鍵，這時兩個字段被選中，背景為黑色。單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中，單擊“主鍵”按鈕，或者在“設(shè)計”選項卡中，單擊“主鍵”按鈕。設(shè)置完成后，在學號和課程號的字段選定器上出現(xiàn)鑰匙圖形，表示這兩個字段是主鍵，如圖8所示

　　(4)單擊“保存”按鈕，以“成績”為名稱保存表。

　　圖7　 成績表的設(shè)計視圖

　　圖8　 設(shè)計主鍵的結(jié)果

　　四、通過導入來創(chuàng)建表

　　可以通過導入自其他位置存儲的信息來創(chuàng)建表。例如，可以導入自Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access數(shù)據(jù)庫、Outlook2007文件夾以及其他數(shù)據(jù)源中存儲的信息。

　　例4　 將“課程表.xls”導入“教學管理”數(shù)據(jù)庫中，操作步驟如下：

　　(1)打開“教學管理”數(shù)據(jù)庫，在功能區(qū)，選中：外部數(shù)據(jù)“選項卡，在“導入”組中，單擊“Excel”命令按鈕

　　(2)如圖9所示，在打開的“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“瀏覽”按鈕。

　　圖9　 “獲取外部數(shù)據(jù)”對話框

　　(3)在打開的“打開”對話框中，將“查找范圍”定位于外部文件所在文件夾，選中導入的數(shù)據(jù)源文件“課程表.xls”，單擊“打開”按鈕。

　　(4)返回到“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“確定”按鈕。

　　(5)在打開的“請選擇合適的工作表或區(qū)域”對話框中，直接單擊“下一步”按鈕。

　　(6)在打開的“請確定指定的第一行是否包含列”對話框中，選中“第一行包含列標題”復選框，然后單擊“下一步”按鈕。

　　(7)在打開的“指定有關(guān)正在導入的每一字段信息”對話框中，指定“課程號”字段的數(shù)據(jù)類型為“文本”，索引項為“有(無重復)”。然后依次設(shè)置其他字段信息，設(shè)置“學時”的數(shù)據(jù)類型為“整型”，“學分”的數(shù)據(jù)類型為“字節(jié)”，對其他保持默認設(shè)置。單擊“下一步”按鈕

　　8)在打開的“定義主鍵”對話框中，選中“我自己選擇主鍵”單選按鈕，Access2007自動選定“課程號”字段，然后單擊“下一步”按鈕。

　　(9)在打開的指定表的名稱對話框中，在“導入列表”文本框中，輸入“課程”，然后單擊“完成”按鈕。

　　到這里完成使用導入方法創(chuàng)建表的過程。

　　(10)在打開的“保存導入步驟”對話框中，取消選擇“保存導入步驟”復選框，單擊“關(guān)閉”按鈕。

　　注：保存導入步驟是Access2007新增加的功能，對于經(jīng)常進行相同導入操作的用戶，可以把導入步驟保存下來，下一次可以快速完成同樣的導入。

　　五、通過鏈接來創(chuàng)建表

　　可以通過鏈接自其他位置存儲的信息來創(chuàng)建表。例如，可以鏈接自Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access數(shù)據(jù)庫、Outlook2007文件夾以及其他數(shù)據(jù)源中存儲的信息。

　　導入信息時，在當前數(shù)據(jù)庫的一個新表中創(chuàng)建信息的副本。相反，鏈接信息時，則是在當前數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建一個鏈接表，該鏈接表代表指向其他位置所存儲的現(xiàn)有信息的活動鏈接。因此，在鏈接表中更改數(shù)據(jù)時，也會同時更改原始數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)。

　　鏈接表的操作與導入表的操作基本相同，這里就不重復了。

　　為了保證數(shù)據(jù)庫的安全，或者當在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，使用Access2007數(shù)據(jù)庫時，需要把Access2007數(shù)據(jù)庫拆分成前后兩端分離的兩個數(shù)據(jù)庫。在后端數(shù)據(jù)庫中保存表，前端數(shù)據(jù)庫保存查詢、窗體等除表之外的所有對象。前端的數(shù)據(jù)庫與后端數(shù)據(jù)庫中的表相鏈接。

　　六、定義主鍵

　　在Access2007中，每個表通常都應(yīng)有一個主鍵。使用主鍵不僅可以唯一標識表中每一條紀錄，還能加快表的索引速度。

　　在Access2007中，有三種類型的主鍵：自動編號、單字段和多字段。將自動編號型字段指定為表主鍵是定義主鍵最簡單的方法。自動編號主鍵的特點是，當向表中增加一條新紀錄時，主鍵字段值自動加1。但是在刪除紀錄時，自動編號的主鍵值會出現(xiàn)空缺不連續(xù)，且不會自動調(diào)整。如果表中某一字段的值可以唯一標識一條紀錄，例如“課程表”的“課程號”，那么就可以將該字段指定為主鍵。如果表中沒有一個字段的值可以唯一標識一條紀錄，那么就可以考慮選擇多個字段組合在一起作為主鍵，來唯一標識紀錄，例如“課程表”中，可以把“學號”和“課程號”兩個字段組合起來作為主鍵