如何高效使用OneNote的實戰技巧

onenote屬于office一員，非常容易上手，幾乎不需要任何額外的學習成本就能直接用起來。但上手簡單并不代表軟件本身很簡單，office向來以功能強大著稱，onenote當然也不例外。基于onenote優秀全面的功能架構，可發展出很多高效的應用規范或技巧。

目前總結了10個高效應用，后續不定期更新。（限于篇幅，很多功能的具體細節不便于展開，本文重點談思路，若對細節有疑問，可前往公眾號onenote專欄查看相關具體文章。）

快捷鍵：讓操作變得更快

將快捷鍵放在第一個，是因為這是任何人都可以輕松掌握的高效利器。快捷鍵，小可以節省某個具體操作的時間，大可以徹底改變行為范式。

借助Alt鍵，onenote可以為所有菜單功能有限自由地定義快捷鍵；結合三方熱鍵類軟件如AutoHotKey，不僅可以完全自由地定義快捷鍵，而且可以將一系列操作集成在一個快捷鍵中。（具體用法可參考onenote快捷鍵系列、AHK系列文章）

例如，在onenote中，默認的6個標題樣式的快捷鍵為Ctrl+Alt+1～6，若熟練后，可以快速添加樣式。但客觀而言，這個快捷鍵組合要按下三個鍵，而這三個鍵在鍵盤上的跨度挺大，不算特別方便。

借助AHK，可以將“Ctrl+Alt+1～6”重映射為例如“F1～6”,以后只需按F1就可以為onenote內容添加一級標題。這個映射對我的改變特別大：以前極不喜歡用默認快捷鍵添加標題樣式，現在則特別喜歡用F系列鍵添加標題，進而還改變了閱讀習慣。

再比如，我所有文章都是在onenote中寫的，有的文章頁面會包含很多圖片，要將這些圖片導出后上傳到網絡，怎么做？onenote不支持批量導出圖片，但可以先導出word，然后另存為網頁，從而得到所有圖片文件，這個操作包含了十多個具體步驟，相當繁瑣。可以在AHK中記錄下這些步驟，然后保存在快捷鍵如“Ctrl+S”中，以后只需按下該快捷鍵，就能得到所有圖片，而不用自己一步步去選擇操作。

天然目錄層級：構建知識系統

網絡時代，我們隨時可獲取海量的信息，但這些信息充其量只是知識碎片，這些碎片在準確歸類到你自己的知識系統之前，幾乎沒有任何意義。

onenote默認的“筆記本-分區-頁面-子頁面”的層級結構，是天然的知識管理結構。一般而言，用一個分區來管理一個知識主題綽綽有余。

這個天然的目錄層級，可以在正反兩個方向發揮作用：拆書、成書。

例如，當需要從零開始建立某個主題例如onenote的知識系統時，可以先做個同主題閱讀，閱讀過程可以在onenote中進行：

1、拆書：先將書籍導入onenote，然后結合標題樣式、標記等工具在閱讀過程中對書籍進行拆解。

2、成書：導出閱讀筆記，總結后建立自己的onenote知識體系。有了一個完善的知識框架后，今后學到的新知識點都能正確歸類到系統中，不斷完善系統；而非四處亂放，日益混亂。一個完整的onenote知識系統至少意味著一本書的體量了，成書就是這個意思——構建知識系統。

拆書與成書，也是我在onenote中最重要、最常用的兩個實際應用。

閱讀神器：目錄與思維導圖

上面提到在onenote中閱讀一本書，或許會讓很多人疑惑不解，那么多現成的閱讀APP不用，干嘛要在onenote中閱讀？以前我也這么想，但現在主要在onenote中閱讀，原因：效率高。（本項會談談我的閱讀習慣的轉變，只是個人經驗，或許能為大家擴展一些思路，但畢竟每個人的閱讀習慣不同，選擇自己覺得有效率的方式便好。）

下圖是我在某閱讀軟件上的閱歷，2600多個小時。

某一天，看著這個記錄開始反思，投入了這么多時間，到底成長了多少？四處查找一通后突然發現，竟然拿不出任何成果數據來證明自己的成長！之前一直追求閱讀量，但忽略了成果輸出，讀了基本等于白讀：只能回憶起一些零碎細節，卻無法系統向自己或別人輸出觀點。

轉為onenote閱讀后，讀完每一本有價值的書，都能立刻輸出兩項重要成果：思維導圖、書評。思維導圖專注于建立知識框架，書評則記錄閱讀感受以及最重要的一些收獲。為什么能做到立刻輸出呢？得益于onenote中兩項基礎而重要的功能：標題和標記。

①. 標題。在閱讀時同步提取關鍵詞并設置為標題樣式，閱讀完成后導出標題目錄，導入思維導圖類軟件后瞬間就可以得到初版的思維導圖成果。

②. 標記。在閱讀時同步添加備注標記，讀完后導出摘要頁，稍加整理便能形成一篇書評。

轉為onenote閱讀后，導圖和書評都是在閱讀完成后瞬間就能得到。而在以前，得先導出閱讀筆記，結合閱讀筆記和原書，一個個新建節點建立導圖，然后再花時間寫書評，輸出這兩項成果幾乎要花上和讀完全書差不多的時間。

下面這張gif演示了從目錄到導圖的整個過程，不到一分鐘就能搞定。這張圖是以前做的，演示效果上有不少細節有待完善，但成圖過程已經完整展示出來了。

想象一下，用APP好不容易花了20小時讀完一本書，輸出成果竟然還需20小時？！哪來這么多時間，當然也就不愿意輸出成果了。而用onenote花21小時讀完，只需不到一小時就能輸出思維導圖和書評兩項成果，何樂而不為？

目前已經在onenote中讀了一百多本書，仔細讀完的書也已超過七十本，有價值的書都在讀完后同步輸出了思維導圖和書評，如果對這些閱讀成果感興趣，可以前往公眾號“cas01”的“思維導圖”專欄查看（文章末尾一般有對應的書評鏈接），具體書評則放在公眾號“小斯想”的“書評”專欄，這些書絕大部分都是在onenote中完成閱讀的。

標記：從素材到系統

onenote標記和印象筆記標簽的定位完全不同：后者針對頁面，前者直接應用于具體的段落內容。onenote標記具有兩個十分重要的意義：信息分類和任務管理。

下圖是onenote自定義標記的所有默認圖標，第一列全部是可勾選圖標：未勾選代表待辦，勾選代表已完成。勾選狀態有專門的tagCompleted屬性，是可以被識別的。勾選標記，用來做任務管理再適合不過。

此處想強調的是標記的另一個意義：信息分類。前面提到在onenote讀完一本書，可以立刻輸出一篇書評，怎么做到呢？

我寫書評有一套基本的范式：初衷、引題、背景、主線、點評、總結。為以上六點各自建立一個標記，在閱讀時同步添加閱讀筆記并添加對應標記，讀完后，導出摘要頁，六類標記對應的筆記就全部提取出來了，稍加整理就能形成一篇完整書評。

每個人都或多或少有一些相對成熟的學習范式，可以將它集成到標記規范中。在onenote中做閱讀或總結時，規范地為碎片信息添加標記，然后導出摘要頁，立刻就能得到一套系統的輸出成果。讓標記變得高效起來。

鏈接：打造私人的知識互聯網

onenote的鏈接功能，極其強大卻很少被人提及。

互聯網，大家很熟悉，而鏈接則是整個互聯網世界的基石，缺了它，“互聯網”三個字中的每一個字都不可能實現。互聯網是一個由無數頁面組成的、通過鏈接相互交叉連接而成的巨大網絡世界，某種程度上代表了整個人類的認知世界。

有意思的是，在onenote中，你完全可以為自己打造一個私人互聯網，這個網絡則是你個人的認知世界。為什么onenote能做到？因為onenote中也有一套優秀且完備的內鏈和外鏈機制。

下面這張gif效果圖，詳細展示了在onenote筆記容器中輸入文本時自動形成鏈接的三種典型情況：

第一類鏈接以“http://”開頭，屬于外鏈，可以指向互聯網上的任何網頁；

第二類鏈接以“file:/”開頭，屬于外鏈，可以指向你當前電腦上的任何文件；

第三類鏈接以“onenote:/”開頭，屬于onenote內部鏈接，可以指向onenote中的任何筆記本、分區組、分區、頁面、段落等內部對象。

有了這套完備的內鏈和外鏈機制，按自己的想法打造互聯網即可。

onenote的鏈接和高效又有什么關系呢？三個重要意義：①. 讓系統間的聯系變得更緊密，知識點間、學科間，均可以通過鏈接讓彼此建立關聯；②. 當知識體系越來越龐大時，通過鏈接可減少大量冗余信息；③. 建立導航目錄。

協同：借翅高飛

onenote本身已經足夠強大，但基于其強大的底層功能架構，可以和很多第三方軟件產生相當高效地協同，讓onenote變得更加強大。

office

onenote屬于office一員，自然能和家族的其他成員很好地協同工作。

outlook。如果你習慣用outlook管理日程，可以直接在onenote中建立outlook任務，點擊可以直接跳轉outlook。換句話說，你可以直接在onenote中用outlook管理任務。

word與PPT。打開word或PPT文檔，建立onenote停靠窗口，此時在onenote中鍵入的筆記為鏈接筆記，鏈接自動指向當前的word或PPT文檔；如果是從文檔中復制內容進onenote，鏈接則可以轉至內容來源的具體位置（準確到被選擇字符區域）。

Excel。onenote表格幾乎沒有數據處理能力，如果想在onenote中放一個能隨時處理數據的表格呢？簡單，插入Excel即可。onenote支持插入任何格式的Excel表，例如，你可以將包含宏模板的表格插入onenote，用Excel處理數據，在onenote中顯示結果。

Visio。可以直接將visio成果文件插入至onenote中正常顯示，點擊圖片可以用visio打開源圖進行編輯。

AutoHotKey

AutoHotKey（簡稱AHK）是一款免費的、Windows平臺下開源的熱鍵腳本語言。通過發送鍵盤或鼠標的鍵擊動作命令來實現幾乎所有操作的自動化。

關于AHK的具體應用，前面講快捷鍵時已經舉了兩個具體的例子，此處不再贅述。這里想強調的是，AHK的應用并不局限于onenote，它可以在電腦的方方面面大幅提高效率。

而AHK之所以能超大幅度提高onenote使用效率，是基于onenote完美的功能架構：你可以用鍵盤喚醒onenote中的幾乎任意功能！這為AHK自由操作onenote提供了核心基礎。

思維導圖

段落層級在onenote中是個重要概念，在思維導圖軟件（例如Novamind）中同樣如此！基于層級，可以很方便在onenote目錄和思維導圖之間進行轉換。

在上一個回答（地址：onenote到底有多強大？如何高效應用它？附思維導圖）中，已經詳細舉例說明了從目錄到導圖的轉換，此處不再贅述。

在前面的“閱讀神器”部分提到，在onenote中按規范閱讀完一本書后可以在瞬間輸出完整的思維導圖成果圖，大幅縮短了制圖時間。為什么在onenote中閱讀可以做到快速出圖呢？當然是基于onenote良好的功能環境。

首先，onenote支持各種富文本，在onenote中可以很好地展示出一本電子書的全部內容；其次，onenote中有很多和層級相關的內置功能，例如折疊展開、選擇指定層級等等，這些都能在閱讀書籍和隨書備注的相關細節上提供便利；最后，就是從筆記本-分區-頁-子頁這個目錄層級，再到標題1至標題6這個頁面內容層級，如此天然而細致的層級結構，足夠將一本書拆解得清清楚楚，而借助宏腳本，可以輕松導出整個詳細目錄結構，而從目錄TXT到思維導圖成果，只需導圖軟件中的一步簡單操作——“導入”即可。

閱讀成果、CAS知識體系等所有思維導圖成果都會陸續放在公眾號“小斯想”上，回復“導圖”即可獲取。

插件：自定義功能擴展

Onetastic

onenote不支持VBA，插件Onetastic是個不錯的替代品。

Onetastic的語法內容少且簡單，比VBA容易得多，稍加了解便可快速上手寫腳本。如果討厭編程也沒關系，Onetastic官網上目前已經超過600個現成腳本，常用功能基本都包含了，直接安裝使用即可。

腳本通常意味著批量處理，其效率自然遠遠高于自己手動去逐個調整。若onenote用得頻繁，肯定會經常出現一些固定的需要重復處理的操作，腳本是最好的解決辦法。

例如我比較常用的腳本有：生成目錄、統一圖片尺寸、批量生成頁面、批量處理特定段落、查找并高亮、查看段落時間屬性等等二三十個，這些腳本基本都是我自己寫或改寫的，大部分已經分享過，公眾號“小斯想”回復“onenote”即可獲取相關資源。

OneCalendar是Onetastic中附帶的一個日歷工具，很好用的一個工具，用它可以很方便地查看onenote筆記的時間線。

COM加載項

Onetastic簡單方便，但功能畢竟有限。如果覺得Onetastic不夠用，可以試試COM加載項，可調用的相關工具包就很豐富了。

onenote本身已經相對冷門，對應的COM加載項編程就更加冷門了。想寫onenote插件，得自己從頭開始敲代碼，而且相關的參考教程極少，基本得靠自己摸索。幸運的是，網上已經有一些不錯的插件。

例如，我個人比較喜歡的插件功能有：日記本、收藏頁面、樣式風格定制、互鏈跳轉批注、批量添加內容區塊（日歷、信息模板等）、批量調整圖片、頁面標簽、代碼高亮等等，這些功能目前還僅限于在我自己的桌面版onenote上正常折騰使用，等有時間測試后，會將插件文件分享出來，安裝即可使用，感興趣的可以保持關注。

日程管理利器：從搜集到規劃

onenote是天然的知識系統管理工具，普通的信息記錄、日程管理等工作自然也不在話下。內置功能再加上一些三方協同，可以輕松將onenote打造為日程管理利器。

GTD時間管理主要由兩大部分構成：搜集籃、任務管理。

搜集籃，就是將所有待處理信息從你的大腦中清空，扔進搜集籃。誰來擔任這個搜集籃呢？onenote客戶端有個很好用的工具——徽章。現在的人，手機基本不離手，徽章能吸附在手機屏幕的一側，可以隨時隨地點開記錄靈感或信息。

定期處理搜集籃，將信息歸類，做好任務規劃。例如我采用了4張清單（對應4個onenote頁面）管理任務：今日安排、本月計劃、長期規劃、將來也許。

今日安排在當天可能會被頻繁查看，那么如何做到隨時都能方便地跳轉至該頁面呢？我主要用過兩種方法：

①. 協同AHK，可以一鍵將onenote日程管理頁面（當然，也能切換到任意你想要貼邊的頁面）窗口貼邊隱藏，鼠標移動至邊界，窗口自動出現，鼠標離開窗口，窗口自動貼邊隱藏。這樣，你可以隨時調出日程頁面進行查看或修改。

②. 協同日記本插件，點擊“日記”控件（或使用快捷鍵），即可跳轉至今天的日記頁面，今日安排和搜集籃均可以集成至日記中。

畫布：示意圖輕松畫

onenote頁面可以當成一張無限大的畫布，除了記錄筆記，還可以隨心所欲地畫圖。而我個人則很喜歡用onenote來畫示意圖。

公眾號小斯想上的很多內容配圖和封面圖，都是在onenote中加工出來的。onenote相當于一個小型的PS了，筆記容器、圖片、手繪等頁面元素都可以當成一個獨立的圖層，任意疊加組合后出圖。之后若想調整，隨時回來調整即可。

順便再提一下用onenote迅速制作長圖的的技巧。復制onenote頁面中的內容，在某些三方編輯器（如QQ對話框、系統自帶的畫圖工具等）中粘貼，當前選擇區域的內容會自動變為一張圖片，所見即所得。例如你在onenote中寫了一篇圖文并茂、排版優美的長文章，復制整個文章區域然后第三方粘貼，一張完美的長圖就誕生了。

管理原則：CAS系統、奧卡姆剃刀

對我而言，onenote最核心的功能便是建立和管理知識系統。onenote用了這么多年，也逐漸建立起一套完善的管理規范。下面簡單介紹一下我的個人管理經驗。

我將分區定為知識系統的基本單位，也就是說，用一個分區管理一個主題的知識系統（例如onenote基礎）。每個知識系統具體由兩部分構成：CAS（抽象化的一套原則系統，包含六個固定頁面：本質、目標、原則、框架、實踐、反思）、具體內容。onenote基礎部分的所有知識點，無論是具體的知識細節還是高效操作技巧或應用原則，都能在該分區下找到合適位置進行歸類。

當你確定自己的管理范式后，就可以借用宏腳本快速建立知識體系的目錄框架：

我的每個分區下都是以一套CAS開始的，這個頁面組合可以用宏一鍵生成：

而如果你已經建立起某知識系統的具體框架目錄，也可以用宏一鍵建立分區的互鏈目錄頁面：

當onenote內容越來越多時，可能會遇到管理災難：出現越來越多模棱兩可的分區。對于分區數量上的管理，建議使用奧卡姆剃刀：如無必要，勿增分區。如何判斷是否必要？有個很簡單的原則，當出現某個素材猶豫著該放哪個分區時，可能就該精簡分區了。追求一個結果：要放時知道放哪，想找時能快速找到。