最高效便捷的Outlook郵件處理與管理辦法

今天不說什么“4D原則”，“GTD”之類的雞湯建議，結(jié)合了微軟的官方Outlook操作指南和火箭君工作心得，今天介紹大家一種簡單易用，而且高效的方法，讓你擺脫郵件混亂導(dǎo)致做事丟三落四的困惱

#目標(biāo)是擺脫下面這樣#

#先來看改進(jìn)后的結(jié)果#

最終你每天“處理”郵件的過程會(huì)變成這么個(gè)干凈利落樣：

處理完后，你的任務(wù)列表就自動(dòng)成了下面這樣，而且還是分類好了的：

————///中心思想：看板管理///————

任務(wù)看板（Task-Board）在生產(chǎn)制造領(lǐng)域已經(jīng)有很悠久的歷史了。是在JIT方式甚至是計(jì)算機(jī)大規(guī)模普及應(yīng)用之前就存在的很好的可視化過程管理方法。

下面這張圖是最簡單的任務(wù)看板:

如果我們把每一條郵件的處理都看作一個(gè)“任務(wù)流程”，那么：

郵件的處理過程就是把每一封郵件從看板的一側(cè)按照某個(gè)規(guī)則移動(dòng)到看板另一側(cè)的過程。

畫一張PPT解釋一下整個(gè)思路（請點(diǎn)開圖片放大看）

—///Email的管理體系可以是什么樣？///—

• 收件夾（Inbox）：還沒有處理過的郵件

• 自建文件夾（Folder）：看板，存放不同狀態(tài)的郵件

• 類別（Category）：郵件的歸屬類別標(biāo)簽

• 任務(wù)列表（Task List）：待辦事項(xiàng)

另外Outlook自帶的任務(wù)列表和小紅旗標(biāo)記也是相當(dāng)好用的工具

—————///臣妾做不到啊！///—————

你可能會(huì)說：臣妾做不到啊！

說了一大堆理論，聽起來不錯(cuò)，但是如果要我按照這個(gè)來做，那不得麻煩死，每封郵件都這么操作，打標(biāo)簽加任務(wù)列表，移來移去轉(zhuǎn)存文件夾太費(fèi)時(shí)間！

不要著急，一步步教你設(shè)置

——————///具體設(shè)置篇///——————

1設(shè)置“對(duì)話模式”

郵件點(diǎn)擊郵件列表，選擇對(duì)話模式（Conversation）。這會(huì)把相關(guān)郵件合并為一個(gè)對(duì)話樹

2設(shè)定標(biāo)簽

首先需要在Outlook里設(shè)定一些標(biāo)簽（Catelog）

介紹幾個(gè)火箭君的常用標(biāo)簽：

任務(wù)類

• @Job：需要一定工作量才能完成的工作

• @Job_Lite：很快就能完成的工作

• @Job_WhenPossible：低優(yōu)先級(jí)的工作

• @Waiting：正在等別人回復(fù)的

資源類

• @Read：讀一下就可以

• @Resources：一般資源類

• @Resources_Key：關(guān)鍵資源

完成后你的標(biāo)簽庫可能是這樣的：

3建立幾個(gè)文件夾作為“看板”

Job文件夾：任務(wù)類郵件看板

Read文件夾：“FYI”類郵件看板

Resources文件夾：放資源類郵件看板

Done文件夾：存放已經(jīng)完成的郵件

完成后你的文件夾可能是這樣的：

4設(shè)定“快速步驟(Quick-Step)”

這是最關(guān)鍵的一步，就靠這個(gè)解放我們的日常工作量了！

打開快速步驟管理的方法是這樣的：

首先：把默認(rèn)的快速步驟全刪了

然后：新建你的快速步驟！

——————///開始使用！///——————

所有設(shè)置完畢以后我們就可以開始高效工作了！

每天你在郵件處理上的標(biāo)準(zhǔn)步驟：

1. 利用快速步驟按鈕，分類郵件，把你的收件夾清空！

2. 到相應(yīng)“看板”里完成各個(gè)郵件提到的工作

3. 再次用快速步驟把郵件移動(dòng)到“已完成”看板