Outlook 如何創建自動分類郵件的Outlook規則，節約郵件分類時間

Windows Outlook有一個靈活和復雜的向導，你可以用它創建規則。一旦你想清楚了想用來分類某些郵件的邏輯，請按如下步驟操作：

?????? Step1：因為你對進入收件箱的電子郵件感興趣，你必須先選中“收件箱”文件夾。注意：Exchange用戶需要在線連接郵件服務器，以創建這些規則。

?????? Step2：對于Outlook 2007用戶，在【工具】菜單中選擇【規則和通知】，如下圖A所示的“規則和通知”對話框將會彈出來。

對于Outlook 2010用戶，在“開始”選項卡中選擇“規則”-“創建規則”

對于Outlook 2013/2016，在“開始”選項卡中選擇“規則”-“管理規則和通知”

? ? ? Step3：對于Outlook 2007用戶，單擊“新建規則”按鈕。在打開的對話框中，單擊第二個選項按鈕“從空白規則開始”，然后去到Step4。

對于Outlook 2010用戶，單擊“高級選項…”按鈕，然后去到Step5。

對于Outlook 2013、2016用戶，選擇“對我接收的郵件應用規則”，然后去到Step5。

?????? Step4：選擇“郵件達到時檢查”。然后，單擊“下一步”。

? ? ? Step5：在打開的窗口中（如下圖B所示），題頭為“想要檢測何種條件？”，在其中選擇你想要檢測的條件復選框。

在Outlook 2007中，可以選擇類似如下的兩個復選框：

發件人為?個人或通訊組列表

主題中包含?特定詞語

在Outlook 2010、2013、2016中，在你單擊規則按鈕時，根據你在收件箱選擇的郵件，頂部的兩個選項顯示可能會有所不同。但你可能會從上述兩個條件中選擇一個。

對于所有用戶，在你選擇其中一個條件后，它會被添加到如上圖所示對話框窗口下部的“編輯規則說明”中，你可以編輯它以明確規則的特征值。

在此例中，假定你正在創建的規則，是電子郵件主題行中包含特定詞語“法律”的規則。所以，在上圖中勾選復選框“主題中包含?特定詞語”條件。注意，這將插入一個短語到對話框底部，你現在需要編輯它并輸入單詞“法律”。下面是操作方法。

?????? Step6：在上圖對話框底部標題為“步驟2：編輯規則說明”中，單擊帶下劃線的短語（它可能為“特定詞語”等）

? ? ? Step7：此時，將打開“搜索文本對話框”（如下圖所示）。輸入關鍵字詞或短語（此例中為“法律”）到對話框上部的文本框中，單擊“添加”按鈕。你將看到關鍵字詞出現在底部的搜索列表中。你也可以刪除其中已存在的關鍵字詞。

如果你有超過一個關鍵字詞，你可以現在全部添加進去。在所有字詞或短語被添加完后，單擊“確定”按鈕，將返回之前的規則向導對話窗口，如圖B所示。

注意，此例中選擇的關鍵詞“法律”已添加到規則短語中了，這就完成了條件設置。

你現在需要明確在電子郵件滿足上述條件時Outlook將采取的行動。

?????? Step8：在規則向導窗口（圖B）中，單擊“下一步”，彈出如圖C所示窗口。????

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?????? Step9：選擇第二個復選框“將其分配為?類別?類別”。注意，此時會將這一操作添加到規則向導窗口底部的規則說明中（如圖B所示）。

Step10：在圖C對話框底部標題為“步驟2 編輯規則說明”部分，單擊帶有下劃線的單詞“類別“為其設置值。此時將打開一個你熟悉的對話框，它是標準的類別選擇對話框。選擇一個或多個你想要在郵件滿足指定條件時為其自動添加的類別，在此例中我選擇”律師?“。你也可以在此創建一個你喜歡的新類別。如果你在創建和添加類別方面需要幫助，請參考第8課中的有關內容。在你完成后，單擊”確定“按鈕。

至此，你已完全組裝設置好了此郵件規則。請再檢查一遍規則導航窗口底部的規則。你還需要幾個步驟來完成和保存此規則。

?????? Step11：單擊“下一步“會彈出一個對話框，允許你創建此規則的例外情況。我始終直接跳過此設置，因為在為收到的郵件設定類別方面它通常是不需要的。

?????? Step12：單擊“下一步“，會彈出如圖D所示的對話框，標題是完成規則設置。

?????? Step13：你可以命名規則。默認選項顯示在此對話框的上部，通常它太含糊不清，我建議你重新修改以清晰說明此規則所做的事情。這樣，當你以后在清理一個很長的規則列表時，可以直觀地知道這個規則所做的動作。

? ? ?Step14：保留勾選“啟用此規則“復選框。

? ? Step15：如果你想對充滿收件箱的電子郵件進行自動分類，勾選復選框立即對已在”收件箱“中的郵件運行此規則（見圖D）。

? ? Step16：Outlook會將完整的規則顯示在此窗口的底部（見圖D），如果你發現有錯誤還可以編輯它，否則單擊“完成“。

? ? Step17：如果你在使用Exchange的環境中，你會看到一個消息告訴你這是一個客戶端規則。這提醒你類似這種規則是從你的Outlook客戶端運行的（一些其他類型的規則是在Exchange Server上運行的）。這意味著，如果你使用多個電腦來閱讀、分類和歸檔電子郵件，你也許需要在每個電腦上創建規則。或者，如果你正在使用OWA或一個移動設備，這些規則只有在你同時在主電腦上運行Outlook時才會起作用。

? ? Step18：你會回到如圖A所示的對話框中，此時新建規則已列示在那里。如果你想在同一對話中創建更多規則，在繼續“新建規則“之前先單擊“應用“按鈕，以保存你剛創建的規則。原因是：即使當你單擊此對話框中的”確定“時規則會自動保存，但如果你偶然在接下來創建一個新規則時改變主意單擊了取消，它會刪除你在此對話期間之前創建的所有規則。而在你創建每個規則后都單擊一下”應用“可以有效防止意外丟失。

到此，你已完成規則創建，恭喜！

?????注：Outlook 2007用戶也許會看到一個自帶的規則叫做“清除郵件類別（推薦）“。它會清除收到郵件的類別。其目的是為了避免別人的郵件類別搞亂你的電子郵件分類。如果你決定保持啟用此規則，你應確保按上述步驟創建的自動分類規則放在此自帶規則的下面。原因是規則是按照此順序從上到下依次觸發的。通過自定義規則自動添加類別然后又立即將其清除就不好了。你可以通過使用上移和下移按鈕來適當調整規則的排序。