如果運(yùn)用Outlook高效管理海量郵箱？

1.開啟“對(duì)話”功能：

在Outlook2010開始，微軟增加了海量郵件管理的功能，就是對(duì)話功能，位置如下圖：

強(qiáng)烈大家打上勾，這樣郵件的發(fā)送和回復(fù)就很清楚，在業(yè)務(wù)上進(jìn)行跟蹤就很方便，在MailList的顯示中，如下圖：

單擊或雙擊三角箭頭，就會(huì)展開郵件的發(fā)送和回復(fù)功能，簡(jiǎn)單的講，就是方便知道某一個(gè)郵件和另外的郵件“有染”。

2.制定分類規(guī)則

將Peopleready和Speed的郵件自動(dòng)放入對(duì)應(yīng)的文件夾，效果如下：

方法也很簡(jiǎn)單：首先建兩個(gè)文件夾

然后建立規(guī)則：

對(duì)應(yīng)發(fā)件人的地址，放入對(duì)應(yīng)文件夾即可。

需要知道的是：Outlook的規(guī)則分為兩類，一種為服務(wù)器規(guī)則，即規(guī)則訂好后，會(huì)自動(dòng)同步到服務(wù)器上面，就算系統(tǒng)崩潰重新安裝配置Outlook，文件分類和規(guī)則依然存在。還有一種為客戶端規(guī)則，也就是說(shuō)一旦重裝，這類規(guī)則需要自己重新創(chuàng)建。

比如上圖中的，我設(shè)定了一個(gè)只要抄送給我的郵件都是藍(lán)色標(biāo)記。

三個(gè)規(guī)則同時(shí)生效，就會(huì)產(chǎn)生下圖的效果：

還需要知道的是：規(guī)則只在創(chuàng)建后生效，也就是說(shuō)之前的已經(jīng)從peopleready和Speed發(fā)來(lái)過(guò)的郵件是不會(huì)分類到文件夾中，只有創(chuàng)建規(guī)則后，發(fā)來(lái)的郵件系統(tǒng)才會(huì)歸類。

那我就是想看所有的peopleready或Speed的郵件怎么辦？那就是看第三招

3.創(chuàng)建搜索文件夾

先給大家看效果：

創(chuàng)建了一個(gè)叫peopleready的搜索文件夾，一點(diǎn)，右側(cè)就是全部的peopleready郵件，保證是最全的。當(dāng)然這個(gè)功能需要計(jì)算機(jī)夠快，如果郵件很多，搜索可能會(huì)比較慢。

當(dāng)然你活用設(shè)置很多搜索文件夾，比如我創(chuàng)建了一個(gè)我的頭的搜索文件夾Marco OU，他發(fā)我的郵件就全部在里面。

比如創(chuàng)建一個(gè)每周一技的文件夾，當(dāng)然條件就是郵件主題包含“每周一技”四個(gè)字。

簡(jiǎn)單的理解搜索文件夾就是創(chuàng)建一個(gè)臨時(shí)索引，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)郵件歸類，個(gè)人感覺比規(guī)則好，也推薦大家。

搜索文件夾創(chuàng)建方法如下：

以上三個(gè)方法，可以有效管理郵箱列表和內(nèi)容…

4.郵件列表顏色標(biāo)記功能

前些日子，有同事問(wèn)我，如何一看郵件列表就知道那封信是誰(shuí)寄來(lái)的，其實(shí)就是所謂的顏色標(biāo)記功能，比如我的頭Marco OU發(fā)來(lái)的郵件就是紅色，如何設(shè)置的呢？很多同事都在規(guī)則里面去找，其實(shí)不是。

先給大家看一下效果：

看Maillist…都是紅色的。怎么實(shí)現(xiàn)..告訴大家：

利用郵件的視圖設(shè)置功能，步驟如下：

下圖點(diǎn)擊“條件格式”

添加一個(gè)Marco的條件..點(diǎn)擊“條件進(jìn)入”：

設(shè)置好你的條件。是不是很簡(jiǎn)單。。

靈活使用視圖設(shè)置功能會(huì)提高你郵件的管理效率。如果你條件弄亂了怎么辦？沒事，重置一下就好，不會(huì)破壞郵件內(nèi)容。