Outlook 如何創(chuàng)建自動(dòng)分類郵件的Outlook規(guī)則，節(jié)約郵件分類時(shí)間

Windows Outlook有一個(gè)靈活和復(fù)雜的向?qū)В�你可以用它�?chuàng)建規(guī)則。一旦你想清楚了想用來分類某些郵件的邏輯，請(qǐng)按如下步驟操作：

?????? Step1：因?yàn)槟銓?duì)進(jìn)入收件箱的電子郵件感興趣，你必須先選中“收件箱”文件夾。注意：Exchange用戶需要在線連接郵件服務(wù)器，以創(chuàng)建這些規(guī)則。

?????? Step2：對(duì)于Outlook 2007用戶，在【工具】菜單中選擇【規(guī)則和通知】，如下圖A所示的“規(guī)則和通知”對(duì)話框?qū)��?huì)彈出來。

對(duì)于Outlook 2010用戶，在“開始”選項(xiàng)卡中選擇“規(guī)則”-“創(chuàng)建規(guī)則”

對(duì)于Outlook 2013/2016，在“開始”選項(xiàng)卡中選擇“規(guī)則”-“管理規(guī)則和通知”

? ? ? Step3：對(duì)于Outlook 2007用戶，單擊“新建規(guī)則”按鈕。在打開的對(duì)話框中，單擊第二個(gè)選項(xiàng)按鈕“從空白規(guī)則開始”，然后去到Step4。

對(duì)于Outlook 2010用戶，單擊“高級(jí)選項(xiàng)…”按鈕，然后去到Step5。

對(duì)于Outlook 2013、2016用戶，選擇“對(duì)我接收的郵件應(yīng)用規(guī)則”，然后去到Step5。

?????? Step4：選擇“郵件達(dá)到時(shí)檢查”。然后，單擊“下一步”。

? ? ? Step5：在打開的窗口中（如下圖B所示），題頭為“想要檢測(cè)何種條件？”，在其中選擇你想要檢測(cè)的條件復(fù)選框。

在Outlook 2007中，可以選擇類似如下的兩個(gè)復(fù)選框：

發(fā)件人為?個(gè)人或通訊組列表

主題中包含?特定詞語

在Outlook 2010、2013、2016中，在你單擊規(guī)則按鈕時(shí)，根據(jù)你在收件箱選擇的郵件，頂部的兩個(gè)選項(xiàng)顯示可能會(huì)有所不同。但你可能會(huì)從上述兩個(gè)條件中選擇一個(gè)。

對(duì)于所有用戶，在你選擇其中一個(gè)條件后，它會(huì)被添加到如上圖所示對(duì)話框窗口下部的“編輯規(guī)則說明”中，你可以編輯它以明確規(guī)則的特征值。

在此例中，假定你正在創(chuàng)建的規(guī)則，是電子郵件主題行中包含特定詞語“法律”的規(guī)則。所以，在上圖中勾選復(fù)選框“主題中包含?特定詞語”條件。注意，這將插入一個(gè)短語到對(duì)話框底部，你現(xiàn)在需要編輯它并輸入單詞“法律”。下面是操作方法。

?????? Step6：在上圖對(duì)話框底部標(biāo)題為“步驟2：編輯規(guī)則說明”中，單擊帶下劃線的短語（它可能為“特定詞語”等）

? ? ? Step7：此時(shí)，將打開“搜索文本對(duì)話框”（如下圖所示）。輸入關(guān)鍵字詞或短語（此例中為“法律”）到對(duì)話框上部的文本框中，單擊“添加”按鈕。你將看到關(guān)鍵字詞出現(xiàn)在底部的搜索列表中。你也可以刪除其中已存在的關(guān)鍵字詞。

如果你有超過一個(gè)關(guān)鍵字詞，你可以現(xiàn)在全部添加進(jìn)去。在所有字詞或短語被添加完后，單擊“確定”按鈕，將返回之前的規(guī)則向?qū)��?duì)話窗口，如圖B所示。

注意，此例中選擇的關(guān)鍵詞“法律”已添加到規(guī)則短語中了，這就完成了條件設(shè)置。

你現(xiàn)在需要明確在電子郵件滿足上述條件時(shí)Outlook將采取的行動(dòng)。

?????? Step8：在規(guī)則向?qū)Т翱冢▓DB）中，單擊“下一步”，彈出如圖C所示窗口。????

??

?????? Step9：選擇第二個(gè)復(fù)選框“將其分配為?類別?類別”。注意，此時(shí)會(huì)將這一操作添加到規(guī)則向?qū)Т翱诘撞康囊?guī)則說明中（如圖B所示）。

Step10：在圖C對(duì)話框底部標(biāo)題為“步驟2 編輯規(guī)則說明”部分，單擊帶有下劃線的單詞“類別“為其設(shè)置值。此時(shí)將打開一個(gè)你熟悉的對(duì)話框，它是標(biāo)準(zhǔn)的類別選擇對(duì)話框。選擇一個(gè)或多個(gè)你想要在郵件滿足指定條件時(shí)為其自動(dòng)添加的類別，在此例中我選擇”律師?“。你也可以在此創(chuàng)建一個(gè)你喜歡的新類別。如果你在創(chuàng)建和添加類別方面需要幫助，請(qǐng)參考第8課中的有關(guān)內(nèi)容。在你完成后，單擊”確定“按鈕。

至此，你已完全組裝設(shè)置好了此郵件規(guī)則。請(qǐng)?jiān)贆z查一遍規(guī)則導(dǎo)航窗口底部的規(guī)則。你還需要幾個(gè)步驟來完成和保存此規(guī)則。

?????? Step11：?jiǎn)螕簟跋乱徊健皶?huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，允許你創(chuàng)建此規(guī)則的例外情況。我始終直接跳過此設(shè)置，因?yàn)樵跒槭盏降泥]件設(shè)定類別方面它通常是不需要的。

?????? Step12：?jiǎn)螕簟跋乱徊健埃瑫?huì)彈出如圖D所示的對(duì)話框，標(biāo)題是完成規(guī)則設(shè)置。

?????? Step13：你可以命名規(guī)則。默認(rèn)選項(xiàng)顯示在此對(duì)話框的上部，通常它太含糊不清，我建議你重新修改以清晰說明此規(guī)則所做的事情。這樣，當(dāng)你以后在清理一個(gè)很長(zhǎng)的規(guī)則列表時(shí)，可以直觀地知道這個(gè)規(guī)則所做的動(dòng)作。

? ? ?Step14：保留勾選“啟用此規(guī)則“復(fù)選框。

? ? Step15：如果你想對(duì)充滿收件箱的電子郵件進(jìn)行自動(dòng)分類，勾選復(fù)選框立即對(duì)已在”收件箱“中的郵件運(yùn)行此規(guī)則（見圖D）。

? ? Step16：Outlook會(huì)將完整的規(guī)則顯示在此窗口的底部（見圖D），如果你發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤還可以編輯它，否則單擊“完成“。

? ? Step17：如果你在使用Exchange的環(huán)境中，你會(huì)看到一個(gè)消息告訴你這是一個(gè)客戶端規(guī)則。這提醒你類似這種規(guī)則是從你的Outlook客戶端運(yùn)行的（一些其他類型的規(guī)則是在Exchange Server上運(yùn)行的）。這意味著，如果你使用多個(gè)電腦來閱讀、分類和歸檔電子郵件，你也許需要在每個(gè)電腦上創(chuàng)建規(guī)則。或者，如果你正在使用OWA或一個(gè)移動(dòng)設(shè)備，這些規(guī)則只有在你同時(shí)在主電腦上運(yùn)行Outlook時(shí)才會(huì)起作用。

? ? Step18：你會(huì)回到如圖A所示的對(duì)話框中，此時(shí)新建規(guī)則已列示在那里。如果你想在同一對(duì)話中創(chuàng)建更多規(guī)則，在繼續(xù)“新建規(guī)則“之前先單擊“應(yīng)用“按鈕，以保存你剛創(chuàng)建的規(guī)則。原因是：即使當(dāng)你單擊此對(duì)話框中的”確定“時(shí)規(guī)則會(huì)自動(dòng)保存，但如果你偶然在接下來創(chuàng)建一個(gè)新規(guī)則時(shí)改變主意單擊了取消，它會(huì)刪除你在此對(duì)話期間之前創(chuàng)建的所有規(guī)則。而在你創(chuàng)建每個(gè)規(guī)則后都單擊一下”應(yīng)用“可以有效防止意外丟失。

到此，你已完成規(guī)則創(chuàng)建，恭喜！

?????注：Outlook 2007用戶也許會(huì)看到一個(gè)自帶的規(guī)則叫做“清除郵件類別（推薦）“。它會(huì)清除收到郵件的類別。其目的是為了避免別人的郵件類別搞亂你的電子郵件分類。如果你決定保持啟用此規(guī)則，你應(yīng)確保按上述步驟創(chuàng)建的自動(dòng)分類規(guī)則放在此自帶規(guī)則的下面。原因是規(guī)則是按照此順序從上到下依次觸發(fā)的。通過自定義規(guī)則自動(dòng)添加類別然后又立即將其清除就不好了。你可以通過使用上移和下移按鈕來適當(dāng)調(diào)整規(guī)則的排序。