Outlook如何大局部群發個性化郵件

在實際工作中，我們經常需要給一群人發郵件。如果是發內容相同的郵件，很簡單，只需將這群人全部添加的收件人后簡單群發就可以了。但是，如果要求你給每個人發送不一樣的個性化郵件，又該怎么辦呢？請設想一下如下場景：

???????場景一：人力資源部每月要給每位員工發送工資條郵件，不便給全體員工群發所有人員的工資信息，要求每個員工收到的郵件都是不一樣的（只與本人有關）。

???????場景二：市場部要時常給企業客戶群發個性化的產品推廣郵件，要求每位客戶收到的郵件內容和附件都是針對其量身定制的，不能簡單群發給所有客戶。

場景三：總部財務部要給下屬各分公司郵件預下達年度預算目標，要求為每個分公司單獨發送各自的年度目標和預算表格附件，不能簡單群發給所有分公司。

上述需要批量發送個性化郵件的場景在實際工作中經常出現，老老實實手工一封一封地發郵件是一種笨方法，效率低下，如果量大的話非常耗時不說，而且很容易搞錯。對于很多需要群發個性化郵件的人來說，這是非常迫切需要解決的問題和痛點。

那么，有沒有一種能輕松批量群發個性化郵件的好方法和工具呢？

?????? 答案是有的。你只需安裝MYN Pro for Outlook增強插件，結合Outlook與Excel就可以輕松搞定群發個性化郵件了。使用MYN Pro批量群發個性化郵件，每封郵件的發件人、收件人、抄送、密送、主題、正文和附件等全部支持自定義、都可以不一樣！爽！

?????? MYN Pro?批量群發個性化郵件的三個步驟：

1. 準備一個群發列表：自定義發送郵件所需的所有字段及數據表。
2. 設計一個郵件模板：所見即所得設計，你可以在郵件主題和正文中可插入【字段】占位符，在實際發送郵件時會替換為群發列表中的實際值。
3. 完成批量群發郵件：使用批量發送郵件功能，匹配郵件模板和群發列表字段，檢查附件完整性，在發送前預覽效果Ok后完成批量群發郵件。

下面以前述場景三為例，詳細介紹具體用法：

第一步：準備群發列表（Excel文件）

首先，你要準備一個Excel文件作為群發列表（只保留一個工作表），下面是我設計的一個樣例，其中，綠色字段對應每封郵件的相應字段（注意附件需指明文件夾路徑和文件名全稱，它會在第三步發送郵件時自動添加到郵件中），黃色字段實際值也會在第三步發送郵件時替換其中對應的字段占位符。

備注：群發列表中的字段/列可以自由添加或插入；每一行代表要發送的個性化郵件，行數不限！

第二步：設計郵件模板

在Outlook中設計郵件模板很簡單。你只需新建一個空郵件，輸入郵件主題、正文，添加附件等之后，就可以將其另存為郵件模板。由于我們是在Outlook郵件編輯界面設計郵件模板，就可以充分利用各種郵件編輯和格式化功能，支持所見即所得設計方式，這一點非常有吸引力！

同時，在設計郵件模板的過程中，MYN Pro還提供了“插入字段”輔助功能，你可以單擊下圖中的“插入字段”按鈕，打開插入字段對話框，從第一步設計好的群發列表Excel文件中讀取字段列表，方便在設計編輯郵件模板的過程中將【字段】占位符準確地插入光標所在位置！如果需要在郵件主題中也插入【字段】占位符，則可以在選中字段后右鍵選“復制字段”，然后在主題中Ctrl+V粘貼即可。使用這種插入字段的方式，主要好處是非常方便而且不會出錯。

下面是設計好的郵件模板樣例（其中用到了群發列表中的四個黃色字段）：

設計好了郵件模板后，只需單擊前面設計郵件模板組中的“保存為模板”按鈕，然后輸入郵件模板的名稱為“下達2020年預算目標模板”即可。

第三步：完成批量群發

在完成前面兩步后，只需單擊功能區中“批量發送電子郵件”按鈕，就會打開如下對話框：

批量發送郵件對話框的使用步驟如下：

1. 選擇第二步中設計好的郵件模板
2. 選擇第一步中設計好的群發列表（Excel文件）
3. 點擊“自動匹配郵件模板與群發列表字段”按鈕，如有不能自動匹配的則手工修改一下映射關系
4. 設置每封郵件的發送時間間隔
5. 在正式發送郵件之前，可以在右側預覽效果是否正常
6. 在預覽效果正常后，點擊“開始批量發送郵件”按鈕，完成批量群發郵件！