outlook 基本設(shè)置圖解圖文教程

Outlook的基本設(shè)置跟其他office軟件都是相通的，我們直接先打開(kāi)從選項(xiàng)卡中的文件說(shuō)起，如下：

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點(diǎn)擊”選項(xiàng)”：

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如果你的電腦上outlook不是你的常用或默認(rèn)郵件程序，請(qǐng)不用勾選上述的”啟動(dòng)選項(xiàng)”框；當(dāng)然，如果是，強(qiáng)烈建議你將此設(shè)置為你的默認(rèn)郵件系統(tǒng),勾選此框。

我們?cè)賮?lái)看左側(cè)欄中的選項(xiàng) – 郵件，這里我用紅色標(biāo)注了格式部分，如下：

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此處顯示的是郵件編輯的三種格式，那么這三種格式的區(qū)別分別在哪里呢？

我們先看HTML（超文本鏈接語(yǔ)言）：

我們?cè)诰帉?xiě)郵件的時(shí)候，也可以直接通過(guò)菜單中的按鈕進(jìn)行郵件格式的轉(zhuǎn)換，如下所示：

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當(dāng)我們插入附件的時(shí)候，我們可以看到專門有一個(gè)附件欄，附件將放入其中，我們?cè)谡�文中輸入帶鏈接的文本的時(shí)候，會(huì)自動(dòng)切換成超鏈接的形式，正文中如果添加圖片，也可以直接在正文中顯示出來(lái)。對(duì)于正文中的文字部分，我們是可以進(jìn)行字體顏色等的設(shè)置的。

再來(lái)看看RTF（Rich Text Format），翻譯過(guò)來(lái)是：豐富的語(yǔ)言格式。如下：

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我們同樣用上述方法比較，這個(gè)時(shí)候插入的附件，就不再是單獨(dú)的一欄了，而是直接嵌入到了我們的郵件正文之中。當(dāng)然，我們的網(wǎng)址仍然是以超鏈接的形式存在，圖片也是直接顯示在正文中。同樣字體顏色這些也是可以進(jìn)行設(shè)置的。

最后一個(gè)是純文本的格式，對(duì)于它來(lái)說(shuō)，支持的格式相當(dāng)少。正文中無(wú)法插入圖片，可以插入附件，顯示的方式跟HTML一樣，也是在一個(gè)單獨(dú)的欄中體現(xiàn)；無(wú)法加入帶鏈接的文本，正文中字體樣式，大小，顏色什么的無(wú)法進(jìn)行設(shè)置。大家可能覺(jué)得一無(wú)是處我干嘛用這個(gè)啊？！它的好處是：可在接收它的人員所使用的任何電子郵件軟件中正確顯示，還能有效防止病毒呢。

所以關(guān)于這個(gè)格式我們總結(jié)一下：HTML與RTF格式類似，這個(gè)設(shè)置沒(méi)有具體章法，都是根據(jù)自己的喜好而定。如果對(duì)方告知你收到的郵件是亂碼或者格式錯(cuò)亂，請(qǐng)將郵件格式改為純文本。

另外，下面這個(gè)特別提醒大家，關(guān)于郵件的簽名：

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簽名雖然不起眼，但是非常非常重要！

點(diǎn)擊上圖中的簽名按鈕，彈出：

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點(diǎn)擊上圖中的“新建”按鈕，彈出：

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給你的簽名取個(gè)名字，方便調(diào)用。確定之后在“編輯簽名”欄中輸入內(nèi)容：

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對(duì)于工作郵件，你可以輸入：

姓名、職位、部門、分機(jī)號(hào)或其他聯(lián)系方式、公司名稱或寄信地點(diǎn)等必要信息。至少你要讓人家知道你是誰(shuí)！

完成上述之后，點(diǎn)擊保存或確定即可。

一般第一次溝通，別人不知道你是誰(shuí)的情況下，我們使用正規(guī)的簽名，也顯得正式和尊重，熟悉了之后，我們就可以使用短簽名，所以O(shè)utlook比較人性化的提供了不同場(chǎng)景下使用不同簽名的方式，大家可以看到在選擇默認(rèn)簽名的時(shí)候有兩個(gè)選項(xiàng)，一個(gè)是新郵件使用的簽名，另一個(gè)是答復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)使用的簽名。你不同的郵箱也可以設(shè)置不同的簽名。

上述同樣的方法進(jìn)行短簽名的編輯之后，我們可以看到我最后的設(shè)置如下：

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再來(lái)說(shuō)說(shuō)郵件的閱讀窗格，有時(shí)候我們打開(kāi)outlook的時(shí)候，突然發(fā)現(xiàn)一片未讀郵件，強(qiáng)迫癥忍不了，所以我們可以進(jìn)行調(diào)整默認(rèn)已讀方式，不用雙擊郵件就可以直接將郵件的狀態(tài)由未讀轉(zhuǎn)為已讀。

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點(diǎn)擊“閱讀窗格”，彈出：

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勾選第一個(gè)，當(dāng)郵件在等待設(shè)置的時(shí)間后直接自動(dòng)變?yōu)橐炎x；

勾選第二個(gè)，只要點(diǎn)擊未讀郵件就直接變成已讀；

勾選第三個(gè)，空格鍵直接就可以滾動(dòng)閱讀郵件；

這些也是根據(jù)自己的習(xí)慣進(jìn)行設(shè)置就好。

接下來(lái)是郵件到達(dá)的提示：

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默認(rèn)上述勾選，點(diǎn)擊“桌面通知設(shè)置”，彈出：

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我們可以根據(jù)上述兩個(gè)滑標(biāo)進(jìn)行通知的顯示時(shí)長(zhǎng)以及透明度的設(shè)置。

繼續(xù)往下，我們來(lái)看看日歷界面及基本設(shè)置。

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在選項(xiàng)中，我們可以通過(guò)調(diào)整工作時(shí)間及工作周選項(xiàng)來(lái)設(shè)置日歷的顯示方式，如下：

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在日歷的界面中，我們可以給別人設(shè)定閱讀自己日歷的權(quán)限，一般情況，我們看對(duì)方的日歷是下面這種情況，如果你想了解你的下屬或讓你的下屬知道你的形成，我們可以將日歷權(quán)限進(jìn)行開(kāi)放。

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在日歷選項(xiàng)中，我們點(diǎn)擊“忙/閑選項(xiàng)”：

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彈出的對(duì)話框如下：

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添加完人員之后，你在讀取那里就可以選擇“詳細(xì)信息”，確定即可。這樣在對(duì)方的郵箱日歷界面你看到的就是下面這種：

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除此之外，我們也不用擔(dān)心不知道現(xiàn)在是多少周的問(wèn)題了。同樣可以設(shè)置：

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勾選之后，就是下面這樣了：

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當(dāng)然如果你在外企工作，有可能涉及兩個(gè)時(shí)區(qū)，那么我們同樣可以進(jìn)行設(shè)置，方便安排一些跨國(guó)的會(huì)議等。

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顯示的界面如下：