Outlook 如何創(chuàng)建主要任務(wù)文件夾及視圖，管理你的目標、項目與角色等

1、為什么你會想要使用主要任務(wù)視圖呢？

如果你喜歡將多步任務(wù)作為項目管理，主要任務(wù)視圖對你來說可能很好用，因為它能防止因Outlook類別列表中有太多項目名稱而把它搞亂。而且，如果你可以通過類別將目標、項目與下一步行動進行連接。將主要任務(wù)視圖與基于類別的MYN目標和項目視圖一起結(jié)合使用，非常完美！

2、此文件夾和視圖是如何工作的？

非常簡單，新的主要任務(wù)列表和視圖的工作方式是：你將一個項目作為一個任務(wù)輸入，并在名稱前面輸入一個“P：”。根據(jù)你的需要添加項目進去。你也可以在任務(wù)名稱前輸入“G：”來列示目標，如圖12.5所示。

圖12.5 主要任務(wù)文件夾和視圖

3、創(chuàng)建主要任務(wù)文件夾和視圖

創(chuàng)建主要任務(wù)列表有三個獨立的步驟。首先是創(chuàng)建文件夾，然后創(chuàng)建視圖，最后是在其他視圖中創(chuàng)建篩選條件。

（1）創(chuàng)建主要任務(wù)文件夾

Step1：在導(dǎo)航或文件夾窗格中激活“文件夾列表”模式。為此：在2007/10中，單擊導(dǎo)航窗格底部的“文件夾列表”按鈕。在Outlook 2013/2016中文件夾列表按鈕叫做“文件夾”，也許隱藏在Outlook窗口左下角數(shù)據(jù)類型按鈕右邊的省略號下，單擊省略號找到它。

Step2：在你的Outlook文件夾列表中右擊主文件夾組名（就是收件箱所在的頂部文件夾組），選擇“新建文件夾”，打開新建文件夾對話框（如下圖所示）。

Step3：在名稱字段中輸入“主要任務(wù)”。

Step4：從文件夾包含下拉列表中選擇“任務(wù)項目”。

Step5：在選擇放置文件夾的位置中，選擇你的主文件夾組（與Step2一樣）。然后單擊“確定”。你現(xiàn)在應(yīng)該看見此新文件夾出現(xiàn)在文件夾列表中了（如下圖所示）。再一次，確保已激活完整的文件夾列表視圖（如Step1），否則你看不到它。新文件夾名前面應(yīng)該有一個Outlook任務(wù)圖標（帶勾的剪貼板），下來你在該文件夾中創(chuàng)建視圖。

（2）創(chuàng)建主要任務(wù)視圖

Step1：在文件夾列表中單擊此新文件夾（主要任務(wù)文件夾），在主Outlook窗口中打開它，它當(dāng)然是空的。

Outlook 2007：在【視圖】菜單中選擇【當(dāng)前視圖】，選擇【定義視圖】。

Outlook 2010/2013/2016：在【視圖】選項卡中單擊【改變視圖】，選擇【管理視圖】。

Step2：在右上角單擊“新建”按鈕，命名視圖為“MYN主要任務(wù)”，在應(yīng)用范圍中選擇“只有本人才能看到該文件夾”（見下圖），或者如果你知道會共享它，則選擇“任何人都可看到該文件夾”。單擊“確定”。

注：我在Step2中沒有選擇“全部任務(wù)文件夾”，這是因為我只想將此視圖應(yīng)用到這個特定任務(wù)文件夾。如果我在其他任務(wù)文件夾中看到它會令人困惑，因為它是不可用的。

Step3：在一大堆按鈕對話框中，單擊“列”按鈕（在2007中為“字段”）。

按如下所示順序和項目創(chuàng)建字段列表：

圖標

已完成

附件

主題

開始日期

截止期限（自定義字段）

II（自定義字段）

類別

Step4：單擊“確定”。單擊“排序”按鈕，設(shè)置排序為“空”。

Step5：單擊“應(yīng)用視圖”，單擊“確定”。

（3）在待辦事項欄和待辦事項列表中篩除主要任務(wù)

待辦事項欄任務(wù)列表和待辦事項列表文件夾視圖，顯示來自所有Outlook文件夾中的任務(wù)，所以這些主要任務(wù)也會出現(xiàn)在其中。但是你不想這樣，要想防止主要任務(wù)出現(xiàn)在那兒，你需要添加多一個篩選條件到待辦事項欄和你在待辦事項列表文件夾中使用的任何視圖中。先從待辦事項欄開始：

Step1：在待辦事項欄任務(wù)列表標題欄的任意位置“右擊”，選擇【視圖設(shè)置】（在2007中選擇【自定義】或【自定義當(dāng)前視圖】）。打開一大堆按鈕對話框。

Step2：單擊“篩選“按鈕，單擊”高級“選項卡。

Step3：單擊左側(cè)字段按鈕，選擇“所有任務(wù)字段“，從長長的子菜單中選擇“所在文件夾“。

Step4：選擇條件“不包含“。

Step5：在值框中輸入短語“主要任務(wù)“，確保這個單詞的拼寫與你新建的主要任務(wù)文件夾名字的前兩個單詞完全一致。

Step6：單擊“添加到列表“。

Step7：單擊“確定”，再次單擊“確定”回到待辦事項欄。

Step8：對于你在待辦事項列表文件夾中使用的任何視圖（比如，待辦事項列表視圖、MYN所有任務(wù)視圖、MYN推遲回顧視圖、MYN本周任務(wù)視圖等），重復(fù)執(zhí)行上述步驟（Step1-7），都將“主要任務(wù)”篩選出去。

4、 使用主要任務(wù)文件夾和視圖

這是一個很簡單的視圖。按如下方式使用它：為每個項目創(chuàng)建一個任務(wù)，并以“P：項目名稱“格式命名，比如，P：美化前院。現(xiàn)在對你的所有項目都這樣處理。使用類似“G:目標名稱”格式命名來列示你的目標。打開每個項目和目標，在正文字段中列示某一天也許會變成下一步行動的將來任務(wù)。你也許還想在正文中簡要描述項目的預(yù)期產(chǎn)出成果，甚至是一個簡短的愿景陳述。

在列出你的所有項目和目標后，定期回顧完整的項目與目標列表。在回顧期間，確保將推進每個項目或目標的任何下一步行動，移到你的目前任務(wù)列表中。建議在每周一早上進行推遲回顧（Defer-to-Review）任務(wù)回顧的同時，一起回顧該完整項目列表。

5、 其他說明

我將已完成的項目或目標單獨用一個的“已完成”視圖管理（見上圖12.5中的第三個自定義視圖）。類別列很有用，你可以通過類別將項目、目標與下一步行動關(guān)聯(lián)（以項目或目標名稱命名類別）。

注意在上述配置步驟中排序被設(shè)為空。這讓你能在主要任務(wù)文件夾中隨意拖動項目到你想要的位置，這很有用。稍后，你也許想按截止期限或主題等其他列排序，只需單擊那些列標題即可。但在那樣做后，你將丟失拖動項目的能力。要想恢復(fù)拖動能力，請從【視圖】選項卡中選擇【視圖設(shè)置】（2007中為自定義或自定義當(dāng)前視圖），單擊“排序”按鈕，重置排序為空（單擊“全部清除”按鈕）。但如果你使用MYN?Pro，則可以一鍵自動恢復(fù)視圖設(shè)置！