Excel2010表格“自動保存”與“自動備份”技巧

　　Excel2010操作中意外總是難以避免，如何最大程度上降低用戶損失，便成了Office 2010的開發(fā)重點。

　　“自動保存未保存文檔”聽起來是不是有些繞嘴，其實它可是Office 2010在意外保護方面的一大創(chuàng)舉。相信我們每個人都遭遇過編輯文檔時臨時有事需要外出，這時大家往往習(xí)慣于隨手關(guān)閉Office軟件。然而由于種種原因，有時可能誤點到“未保存”按鈕。而由于這種情況并不屬于異常退出，因此不會激活Office崩潰自動保存機制，于是一篇被我們辛辛苦苦編制很久的文稿，很可能在轉(zhuǎn)瞬間灰飛煙滅。

Excel教程

　　保存框的變化

　　一、 什么是“自動備份”

　　而在Office 2010中，新增加的“自動保存未保存文檔”功能無疑給了我們一個后悔機會。眾所周知，從很早開始Office組件便增加了一個自動保存機制，每隔一段時間會自動保存一次文檔。不過在之前版本中，如果用戶最后一次關(guān)閉Office時并沒有點擊“保存”，那么Office將自動刪除所有的自動保存記錄。換句話說在這種情況下，您的文檔將繼續(xù)保持上一次保存時的狀態(tài)，所有最新修改全部丟失。

　　而在Office 2010中，自動保存記錄已經(jīng)不再會自動刪除，而是充當(dāng)了用戶誤點擊后的備份稿。也就是說，當(dāng)我們真的在Office 2010中誤點擊“不保存”之后，還是可以很容易地恢復(fù)到最近一次自動備份。

　　就是這個“自動備份”

　　二、 如何恢復(fù)“自動備份”

　　那么這個恢復(fù)過程會不會很麻煩呢?別擔(dān)心，在Office 2010中恢復(fù)一份未保存文檔還是很方便的。首先打開“文件”菜單→“最近”標(biāo)簽，然后在窗口下方找到一項“恢復(fù)未保存的工作簿”鏈接。接下來 Office 2010將彈出一個“打開窗口”，而這里所列出的正是根據(jù)保存時間排列的“未保存文檔”。

　　點擊這個鏈接

　　挑選要恢復(fù)的文件

　　打開未保存文檔后，呈現(xiàn)在我們眼前的便是最后一次自動保存資料。雖然有可能因為保存間隔等原因不夠完整，但足以大幅度降低用戶損失。同時當(dāng)打開未保存文件后，Office 2010也會在醒目位置提醒用戶保存。當(dāng)然您也不必擔(dān)心過多的自動保存文檔會占用硬盤空間，因為Office 2010默認(rèn)會自動刪除4天前的未保存記錄。

　　這樣的文檔應(yīng)該盡快保存

　　三、 寫在最后

　　可以看到Office 2010的這項改進，在實際工作中還是非常有用的。唯一有些遺憾的是，它的版本選擇窗口不夠人性化，我們只能通過修改日期進行推測。不過靈活運用這項功能后，的確能夠幫我們化解很多無謂的損失。