如何將選中信息或文件一鍵轉為Outlook任務或約會？

?我們的工作任務來源有很多，比如電子郵件、微信、QQ、釘釘、OA等溝通工具與辦公系統。對于來自電子郵件的任務或約會，在MYN Outlook系統已有非常完善的解決方案，MYN Pro提供了自動化功能，可以快速將郵件轉為Outlook任務或約會進行管理。

????? 對于來自郵件外的任務或約會（比如來自微信、QQ、釘釘、OA、文件等），我們經常需要手工輸入到Outlook中。一般操作步驟包括：拷貝信息或文件，打開Outlook，轉到任務或日歷模式，新建任務或約會，將拷貝的內容粘貼進正文中，編輯完成后進行保存。由于在繁忙的工作中，這個手工錄入任務或約會的操作非常頻繁，有無辦法提高效率呢？

要自動化上述操作過程，我們主要需要解決兩個問題：

1. 建立快速打開Outlook的快捷鍵
2. 將上述操作過程按鍵存為按鍵腳本，一鍵啟動

下面詳細介紹一下具體設置方法與步驟：

一、建立快速打開Outlook的快捷鍵

我們需要建立快速打開Outlook的快捷鍵，以通過鍵盤快速打開它。操作步驟如下：

Step 1：在桌面創建Outlook快捷方式
先在你的系統中搜索找到OUTLOOK.exe，比如Office 365（32位）通常在下述位置：C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16

找到后選中OUTLOOK.exe，右鍵【發送到】-【桌面快捷方式】。

Step 2:?右鍵快捷鍵，選擇屬性，按下圖進行設置

1）在目標中增加Outlook運行參數 /recycle，在/recycle前有一個空格。

比如Office 365（32位）設置如下：

“C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\OUTLOOK.EXE” /recycle

2）點擊快捷鍵那個框定義快捷鍵，直接按鍵盤Ctrl+Alt+O（你也可以設為其他組合快捷鍵）
二、將手工操作過程按鍵存為按鍵腳本

在將選中信息或文件轉為Outlook任務或約會的過程中，可以用一系列的鍵盤快捷鍵來快速操作完成。下面以將微信消息轉為Outlook任務為例進行說明：

拷貝微信消息 ??Ctrl+C

打開Outlook?? Ctrl+Alt+O

轉到任務模式 ??Ctrl+4

新建一個任務 ??Ctrl+Shift+K

使用9次Tab鍵，將光標位置移到任務正文開頭

粘貼微信消息 ??Ctrl+V

我們需要一個工具將上述鍵盤按鍵操作保存為按鍵腳本。這里以按鍵精靈為例進行說明：

上圖為按鍵腳本終稿，我們可以先通過錄制一遍操作過程按鍵后形成腳本初稿，然后通過手工修改和調整為腳本終稿，這個修改過程有時需要多調測幾遍，確保成功率。下圖是我創建的一些按鍵腳本，供你參考。

除了上圖中的啟動熱鍵（比如F9），通過自定義鼠標按鍵，我們還可以手不離鼠標一鍵啟動按鍵腳本！這部分留給大家自己探索。

有了這個收集神器，我們就可以將各種溝通工具和辦公系統中收到的消息或文件，一鍵轉為Outlook任務或約會了！（你只需要選擇消息或文件后按啟動熱鍵或鼠標熱鍵）一旦完成任務或約會收集，我們就可以在Outlook中使用非常強大的MYN方法論和MYN Pro插件來對它們很好地統一管理了！爽！

在從消息或文件創建Outlook任務時，需注意下述關鍵字段：

1、任務主題：動詞開頭描述你要采取的具體行動

2、優先級：任務的緊迫性，高 — 目前緊急（今天必須完成），普通 — 目前機會（下來10天內計劃去做），低 — 10天以后考慮（推遲回顧 DTR）

3、II：任務的內在重要性，0-3分別代表一般、較重要、重要、很重要

4、開始日期：最早開始考慮處理任務的時間，也用于設定優先序（FRESH優先系統）

5、需時：完成該任務所需的時間（分鐘數）

6、類別：與該任務關聯的目標、項目、場景、職責范圍等