Outlook 如何新建約會/會議

除了郵件功能之外，我們經常在工作中用到的就是新建會議了。公司里面開會搶占會議室就靠它了，所以我們常說不是在開會，就是在開會的路上。（貌似這兩句話沒什么聯系~~）

同樣，我們首先需要知道這個功能在哪里？如圖：

約會跟會議有什么區別呢？其實我們點擊進去看看就知道了。約會是自己給自己設置的提醒，如：重復性的日常工作提醒。對于我來說，就是每周的周報提醒，每個月的月報提醒，每個月固定的會議等等，當然也有偶爾的提醒事件。約會的界面如下：

按照剛才說的，重復性該如何進行設置呢？我們點擊“重復周期”，彈出對話框如下：

我們挨個對上述出現的框框進行分析，如下圖：

不同的定期模式也會產生不同的選項，也就是不同的循環方式：

按天循環：

按月循環：

按年循環：

如下給自己每周五的周報提醒：

但是有小伙伴肯定就要問了，我手快寫錯了該怎么改或者是我不要這個了怎么去取消呢？這個也很簡單了，我們找到其中的任意一個，雙擊打開，將彈出下面的對話框：

上面是什么意思呢？

打開本次事件 – 只修改你當前打開的那個事件的內容，比如時間，地點，取消之類的，只針對你打開的那一天的；

打開序列 – 這個就是修改所有約會的內容了，也就是改這一個，其他全部就跟著改動了。

上述確定之后，彈出如下，再次點擊紅色箭頭所指的“重復周期”進行修改：

點擊后彈出：

根據需要進行修改之后，點擊確定回到約會界面，你還可以繼續重新修改主題、地點、約會內容這些，再次點擊左上角的“保存并關閉”即可。

點擊新建會議，彈出的界面跟約會差不多，但是多了一個欄位 – 收件人，如下：

當然，我們也可以直接從約會變為會議，只需要點擊約會界面中的邀請與會者，就會變成跟上述一樣的界面了。

我們可以在收件人中輸入你要邀請參與會議的人員的郵箱；

主題當然是開會討論的主題了，簡單明確即可；

地點有兩種玩法，一是直接手動進行輸入，二是從后面的“會議室”按鈕中點擊進行選擇（一般公司IT都有進行設置）；

確定會議開始時間和結束時間；

正文寫上一些你的會議要求就可以了；

這里問題就來了，既然IT有這個設置，那我在選擇會議室的時候，如何知道哪個會議室是空的，人都通知完了，發送之后再告訴我說選擇的會議室已經被提前霸占了，這豈不尷尬！

別急，outlook是很智能的，同樣會直接顯示給你。如何看？

在我們的日歷界面，默認是下面這樣：

我們選擇上方的工具欄中的“打開日歷”，如下：

選擇“從房間列表”，彈出所有會議室列表：

我這是以我所在的公司為例，選擇我所在地的所有會議室清單：

然后確定即可。這個時候在我們的日歷界面左側就可以看見所有的會議室清單了，如：

這個時候你可以通過選擇的方式來查看各會議室的使用情況了。如：

而且通過這個也可以看到是誰預訂的會議室，說不定你還可以直接去找人家進行協商更換呢。

那同理，我們舉一反三：比如你舉行的會議，邀請的人中有非常重要的人必須出席，還不能讓別人代替的那種，那一般你也要知道他什么時候有空才行。那我們該如何在日歷中查看邀請人的時間呢？

跟上面操作類似，這次我們選擇從通訊簿即可：

在彈出的對話框中找到對應的人：

點擊確定即可（跟查看會議室一樣的做法）。

在“日歷組”中你也可以勾選如下選項，隨時了解你的老板/屬下的時間。如：

當我發出邀請后，我如何隨時了解會議預出席的情況呢？我們打開發出的會議邀請，在其界面中點擊“跟蹤”-“查看跟蹤狀態”，如下：

你就可以通過下面的結果來看到預出席的狀態了，掌握這些，你可以隨時再電話告知還沒有接受邀請的人。

是不是很方便呢？

有時候，你舉辦的會議臨時需要新增一些人員或取消一些人員的參與，總不能重新再發一封郵件吧，這個怎么辦呢？

我們可以直接打開你發送的日歷，在收件人中直接進行增減操作，然后點擊“發送更新”，這個時候會彈出一個對話框：

我們一般選擇第一個選項即可，這樣就不會打擾到你已經發送了郵件的那些人。

最后一個就是共享日歷了，共享日歷這個跟我們上節講的類似了，就是讓別人可以看到你的時間狀況。所以這種方法最簡單，不像我們上節課講的那么復雜。

點擊“共享日歷”，彈出如下：

在詳細信息中根據你的需求進行選擇，這個也在上節課中有提及哦，也就是可以讓人家看的范圍了。