如何運(yùn)用Outlook的重復(fù)任務(wù)，管理周期性的例行工作

1、什么是重復(fù)任務(wù)？

重復(fù)任務(wù)是Outlook中的一種任務(wù)，允許你創(chuàng)建一次任務(wù)，然后在指定的時間間隔后自動重新創(chuàng)建任務(wù)。你只需使用任務(wù)窗口頂部的“重復(fù)周期”按鈕，即可將任何現(xiàn)有任務(wù)變?yōu)橹貜?fù)任務(wù)。

為什么要創(chuàng)建它的一個很好例子是撰寫每周工作總結(jié)。你可以讓該任務(wù)在Outlook任務(wù)列表中的每周一上午重新創(chuàng)建。但是，與重復(fù)約會不同，未來的重復(fù)任務(wù)實(shí)例不會放在任務(wù)列表中，除非前一個任務(wù)標(biāo)記為完成或刪除。所以既可以管理好重復(fù)任務(wù)，又不會將一長串的未來任務(wù)放入任務(wù)列表中而搞亂它。Outlook對重復(fù)任務(wù)的實(shí)現(xiàn)非常完美，它提供了很多的靈活性和功能。

2、在MYN系統(tǒng)中使用重復(fù)任務(wù)

Outlook中的重復(fù)任務(wù)與MYN系統(tǒng)完美配合。事實(shí)上，我認(rèn)為它們在按MYN配置的Outlook任務(wù)列表中比默認(rèn)的Outlook任務(wù)設(shè)置更好。在MYN列表中，當(dāng)你標(biāo)記完成完成時，它們會從你的任務(wù)列表中暫時消失，只有在下一個需要的時候才會重新出現(xiàn)，并在正確的時間進(jìn)入MYN任務(wù)列表的頂部，非常完美！

但是，有一點(diǎn)要注意的是，MYN Outlook系統(tǒng)側(cè)重于任務(wù)的開始日期，而不是截止日期。如果你創(chuàng)建新的重復(fù)任務(wù)（使用開始日期創(chuàng)建），則一切正常。但是，如果你的Outlook系統(tǒng)中已有基于截止日期（或無日期）的重復(fù)任務(wù)，則它們不適用于MYN Outlook配置。如果要將它們轉(zhuǎn)換為開始日期任務(wù)，則需要刪除并重新輸入這些任務(wù)，以將其轉(zhuǎn)為基于開始日期的重復(fù)任務(wù)。否則，它們將不再起作用。不要試圖通過添加開始日期來編輯它們，這不起作用。相反，一定要完全刪除，然后完全重新輸入任務(wù)，它們才能與MYN一起工作。這是我唯一的提醒。除此之外，重復(fù)任務(wù)是可以與MYN一起使用的優(yōu)秀工具。

3、Windows Outlook中的兩種重復(fù)任務(wù)

這可能是Outlook重復(fù)執(zhí)行任務(wù)中最令人困惑的方面是，不理解它們之間的差異可能會造成混淆。一種是預(yù)定日期的周期性重復(fù)任務(wù)（計劃性重復(fù)任務(wù)），另一種是在任務(wù)完成后指定間隔自動重建的重復(fù)任務(wù)（間隔性重復(fù)任務(wù)）。這兩者幾乎完全相同，但各有其最佳用途。

4、通過任務(wù)對話的“重復(fù)周期”按鈕，將任務(wù)標(biāo)記為重復(fù)任務(wù)

你可以通過“任務(wù)”對話框頂部的“重復(fù)周期”按鈕將任務(wù)標(biāo)記為重復(fù)任務(wù)。如下圖所示：

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當(dāng)你單擊“重復(fù)周期”按鈕時，彈出的對話框會給出一些選項，而這正是有趣的地方，因為有很多選項可能會讓人困惑。

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這個對話框默認(rèn)為按周的定期模式（參見左上角）。因為這是最常見和最容易理解的，所以讓我們以這個為例說明。

（1）創(chuàng)建計劃性重復(fù)任務(wù)

什么時候會想要創(chuàng)建這種重復(fù)任務(wù)呢?有時你想要在每周的一個特定日期執(zhí)行任務(wù)（比如星期四）。為此，請保留任務(wù)周期對話框的默認(rèn)定期模式（按周），重復(fù)間隔為1周后的星期四。這將在你的任務(wù)列表中創(chuàng)建一個重復(fù)任務(wù)，其開始日期自動設(shè)為最近的星期四。當(dāng)你保存它時，可以判斷任務(wù)在你的任務(wù)列表中是重復(fù)的，因為任務(wù)圖標(biāo)會中會有一個小的循環(huán)雙箭頭。

在完成該任務(wù)后，將其標(biāo)記為完成時（或刪除它的實(shí)例），就是重復(fù)周期生效的時刻。此時，一個新任務(wù)會在你的任務(wù)列表中神奇地創(chuàng)建，日期被設(shè)置為下一個星期四。這種情況會一直持續(xù)下去，除非你在上面的對話框中設(shè)置了一個結(jié)束日期。順便說一下，如果你從來沒有完成第一個任務(wù)（也就是你沒有標(biāo)記完成它），那么這個任務(wù)的舊實(shí)例將會一直保持到未來（你不會在下周五完成兩個相同的任務(wù)）。

你可以在一個未經(jīng)過濾的任務(wù)列表中試驗這種行為（比如任務(wù)文件夾中的簡單列表視圖）。如果你在那里創(chuàng)建一個每周重復(fù)的任務(wù)，然后標(biāo)記完成它（或刪除它），你將立即看到另一個任務(wù)出現(xiàn)在那里，日期將在下周開始，以此類推。

這在我們的MYN配置的待辦事項欄中尤其有效。由于MYN任務(wù)視圖是按開始日期和完成狀態(tài)過濾的，在你標(biāo)記任務(wù)完成之后，它就會消失，并且只有當(dāng)它的新開始日期等于今天時才會重新出現(xiàn)。然后，它一直呆在那里直到你完成它，這個循環(huán)重復(fù)。所以TWC-MYN的設(shè)計非常適合使用Outlook重復(fù)任務(wù)。

這個對話框中的其他設(shè)置大都顯而易見，除了重新生成按鈕我會在下面介紹。在創(chuàng)建一個計劃性重復(fù)任務(wù)時，在任務(wù)周期對話框中更改間隔或星期幾的設(shè)置會產(chǎn)生相當(dāng)可預(yù)測的結(jié)果，比如可以將間隔設(shè)置為每2周的星期五等。

（2）在選擇星期幾時，要小心勾選

一個不太明顯的地方是，你可以在同一時間選擇超過一天的時間（這些是復(fù)選框，而不是單選按鈕），這允許你在一周內(nèi)創(chuàng)建一個奇怪的重復(fù)序列任務(wù)。這是一種罕見的需求，但它可能是偶然發(fā)生的。例如，如果今天是星期三，當(dāng)你創(chuàng)建重復(fù)任務(wù)時星期三是默認(rèn)設(shè)置。但是，如果你打算設(shè)為星期五，當(dāng)你檢查星期五的復(fù)選框時，星期三仍然是選定的，你可能不會注意到；于是，這項重復(fù)任務(wù)將在一周內(nèi)再生兩次。因此，當(dāng)你在一周的另一天創(chuàng)建重復(fù)任務(wù)時，你需要記住取消今天的復(fù)選框。

（3）注意設(shè)置任務(wù)的開始日期

注意，在使用MYN系統(tǒng)時，你需要注意在任務(wù)本身中設(shè)置的日期。要在MYN中工作，必須在重復(fù)任務(wù)上設(shè)置一個起始日期。但是你可能還記得，如果你在任務(wù)文件夾中創(chuàng)建任務(wù)（或者在2007年之前的Outlook中），它不會自動設(shè)定開始日期，即使你在任務(wù)周期對話框中設(shè)置了它。因此，在使用MYN系統(tǒng)時，你需要記住在任務(wù)中填寫起始日期（而不僅僅是在任務(wù)周期對話框中）。順便說一下，如果你在Outlook 2007/10的待辦事項欄中創(chuàng)建了一個重復(fù)任務(wù)，那么兩個日期都是默認(rèn)設(shè)置的，這是更好的默認(rèn)行為。

（4）創(chuàng)建間隔性重復(fù)任務(wù)

以上介紹了計劃性重復(fù)任務(wù)。現(xiàn)在，讓我們來討論一下Outlook的間隔性重復(fù)任務(wù)（間隔一段時間后重復(fù)創(chuàng)建的任務(wù)）。這些只在Windows Outlook中是可行的。

什么是間隔重復(fù)的任務(wù)，為什么要使用它們？這里有一個例子。假設(shè)你有一項任務(wù)是每周給你的植物澆水，你一開始是在每周五完成任務(wù)，你每周五都會給它們澆水。然后，有一個星期你要外出旅行，今天是周三就先給植物澆了水，直到下周三你回來的時候才會再次澆水。在這種情況下，你不會想要在即將到來的周五（兩天后）重新開始，因為你不在家。相反，你現(xiàn)在想要等到下個星期三再澆水，然后再繼續(xù)。此時，Outlook 間隔性重復(fù)任務(wù)可以完美支持你的需求。

因此，當(dāng)你想要在任務(wù)完成和下一個任務(wù)日期之間設(shè)置一個間隔時，請使用間隔性重復(fù)任務(wù)。你只需通過點(diǎn)擊重新生成新任務(wù)的按鈕（在上面的對話框中間）并選擇間隔即可。在上面的對話框示例中，定期模式被設(shè)為按周，但是如果你在左上方選擇了每天的定期模式，那么單詞周將被天替換。請注意，點(diǎn)擊重新生成會讓你選擇一周的時間。這突出了Outlook中計劃性和間隔性重復(fù)任務(wù)之間的關(guān)鍵區(qū)別：一個被重新創(chuàng)建到特定的一天，而另一個則在完成前一個任務(wù)并在一個特定的時間間隔后被重新創(chuàng)建。

你可以在一個未經(jīng)過濾的任務(wù)列表中試驗這種行為（比如任務(wù)文件夾中的簡單列表視圖）。如果你在那里創(chuàng)建一個每周間隔重復(fù)的任務(wù)，然后標(biāo)記完成它，你會立即看到另一個任務(wù)出現(xiàn)在那里，日期定在下周。然而，標(biāo)記完成的任務(wù)和出現(xiàn)的下一個任務(wù)有相同的日期：相差一個星期。這是因為間隔重復(fù)的任務(wù)，總是把它們的新日期從完成日期開始往后算時間間隔（本例是一周），而不是一周的某一天（計劃性重復(fù)任務(wù)）。

5、關(guān)于重復(fù)任務(wù)的其他說明

在MYN系統(tǒng)中，如果你錯過標(biāo)記完成計劃性重復(fù)任務(wù)好幾個星期,當(dāng)你最終標(biāo)記完成它時，它將似乎很難清除。我的意思是，每次你標(biāo)記它完成時，它都會立即自動生成一個新任務(wù)。這種情況會一直重復(fù)下去，直到這個日期趕上當(dāng)前的一周，它才會最終消失。在TWC-MYN設(shè)置中它們會一直待在那里，直到你標(biāo)記完成它為止，當(dāng)你完成它時，才會完全消失，直到下一個間隔結(jié)束，不管你延遲了多長時間的預(yù)定日期。因此，如果你的任務(wù)不是特定日期的并且可能經(jīng)常被跳過，那么間隔性重復(fù)任務(wù)可能是你最好的選擇，避免在你趕時間時必須點(diǎn)擊所有的舊任務(wù)。但是如果你的任務(wù)總是特定日期的，那么就使用計劃性重復(fù)任務(wù)，即使你會經(jīng)常跳過它。

還有一點(diǎn)，對于計劃性重復(fù)任務(wù)，刪除該任務(wù)類似于標(biāo)記完成它，它還會再生。你需要“刪除所有”才能真正擺脫它。對于間隔性重復(fù)任務(wù)，刪除它就可以了。