Outlook 郵件的使用技巧

1、如何徹底屏蔽垃圾郵件

相信大家一定都曾苦惱過這種問題，一段時間沒看郵箱后，總會被各種垃圾郵件塞滿，如此反復以往，真是讓人十分討厭。

我們可以在郵件中選擇舉報。

但即便如此有時還是會收到，這是因為一般網站都有很多郵箱，我們需要在舉報時選擇域名才可以。

2、嘗試使用Markdown寫作

相信經歷過BBS時代的伙伴，一定對編輯器深有體會，很遺憾的是目前為止的主流郵箱中，編輯器一如既往地不好用。

如果你追求漂亮的排版和寫作體驗，可以嘗試下這款Chrome插件：Markdown Here

可以把當前編輯窗口的文字轉換成Markdown，不僅僅寫郵件，其他地方也非常方便。

3、使用OutLook進行統一管理

相信現在每個人都有多個郵箱賬號，頻繁的來回切換特別繁瑣，我們可以使用統一的客戶端進行管理。

Windows可以使用：Outlook

手機上可以使用：網易郵箱大師

Mac也可以使用內置的郵件

但利用第三方接收郵件需要注意POP和IMAP的區別：

簡單理解即是POP為離線閱讀，主動接收不會同步操作，比如刪除郵件等。而IMAP則會自動同步所以操作。

推薦設置IMAP，只需手動添加一下收發郵件地址即可。

收發郵件的地址，在郵箱的設置中可以查看。以騰訊郵箱為例，收發地址就在設置中的客戶端設置中，復制添加即可。

4、科學管理郵件

郵件管理也是一件非常重要的事情，按照重要程度可把郵件分為A、B、C、D….依次。

當然特別的可以星標處理，但需要注意收到垃圾郵件一定要及時刪除，否則一旦積攢處理起來就極為復雜。

【2】如何寫一封規范的工作郵件？

1、選擇合適的郵箱

不要使用公司郵件賬戶來收發個人郵件，企業與私人一定要分開，企業郵箱可以與微信綁定，個人就沒必要了。

2、規范的標題

即使是在學校，寫一封規范的工作郵件也十分重要，而這一點很多同學甚至不具備。

試想一下，老師/老板一定會打開誰的郵件？

作為發件人，我們自然要更“當然會扯上關系”，這時候標題就非常重要。

一般工作郵件標題需要注意這點：

【準確】：目的明確，沒有歧義

【效率】：僅看標題就知大概，優先級

【格式】：特定格式，便于搜索

工作郵件的標題要在保證簡潔、準確的基礎上，提升可溯性，所以使用一個較好的命名規則，很多時候搜索起來效率就高了許多。

3、規范的格式

①取消段首空格

很多人在寫郵件時還會段首留空，但其實進入互聯網時代以來，段落開始應該避免加空格。

其次，不要使用回車換行，在自己這里看上去美觀的換行，到別人的設備上也許就是一場災難。

你的可能是：

這是一段測試文字這是一段測試文字這是一段測試文字

這是一段測試文字這是一段測試文字這是一段測試文字

這是一段測試文字這是一段測試文字這是一段測試文字

別人的：

這是一段測試文字這是一段測試文字這是一段

測試文字這是一段測試文字這是一段測試文字這是

一段測試文字這是一段測試文字

看上去十分糟糕。

②使用項目符號

郵件正文中，一般內容默認字體即可，標題等部分可適當加粗。適時使用項目符號，效果不錯！

除此外，能在郵件中用表格形式展現的，一定要用表格，這樣會清晰直觀許多。

④使用簽名檔

簽名檔也十分重要，也是寫郵件必備。

不同場景要求不同，不逐一敘述，但一定要使用。

⑤附件適當總結

剛開始寫郵件很多人都會寫：請查收附件。

但其實這樣從收信的角度十分不方便，如果你的附件只是閱讀型的不妨直接粘貼到正文中，最后再適當排版。

需要對方編輯、歸檔的也要適當總結內容，便于閱讀。

另外寫工作郵件，這八大禁區需要避免：

1、不要在電子郵件中說多個主題（一封郵件只說明一個問題）

2、不要使用有設計的背景、字體

3、不要忽略保存重要文件

4、不要未經檢查就發送（書面溝通會將你的任何一個小錯誤放大）

5、不要發送太大的附件，容易過期

6、不要使用太多的加粗字體

7、盡量少用行業術語

8、不要發不完整的網址鏈接

【3】寫在最后

也許還是學生的你看完這篇文章沒什么觸動，但也請收藏這篇文章，郵件的寫作技巧以后一定會用到，到時犯錯也許就會付出更沉重的代價。