如何在Outlook中創(chuàng)建分層的目標(biāo)、項(xiàng)目與任務(wù)文件夾

這里只是提供一種在Outlook中建立目標(biāo)-項(xiàng)目-任務(wù)分層結(jié)構(gòu)的方法，實(shí)際上我建議你使用MM等其他工具進(jìn)行工作規(guī)劃和分解會(huì)更方便。

當(dāng)你在計(jì)劃目標(biāo)、項(xiàng)目和任務(wù)時(shí)，不久你就會(huì)意識(shí)到有一個(gè)自然的層次：從我們的目標(biāo)出發(fā)我們創(chuàng)建了項(xiàng)目，從我們的項(xiàng)目出發(fā)我們創(chuàng)建了任務(wù)。所以，我們應(yīng)該能夠追蹤很多任務(wù)到一個(gè)項(xiàng)目、然后到一個(gè)目標(biāo)。事實(shí)上一些人說(shuō)，我們列出的每個(gè)任務(wù)都應(yīng)該能夠追蹤回到一個(gè)目標(biāo)上，與目標(biāo)無(wú)關(guān)的任務(wù)甚至不應(yīng)該出現(xiàn)在我們的任務(wù)列表中。

這里的邏輯是不可否認(rèn)的，但在這個(gè)問(wèn)題上花費(fèi)很多時(shí)間的實(shí)用性仍有爭(zhēng)議。每次當(dāng)我花費(fèi)很多時(shí)間創(chuàng)建目標(biāo)-項(xiàng)目-任務(wù)的層次結(jié)構(gòu)后，我并不覺(jué)得由此帶來(lái)的價(jià)值相比我在創(chuàng)建和維護(hù)該層次關(guān)系上所花的時(shí)間是值得的。但這只是就我而言，很多任務(wù)系統(tǒng)用戶都非常強(qiáng)烈地需要在任務(wù)系統(tǒng)中使用此層次結(jié)構(gòu)。因此，我會(huì)向你介紹一種在Outlook中實(shí)現(xiàn)目標(biāo)-項(xiàng)目-任務(wù)層次結(jié)構(gòu)相對(duì)較好的方法。

Outlook有很強(qiáng)的創(chuàng)建分層文件夾能力。我將使用該功能來(lái)創(chuàng)建目標(biāo)-＞項(xiàng)目-＞任務(wù)之間的層次關(guān)系。事實(shí)上，我能創(chuàng)建想要的任意深度的分層結(jié)構(gòu)，比如我能在中間層添加子目標(biāo)或子項(xiàng)目。但有一個(gè)不能做到的是，創(chuàng)建子任務(wù)并希望在其之上的任務(wù)也顯示在待辦事項(xiàng)欄中。但這一點(diǎn)沒(méi)什么問(wèn)題。我只是使用不同層級(jí)來(lái)管理項(xiàng)目，在最底層才描述任務(wù)。

這里有個(gè)例子，你可以將其作為向?qū)��?lái)實(shí)現(xiàn)你自己的目標(biāo)-項(xiàng)目-任務(wù)分層管理。我在主數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中創(chuàng)建一個(gè)目標(biāo)（Goals）任務(wù)文件夾，在那個(gè)文件夾下我用任務(wù)子文件夾創(chuàng)建三個(gè)目標(biāo)。在每個(gè)目標(biāo)文件夾下，我創(chuàng)建項(xiàng)目，有些項(xiàng)目下面還有子項(xiàng)目。最后，在最低層的任務(wù)文件夾中，我創(chuàng)建真正的任務(wù)。那些真正的任務(wù)將出現(xiàn)在我的待辦事項(xiàng)欄任務(wù)列表中。

在圖8.A中，你可以看見(jiàn)我的目標(biāo)（Goals）任務(wù)文件夾中展開(kāi)了，有三個(gè)子文件夾以我的目標(biāo)命名。我在每個(gè)目標(biāo)名稱前面輸入“G：”使其更清晰。

我通過(guò)右擊第一個(gè)文件夾組并選擇“新建文件夾”，創(chuàng)建一個(gè)文件夾并命名為“Goals（目標(biāo)）”。在創(chuàng)建Goals文件夾后，我右擊它并選擇“新建文件夾”，創(chuàng)建我的第一個(gè)目標(biāo)“G：Create Insightful Teaching”（也是Outlook任務(wù)文件夾）。然后，我創(chuàng)建另外兩個(gè)目標(biāo)。我右擊目標(biāo)“G：Expand business”（見(jiàn)圖8.B），選擇“新建文件夾”并輸入項(xiàng)目（Projects，也是任務(wù)文件夾，以P：開(kāi)頭命名），然后是子項(xiàng)目（subprojects，也是任務(wù)文件夾，以SP：開(kāi)頭），最后在子項(xiàng)目底下是真正的任務(wù)。圖8.B也顯示了子項(xiàng)目文件夾“SP：Delivery”被選中時(shí)看起來(lái)的樣子。

在圖8.B右側(cè)的任務(wù)，被包含在選擇的子項(xiàng)目文件夾“SP：Delivery”中。這些任務(wù)將出現(xiàn)在待辦事項(xiàng)欄中（如果開(kāi)始日期在今天或之前）。注意，我將大多數(shù)任務(wù)的開(kāi)始日期設(shè)為2222/2/2，以將它們留在待辦事項(xiàng)欄外，它們是從屬任務(wù)，現(xiàn)在還未準(zhǔn)備好被作為“目前任務(wù)”進(jìn)行處理。

Outlook文件夾系統(tǒng)和待辦事項(xiàng)欄，為創(chuàng)建任務(wù)之間的關(guān)系提供了很好的靈活性。如果你有分層管理任務(wù)的需要，不妨一試。