Outlook 聯(lián)系人管理使用基礎(chǔ)圖文教程

Outlook擁有很多的功能，比如可以用它來(lái)收發(fā)電子郵件、管理聯(lián)系人信息、記日記、安排日程、分配工作任務(wù)等。“聯(lián)系人管理”是 Outlook的重要模塊之一，它可以將某個(gè)聯(lián)系人所有的相關(guān)信息都集中在一起，例如姓名、電話號(hào)碼、聯(lián)系地址、電子郵件、生日、紀(jì)念日等。同時(shí)，不僅可以把這些聯(lián)系人的相關(guān)信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理、分類存放和快速查找，還可以方便地發(fā)送電子郵件、群發(fā)郵件、撥打電話、收發(fā)傳真、發(fā)送短信等，能夠非常方便地跟蹤重點(diǎn)客戶，維護(hù)客戶關(guān)系，使我們?cè)谌嗣}管理時(shí)做到游刃有余。

實(shí)用技巧：

第一，姓名前加拼音縮寫(xiě)。

通常情況下，我們按照 Outlook默認(rèn)的方式將姓和名輸入。但如果自己的聯(lián)系人很多，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)在使用中有許多不便。這時(shí)你可以進(jìn)行一點(diǎn)簡(jiǎn)單的變通，比如在每個(gè)姓名前添加上拼音縮寫(xiě)的方式進(jìn)行設(shè)置，這將會(huì)為你在將來(lái)使用搜索時(shí)帶來(lái)極大方便。在需要查找該聯(lián)系人時(shí)，只需輸入姓名的拼音縮寫(xiě)就可以找到。如果你將聯(lián)系人信息同步到你的智能手機(jī)，也會(huì)方便你的使用。例如“姚明”，你可以保存為“ym姚明”，這樣在搜索時(shí)只需要輸入“ym”即可快速定位該人。

第二，填寫(xiě)詳細(xì)信息里面的“昵稱”。

在 Outlook聯(lián)系人管理 “詳細(xì)信息”下有一 “昵稱”框，最好是養(yǎng)成在新建聯(lián)系人時(shí)填寫(xiě)該字段的習(xí)慣。如果你在日常工作和學(xué)習(xí)中習(xí)慣稱呼對(duì)方為 “王老師”，就在“昵稱”中寫(xiě)入“王老師”，如果是稱呼“王總”就寫(xiě)入“王總”。

在昵稱填寫(xiě)完成后，當(dāng)遇到需要批量發(fā)送郵件時(shí)（例如節(jié)日祝福、項(xiàng)目成員之間溝通等），你可以采取郵件合并的方式提高效率，同時(shí)以昵稱為郵件的稱呼，這樣雖然是群發(fā)，但不同的人看到的是對(duì)其個(gè)性化的稱呼，利于建立良好的印象。

第三，在“活動(dòng)”里面按順序記錄聯(lián)系過(guò)程。

因?yàn)榕笥阎�間的關(guān)系需要維護(hù)，所以你必須經(jīng)常與你的朋友保持聯(lián)系：打 電話、發(fā)送郵件、面對(duì)面的溝通、項(xiàng)目的合作等。每次聯(lián)系完畢后你都會(huì)了解對(duì)方更多的信息：個(gè)性、習(xí)慣、生活、工作等，如果能夠?qū)⑦@些信息通過(guò) Outlook的“活動(dòng)”頁(yè)面記錄下來(lái)，那么你每次與朋友交流、溝通的效率就會(huì)更高，效果更好。