Access2007創建數據庫圖文步驟

 　　創建新數據庫文件的方法有很多。注意在Access主窗口中office Online 區域左上角的"空白數據庫"按鈕。該按鈕和"文件"菜單中的"新建"按鈕都可以展現主窗口右側的"空白數據庫"區域。單擊二者中的任何一個按鈕都可以轉換到主窗口，如圖2-3 所示。" 空白數據庫"區域代替了主窗口中的最近打開的數據庫列表。

　　在"空白數據庫"區域的"文件名"框中輸入新數據庫的名稱。默認情況下， Access 會在一個最近使用Access 打開的Windows 文件夾中創建新的數據庫文件。如需使用不同的文件夾，可以使用"文件名"右側的文件夾圖標進行瀏覽并將數據庫創建在所需的位置。

　　Access 為新數據庫提供了Dat abasel.accdb 的默認名稱。

　　需確保提供的名稱可以識別。在圖2-4 中，新的數據庫命名為MyAccessAutoAuctions.accdb (擴展名.accdb 為可選項，這是因為在未提供擴展名時， Access 將自動提供擴展名)。創建完新的數據庫后， Access 將自動打開該數據庫。

　　圖2-3 在"空白數據庫" 區域的"文件名"框中輸入新數據庫的名稱

　　注意: Access 2007 可以識別所有以前版本的Access 數據庫文件. 默認情況下，將使用2007 格式(使用.accdb 擴展名)，但是可以指定Access 2000 、2002-2003或者Access 2007 為默認格式.使用"文件"->"Access 選項" ~ "常用"，選擇"默認文件格式"選項并且選定所需要的格式. 例如，當一個Access 2007 文件大部分內容都在Access 2000 數據庫中完成，此時就應該選擇2000 格式來保留向后兼容.依然使用Access 2000 的用戶將無法打開以_accdb 格式創建的Access 文件.

　　圖2-4 新的My AccessAutoAuctions 數據庫創建完成

　　Access 2007 可以直接兼容Access 2000 、2002-2003 和2007 等數據庫。早期的Access 數據庫文件(例如97 或者95) 必須轉換為2000 、2002-2003 或者2007 格式才可以在Access 2007 中使用。Access 會檢查正在打開的數據庫文件，如果確定該文件必須進行轉換，就會呈現出圖2-5 中的"數據庫增加功能"對話框。

　　圖2-5 打開舊版的Access 數據文件會激活"數據庫增加功能"對話框

　　在"數據庫增加功能"對話框選擇為"是"可以打開第二個對話框(不顯示〉詢問轉換數據庫的名稱。選擇No 就會以只讀模式打開舊版本的數據庫，此時允許查看但不可以修改數據庫中的對象。該過程有時稱為Æ!J!J舊數據庫。

　　在必須要理解舊數據庫的設計時，如果用戶仍然使用舊的數據庫且無法升級至Access 2007格式，那么啟用一個舊數據庫是非常必要的。

　　如果按書中所舉的例子操作，請注意我們選擇了MyAccessAutoAuctions.accdb 作為所創建數據庫文件的文件名。該數據庫用于我們的假定業務Access Auto Auctions 。輸入文件名以后，Access 將創建一個空數據庫。

　　了解Access如何處理數據：

　　Microsoft Access 處理數據的方法很多.出于簡便，本書中太多數實例都使用了存儲于本地在中的數據.本地在包含于Access • accdb 文件中.實例的情況目前就是如此.

　　在很多專業開發的Microsoft Access 應用程序中，實際的在保存在一個與其他界面對象(窗體、報哀、查詢、頁面、宏和模塊)分離的數據庫中(通常稱為后端).放后端數據文件位于網絡中的一個文件服務器上，每個用戶在其計算機主都有一個前端數據庫的復本(包含窗體和報表).這樣做的目的是使應用程序更易于維護.通過將數據和在分離到另一個數據庫中，維護工作(建立新的索引、修復在等)就會變得更容易并且不會影響到系統中的其他內容.

　　例如，在使用多用戶系統并且在數據庫中發現窗體或者報在有問題時.如果所有的數據和界面對象都處于同一個數據庫，就必須在修復破損的窗體或者報表時關閉系統一一在對窗體或者報在進行修復時其他用戶就無法使用應用程序.

　　通過將數據從其他的對象中分離出來，就可以在其他用戶處理數據的同時修復錯誤對象.處理克問題之后，就可以向其他用戶支付新的是改，這些用戶就可以向他們的本地數據庫中導入宵體或者報在.

　　另外，從界面對象中分離數據還有一個是為重要的原閣:安全性.通過結護數據庫內部的數據，就可以更好地來控制信息.由于實現了后鵡數據庫與用戶的物理分離，用戶不可能意外或故意刪除者修改后端數據庫文件.而且，后精數據易于備份和維護，并且不會影響到用戶.

　　使用Access • accdb 數據庫中的在朱開發應用程序，以后可以使用"數據庫拆分器'向導自動刪除.accdb 文件中的表以便于分離Access • accdb 文件.在本書的第6 章中對該過程做了解釋.