Outlook是人們日常使用的郵件客戶端，平時收發郵件也比較多。如果所有郵件都混雜在一個郵件箱中，那么在翻查一些特定聯系人的往來郵件時會很麻煩，所以OUTLOOK專門提供了“規則”工具用來對收發郵件進行自動分類。

另外，如果Outlook的規則工具不能滿足你的日常需求的話，那么還可以通過VBA來實現更加全方位的對郵件的操作，本文將以一個小項目為例，展示一下VBA編寫自動化郵件處理工具的方法，方便會使用VBA的朋友快速上手。

本文的提綱如下：

一、利用OUTLOOK規則工具對郵件進行自動分類

二、使用VBA實現郵件處理自動化

一、利用OUTLOOK規則工具對郵件進行自動分類

Outlook郵件很多的時候，默認是按照時間流來排序，實際工作中在回頭查找一些工作記錄的時候，往往記不清楚發生時間，但能記清楚往來郵件的相對人，所以按照發件人或收件人來分類更為適合。

規則工具設置的邏輯很明確，即是達成某種條件，執行某些動作。

1、建立發件人和收件人目錄

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收件箱

上圖是收件箱的分類，可以看到，我的同事程咬金、李逵、李逍遙之類的，他們如果給我發郵件會自動進入這個郵箱，如果要翻查郵件，只要記得誰發的，直接進入他的文件夾就行了。

來看看如何設置吧：

在收件箱上點右鍵，選擇新建文件夾：

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新建文件夾

然后，在彈出的小空格里填入文件夾的名字，可以用同事、事務的名字來命名：

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流浪地球的電影還沒看

這樣，文件夾就建好了。

2、設定規則

點擊你想分類的郵件，然后再依次點擊：開始——規則——總是移動來自此人的郵件：

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總是移動來自此人的郵件

在彈出的窗口選擇要移動到的文件夾：

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點擊確定，就能把當前郵件和以后來自該發件地址的郵件，全部歸類到李逍遙這個目錄。

如果你有更高級的訴求，可以點擊創建規則：

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點擊創建規則后，可以看到一個簡單的規則定制窗口：

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創建規則

窗口上半部分可以定制包含的主題、收件人，下半部分是可選的執行操作，顯示通知、播放聲音、移至文件夾等，如果選擇右下角的高級選項按鈕，可以看到Outlook提供了豐富的可定制規則。

第一步是選擇條件，并且對條件進行編輯，這里面，發件人、主題、目的地址、標記等等都可以進行編輯：

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第二步是選擇操作，可以移動郵件、刪除郵件、打印，轉寄等等：

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第三步，可以選擇例外情況，意味著可以在某種情況下就不執行該操作，例外情況跟第一步的條件是一樣的：

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第四步，即可以命名和保存規則，保存完后可以選擇立即執行規則處理目標郵件，這時候就可以溯及以往的郵件，不只是在新郵件上執行規則：

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OK，有關使用規則工具對郵件進行分類的部分就介紹這么多，大家可以自己試驗一下，就知道這個功能的強大了。

下面來講解如何使用VBA實現郵件處理自動化。

二、使用VBA實現郵件處理自動化

VBA是Office內嵌的自動化工具，可以讓使用者更靈活的，以相對更底層的方式操作Office的各種功能，它是面向對象的，也是事件驅動的，并且以類似basic的語言方式來使用，方便使用者快速上手。

我將以一個實際的例子來介紹如何編寫一個Outlook的VBA程序。事情是這樣：

老婆在總公司做郵件分揀工作，公司的信息化很差，與下屬公司通過郵箱來傳遞文件，下屬公司經常會給總公司發一些PDF報表，老婆需要把這些郵件附件按照不同情況分派給不同的同事去處理，對附件進行重命名并做好登記記錄。

公司不愿意為這點事投建信息化系統，但由于郵件的量很大，老婆為這點事就要占幾個小時，因為上班時候還有工作，所以通常老婆下班就把這個工作帶回家，等孩子們都睡了再做，很是辛苦。

后來，就讓老婆跟下屬公司的人約定一個固定格式的郵件標題，把與分揀有關的內容都寫在標題里（比如訂單號，訂單類型等），然后編寫了一個VBA的程序，半自動化的處理郵件，將幾個小時的工作時間縮短到十分鐘以內。

這個程序需要實現的核心功能很簡單——識別郵件標題并進行歸類。程序主要對用戶點擊的郵件進行識別，把郵件標題上的信息摘取出來，附合一些分配人員的信息，將附件下載歸類再登記，基本上把原先拷貝復制的工作都簡化成點幾下鼠標了。

實現這個需求用了600來行代碼，

1、開始編寫代碼

在Outlook中編寫代碼非常容易，以前如果沒有寫過代碼可能需要先打開“開發工具選項卡”：依次點擊文件—選項—自定義功能區，勾選“開發工具”：

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勾選開發工具后，開發工具選項卡會顯示在Outlook的界面上，點擊開發工具選項卡，再點擊Visual Basic，打開代碼編寫窗口：

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在代碼編寫窗口中，左邊的工程窗口內，逐級展開project1，雙擊 ThisOutlokSession，可以打開代碼編寫區，我們的代碼就是在這個區域編寫的：

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代碼主要分為兩個部分，一是通過用戶點擊郵件，程序提取所點擊郵件的相關信息，二是將相關信息顯示在一個窗體上，接受用戶修改和指定任務承擔人的操作，在用戶確認后進行登記和轉存附件。

2、核心功能1：點擊郵件并識別標題

代碼的核心功能之一是用戶點擊郵件，并對所點擊的郵件進行一系列的信息識別和提取。

Office的VBA程序都是事件驅動的，點擊郵件識別標題就需要在點擊郵件這個事件中進行編程，也就是說，點擊了郵件就去執行這段代碼。

點擊郵件的事件即是：Outlook.Explorer 對象的 SelectionChange()事件，顧名思義，這個事件是在選擇變化時觸發，觸發時，Outlook.Explorer 對象的 Selection 屬性存儲了當前選擇的郵件項目的所有信息。

所以，我們要做的就是建立這個事件，并在事件中處理Selection中的有關信息。

A.聲明和建立事件

聲明事件：

Public WithEvents myOlExp As Outlook.Explorer ‘全局變量

建立事件：

Private Sub myOlExp_SelectionChange()

End Sub

使用這個事件時，還有一點需要注意，SelectionChange在Outlook啟動期間會被觸發，選中郵件時又會觸發兩次，所以需要在事件之初做一些判斷，能夠對所需要的那次觸發做出處理，再添加以下代碼：

聲明觸發計數變量：

Public fireSelChange As Integer '全局變量，觸發計數器

在 myOlExp_SelectionChange() 事件中添加代碼：

Private Sub myOlExp_SelectionChange()

fireSelChange = fireSelChange + 1 '觸發計數

If appInit <> True Then '判定初始化是否完成

If fireSelChange Mod 2 = 0 Then '偶數次觸發才是選中所需郵件的那次觸發

'核心功能在此處實現

'……

fireSelChange = 2 '還原觸發計數為2

Else

End If

ElseIf appInit = True And fireSelChange = 2 Then appInit = False '應用處于啟動階段且已觸發兩次則設定為應用處于已啟動階段

End If

End Sub

B.獲取郵件標題

實現核心功能的思路主要是通過正則表達式對標題進行識別，將識別結果存儲在變量中，上文說到郵件內容都包含在Outlook.Explorer 對象的 Selection 屬性中，下面來看看具體如何獲取郵件標題。

Selection屬性是一個集合，可能包含多個項目，這個項目可能是郵件，也可能是聯系人、任務等其他Outlook支持的對象，在這里只考慮選擇一個郵件項目的情況，所以需要將Selection屬性強制轉換為 Outlook.MailItem 類型。

聲明局部變量：

Dim myOlSel As Outlook.Selection 'Selection 屬性

Dim strSubject As String '郵件標題

轉換類型：

Set myOlSel = myOlExp.Selection '獲得Selection 屬性

If myOlSel.Count = 1 Then ‘判斷是否選擇了 1個項目

If myOlSel.Item(1).Class = OlObjectClass.olMail Then '判斷所選的項目是否為 郵件

Set oMail = myOlSel.Item(1) '將郵件賦值給局部變量

strSubject = oMail.Subject '提取郵件標題

End If

End If

提取出郵件標題后，還需要提取很多內容，都可以引用MailItem類的有關屬性，例如：

MailItem.Body '郵件正文

MailItem.ReceivedTime '郵件接收時間

MailItem.Attachments '郵件附件集合，可以使用For Each 遍歷附件集合，獲取附件文件名，另存附件等。

C.正則表達式和啟動窗體

VBA中使用正則表達式，可以從下面的代碼開始：

Set mRegExp = CreateObject("Vbscript.Regexp")

With mRegExp

.Global = False 'True表示匹配所有, False表示僅匹配第一個符合項

.IgnoreCase = True 'True表示不區分大小寫, False表示區分大小寫

.Pattern = "(b|B|c|C){1}[0-9]{11}" '匹配字符模式

Set mMatches = .Execute(strSubject) '執行正則查找，返回所有匹配結果的集合，若未找到，則為空

‘其他內容

End With

經過一系列字符串提取工作，可以將字符串賦值給一個窗體，然后方便用戶在窗體上可視化的操作，這個窗體后面具體講解，這里只看一下如何賦值和顯示窗體：

With MailForm

.IDTB.Text = strID '給窗體中IDTB這個文本框（TB即TextBox）設置編號的字符串

.NameTB.Text = strName '給窗體中NameTB這個文本框設置名稱的字符串

'……其他代碼

.Show '顯示窗體

End With

3、核心功能2：在窗體中顯示有關數據，并接受用戶操作

由于發來的郵件千差萬別，很多郵件標題與約定的格式不能百分百一致，因此需要在提取信息后，給用戶（也就是我老婆）一個修改的機會，并請人工指定把任務分配給誰，所以需要一個窗體，顯示所有提取的信息，讓用戶指定任務承擔人，并在用戶確認這些信息后進行登記和存儲郵件附件的操作。

窗體設計如下圖：

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按照業務需求，窗體上提取出的信息最后都會記錄到Excel文件中，同時也會合并到附件的文件名中。

使用VBA可以方便的在程序當中調用Excel或者Word等Office組件，并向文件中寫入內容，以下代碼可以添加到提交按鈕的點擊事件里：

Set xlapp = CreateObject("Excel.Application") '創建Excel對象。

Set wb = xlapp.workbooks.Open(recPathTB.Text) '打開記錄文件

Set sht = wb.Sheets(1) '獲取Excel表格的第一個sheet

i = sht.UsedRange.Rows.Count + 1 '計算單元格行數，i 即是定位到現有內容的最后一行。

sht.Cells(i, 1).Value = recvDateTB.Text

'將內容寫入單元格

......

wb.Close True '關閉文件

xlapp.Quit '清理實例

4、其他代碼

A.實現程序初始化

一般來說都要在Outlook啟動時，做一些初始化的工作，程序初始化的事件是 Application_Startup ，可以在這個程序中添加初始化代碼：

Private Sub Application_Startup()

Initialize_handler

End Sub

Initialize_handler 是一個自定義的函數，主要功能是在Outlook啟動之初添加一個類別標簽，并用這個標簽來標記已經處理的郵件。標簽一經添加，下次啟動就會存在不需要再添加，程序也會做出相應判斷，具體實現如下：

Sub Initialize_handler()

Dim objNameSpace As NameSpace

Dim objCategory As Category 'Outlook中郵件標簽對象，存儲了當前已有的標簽，例如緊急，普通等

Dim ifFinished As Boolean '標記是否已完成郵件處理的變量

Set myOlExp = Application.ActiveExplorer '代表Outlook窗口界面的對象

appInit = True '標志程序已經初始化

fireSelChange = 0 '初始化觸發selecttion_change 事件的次數。

'查看是否有已辦的標識

Set objNameSpace = Application.GetNamespace("MAPI")

ifFinished = False

For Each objCategory In objNameSpace.Categories

If objCategory.Name = "已辦" Then

ifFinished = True

Exit For

End If

Next

'如果沒有已辦標識則新增已辦標識

If ifFinished = False Then objNameSpace.Categories.Add ("已辦")

End Sub

B.獲取郵件附件相關信息

項目當中需要檢查郵件附件的文件名后綴是否為PDF，所以需要獲取郵件附件的相關信息：

郵件附件的對應的對象是 Attachment，存儲在MailItem.Attachments集合中，可以通過Foreach來遍歷郵件附件，另外為了保證能取到準確的文件擴展名，使用系統自帶Scripting.FileSystemObject對象的GetExtesion函數獲得，代碼如下：

Private Function FindAttachName() As String

Dim oAttachment As Attachment '聲明Attachment對象

Dim attachName As String '附件文件名字符串

Dim oFso As Object

Set oFso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") '設置FileSystemObject對象

FindAttachName = "" '設置返回值

For Each oAttachment In oMail.Attachments '遍歷附件，oMail是全局變量

If LCase(oFso.GetExtensionName(oAttachment.FileName)) = "pdf" Then '判斷附件文件名的擴展名是否為pdf

FindAttachName = oAttachment.FileName '設置返回值

Exit For

End If

Next

End Function

主要代碼就展示到這里，相關的Outlook運行流程、組件類庫等都有所涉及，算是拋磚引玉，源代碼可以到文章最后下載。

三、總結

Outlook的郵件分類是一個非常便捷的工具，如果你的工作依賴于郵件系統，那一定要嘗試進行分類，會節約很多時間，系統提供的規則工具已經可以進行初步的分類，日常工作足夠用了。

如果像本文一樣有特殊的要求，那么花幾天時間，照我的例子搞一個程序，也是可以考慮的，畢竟節約的時間都是自己的，而且總做一些機械重復的事情對心情也有不好的影響。

VBA編程對于有編程基礎的人也有一些門檻，門檻并不在于VBA本身，而在于一是需要了解VBA程序在Outlook中的運行流程，二是要了解其內建的類庫體系。我以前做過在其他代碼中操作Excel、Word的程序，寫Outlook的VBA程序也是第一次，不過好在相關的開發文檔，網上的各種例子也很多，所以開發還算順利。