商務郵件撰寫六何法

郵件的撰寫其實也可以參考六何法，即5W1H（Who/When/Where/What/Why/How），這里可以去掉一個 Where 不做分析，因為郵件都是在網絡上傳輸的。

一、Who（寫給誰）

1.稱呼

稱呼取決于你與對方的親密程度，一般商務郵件不太推薦使用“Dear”作為稱呼，尤其是初次聯系的時候，“Dear”其實是關系非常親密的人之間的稱呼，用在商務郵件里不太適合，如果你確定跟對方關系很好，那么也無所謂。

如果客戶是外企，一般都有英文名，那么直接稱呼對方的英文名即可；如果客戶是國企或者民營企業，可以在對方的姓之后加上職級，如張經理；如果既不知道英文名也不知道職級，那么直接以先生/女士稱呼即可；

2.收件人/抄送/密送的區別

收件人是直接聯系人，是負責這個事情的人，通俗點說就是直接做事、干活的人，如果你需要對方在收到你的郵件后有所執行與回應，請一定要把他填在收件人中；

抄送對象是指跟這個事情有關系的人，比如客戶的領導、同事或者自己的領導、同事，他們只要知道項目進展就行，收到郵件后不需要有任何行動，也無需對你做出回應；

一般情況不建議使用密送，因為你無法確定對方的智商和情商是否會回復這封郵件，萬一對方不小心回復了所有人，那你就尷尬了。

二、Why/What（為什么要寫/寫什么）

1.初次建立聯系

此時你需要給對方做簡明扼要的自我介紹，告知對方你的姓名、公司名、職位，以及與對方的工作關系，說明此封郵件的目的，比如提供服務、尋求合作、希望得到對方的反饋與配合等意圖；

2.回復對方的郵件

此時你需要對對方郵件里提出的問題進行反饋，并且對他可能想了解的情況做一個補充，比如他在使用產品過程中發現問題，需要對他的問題及時回應，并思考他之后可能還會碰到哪些相關的問題，可以提前告知講解；

3.需要對方支持/配合/有所行動

首先要告訴對方項目的背景，寫明他需要做的事情以及事情的重要性，并告知對方你希望他回復你的時間節點；比如你郵件內容是報價方案，你需要對方配合你征詢老板意見，或者你與對方約定培訓時間，希望他在詢問所有同事確定好時間后回復你；

4.對重要事件做好告知工作

首先介紹事件背景，闡述事件的內容，以及重要事件對整個項目和對方的影響，比如續費時對方遲遲不回復你，你需要告知他如果不及時處理，到期后系統會自動停止服務，將嚴重影響他們的工作；

5.對復雜情況進行協商

首先介紹事件背景和現狀，指出目前面臨的挑戰，接著提出解決方案與建議，以及下一步的行動計劃。

三、When（什么時候寫）

1.及時

在約定好的時間內回復郵件；

2.即時

比如會議結束后，發送會議紀要；對方有問題時及時回應；問題解決后及時總結等；

3.關鍵時

比如對方一直不回復你的郵件，或者在約定事件節點即將到來或已經超出時，或者有重大問題發生時。

四、How（怎么寫）

1.態度一定要好，不帶任何情緒，對事不對人，而且要不帶任何個人主觀意見地對事，這時需注意千萬不要將你想表達的可能帶有個人情緒的內容加粗加大標紅出來，這樣會令對方反感甚至厭惡，只需將嚴重的情況用平和的情緒表達出來即可，就算對方不明白，對方的老板也會明白事情的嚴重性；

2.簡潔明了，突出要表達的重點；

3.不要表達得讓人容易產生歧義，表達要清楚，不能模棱兩可；

4.不要有錯別字；

5.不要出現法律/宗教等沖突的內容，不要有個人主觀色彩，尤其是對外企客戶；

6.留下感謝；

7.署名留下姓名和聯系方式；

8.發送前再次檢查，做最終審核。

郵件也能體現出一個人的專業程度，每次給客戶發送的郵件都能井井有條，清晰明了，讓客戶不處于云里霧里的狀態，客戶也會覺得你很靠譜，會不自覺地信賴你。

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