Outlook郵件管理辦法

今天介紹大家一種簡單易用，而且高效的方法，有序管理和分類Outlook郵件，讓你擺脫郵件混亂導致做事丟三落四的困惱。

每天下班前你的郵箱將非常地干凈清爽：

標簽、任務列表分類明確：

中心思想 看板管理

任務看板（Task-Board）

在生產制造領域已經有很悠久的歷史了。是在JIT方式甚至是計算機大規模普及應用之前就存在的很好的可視化過程管理方法。

下面這張圖是最簡單的任務看板

如果我們把每一條郵件的處理都看作一個“任務流程”，那么：

郵件的處理過程就是把每一封郵件從看板的一側按照某個規則移動到看板另一側的過程。

整個思路可以參考下圖

Email管理體系是什么樣？

• 收件夾（Inbox）：還沒有處理過的郵件
• 自建文件夾（Folder）：看板，存放不同狀態的郵件
• 類別（Category）：郵件的歸屬類別標簽
• 任務列表（Task List）：待辦事項

另外Outlook自帶的任務列表和小紅旗標記也是相當好用的工具。

一、具體如何設置？

設置對話模式

郵件點擊郵件列表，選擇對話模式（Conversation）。這會把相關郵件合并為一個對話樹：

設置標簽

首先需要在Outlook里設定一些標簽（Catelog）

介紹幾個常用標簽：

任務類

@Job：需要一定工作量才能完成的工作

@Job_Lite：很快就能完成的工作

@Job_WhenPossible：低優先級的工作

@Waiting：正在等別人回復的

資源類

@Read：讀一下就可以

@Resources：一般資源類

@Resources_Key：關鍵資源

完成后你的標簽庫可能是這樣的：

建立幾個文件夾作為“任務看板”

• Job文件夾：任務類郵件看板
• Read文件夾：“FYI”類郵件看板
• Resources文件夾：放資源類郵件看板
• Done文件夾：存放已經完成的郵件

完成后你的文件夾可能是這樣的：

設定“快速步驟(Quick-Step)”

這是最關鍵的一步，就靠這個解放我們的日常工作量了！

打開快速步驟管理的方法是這樣的

1）首先：把默認的快速步驟全刪了：

2）然后：新建自己的快速步驟

二、開始使用

所有設置完畢以后我們就可以開始高效工作了！

每天你在郵件處理上的標準步驟：

• 利用快速步驟按鈕，分類郵件，把你的收件夾清空！
• 到相應“看板”里完成各個郵件提到的工作
• 再次用快速步驟把郵件移動到“已完成”看板

三、郵件附件的管理

郵件中收到的附件怎么辦？留在郵件中還是拷貝下來放在電腦本地？

不管是以上哪種方法，都無法在需要時快速找到附件。推薦使用堅果云，實現郵件附件的保存和分享。

1）附件保存及搜索：

將郵件附件下載到本地后可以同步到堅果云云端中，需要查找時輸入文件標題中的關鍵詞就可以搜索：

2）附件的分享：

發送郵件時，附件文件以鏈接or郵件的形式直接分享，一個文件所有版本對應一個鏈接，杜絕多次上傳附件版本引起的文件版本錯亂：