OneNote到底有多強(qiáng)大？如何高效應(yīng)用OneNote

onenote深度用戶，用齡超過8年。個(gè)人對(duì)onenote十分依賴，九分滿意，而在用過的所有筆記本中，onenote無疑是最愛，而且遠(yuǎn)勝其他。

下面結(jié)合我這些年的使用經(jīng)驗(yàn)，全面梳理onenote桌面版到底有多強(qiáng)大，順便會(huì)提及一些高效應(yīng)用點(diǎn)。如果你對(duì)onenote了解不深但又對(duì)它感興趣，這篇文章應(yīng)該能給你帶來程度不定的收獲或啟示。

個(gè)人感受會(huì)隨著使用體驗(yàn)的增長而發(fā)生變化，本文不定期更新。

基本概念，為什么是OneNote？

結(jié)緣OneNote

最初知道onenote是朋友的推薦，盡管在此四五年前就已經(jīng)開始接觸并使用office的三大套件，但卻從來沒聽說過onenote。當(dāng)朋友說完“這是office套件中的筆記本軟件，很好用”，立馬就下載安裝試了試，一見如故，即時(shí)入坑。onenote實(shí)在是太適合用來做知識(shí)管理了，而普通的記錄、搜集等功能更是不在話下。

onenote特點(diǎn)

作為office套件之一，onenote的功能界面和三大套件一致，上手極其簡單；onenote早在2014年就已經(jīng)免費(fèi)；默認(rèn)的“筆記本-分區(qū)-頁面”的層級(jí)結(jié)構(gòu)，是天然的知識(shí)管理結(jié)構(gòu)；onenote頁面就像一張無限大的紙張，記錄筆記極其自由；頁面中的筆記容器可以無所不包，同時(shí)又可以為自由的頁面添加高效的內(nèi)容管理規(guī)范；桌面、安卓、蘋果、web端全平臺(tái)覆蓋，并且每個(gè)平臺(tái)都有一些獨(dú)有特色，隨時(shí)隨地記錄，全平臺(tái)同步……

基于onenote優(yōu)秀的功能架構(gòu)，可擴(kuò)展的高效應(yīng)用規(guī)范實(shí)在太多。

“層級(jí)”概念在onenote中隨處可見，可以細(xì)分為三種：筆記本目錄層級(jí)、頁面元素層級(jí)、內(nèi)容段落層級(jí)。

筆記本目錄層級(jí)

筆記本目錄層級(jí)：筆記本-分區(qū)組-分區(qū)-頁面-子頁面。一個(gè)分區(qū)可以當(dāng)成一本書，頁和子頁可以表示具體章節(jié)，分區(qū)組可以用來表示同主題類書籍，而一個(gè)筆記本足夠用來存儲(chǔ)一個(gè)基礎(chǔ)學(xué)科。在這個(gè)天然的層級(jí)結(jié)構(gòu)下，用onenote閱讀一本書，或用onenote寫出一本書（即建立一套知識(shí)體系），都很方便和自然。

（順便提一下，onenote的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)相當(dāng)高效，說說我的實(shí)際體驗(yàn)：可以在一個(gè)onenote頁面中輕松加入幾十圖加上萬字，不會(huì)出現(xiàn)操作變慢的情況；即便增加到幾百圖幾萬字后操作開始變慢，但這種緩慢并不會(huì)影響到同一分區(qū)下其他內(nèi)容量較少的頁面；當(dāng)每個(gè)頁面內(nèi)容適量時(shí)，一個(gè)分區(qū)可以輕松容納幾個(gè)G的數(shù)字內(nèi)容，而且不會(huì)有任何慢速感覺。而分區(qū)是onenote的基本存儲(chǔ)單位，一個(gè)筆記本下可以包含無數(shù)個(gè)分區(qū)，僅用一個(gè)筆記本就可管理一整個(gè)基礎(chǔ)學(xué)科一點(diǎn)不夸張（可以，但無必要，可根據(jù)實(shí)際情況細(xì)分）。只要你電腦的緩存空間足夠大，onenote筆記本就能管理大量內(nèi)容且不會(huì)拖慢軟件運(yùn)行速度。）

頁面元素層級(jí)

onenote頁面元素中，有個(gè)核心概念叫“筆記容器”，筆記容器下可以包含文本、表格、圖片、手寫、音頻、視頻、文件等幾乎任何元素。繪圖筆記、外部文件、圖片等元素也可以不依附筆記容器獨(dú)立存在于頁面中。靈活應(yīng)用，內(nèi)容管理既規(guī)范又自由。

內(nèi)容段落層級(jí)

在段落A后回車，然后Tab縮進(jìn)建立新段落B，AB段落就形成了父子層級(jí)，此時(shí)在A前面的段落指示符上雙擊就可以折疊或展開B段落。可以添加任意多層縮進(jìn)。onenote中提供了很多和內(nèi)容層級(jí)相關(guān)的功能，在管理和顯示內(nèi)容方面都很方便。

筆記元素

onenote頁面中能容納的筆記元素很多，下面介紹一些重點(diǎn)元素的典型特征。

文本段落

文本段落很基礎(chǔ)普遍，它也包含了很多內(nèi)置屬性。我個(gè)人比較喜歡的一類冷門屬性：時(shí)間屬性。記錄在onenote頁面中的每一個(gè)文本段落，都自動(dòng)包含了創(chuàng)建時(shí)間和修改時(shí)間，這意味著，onenote同時(shí)記錄下了你自身的歷史：你在哪一年哪一天哪一刻在onenote中記錄或修改了哪一段內(nèi)容，onenote全給你記下了。所以，在onenote中記錄的不僅僅只是內(nèi)容，還有完整的時(shí)間線。

圖片

安裝onenote后，相當(dāng)于也同時(shí)安裝了一個(gè)截圖軟件和打印機(jī)：通過快捷鍵“Windows+S”可以快速截圖；通過“打印至onenote”可以將很多文檔（如PDF）打印至onenote筆記本中。

鏈接

這是onenote極其強(qiáng)大但卻很少被人提及的一個(gè)功能。互聯(lián)網(wǎng)，大家都很熟悉了，而在onenote中也有一套優(yōu)秀且完備的內(nèi)鏈和外鏈機(jī)制，你完全可以為自己打造一個(gè)私人的onenote互聯(lián)內(nèi)容體系。

表格

onenote中的表格和Excel有很大區(qū)別。在onenote中，在文本之間按下Tab鍵就可以快速制表，表格可以無限嵌套。Excel表格精于計(jì)算或管理數(shù)據(jù)，而onenote表格則非常適合用來排版，例如下面的四象限模板：

文件附件

電腦中的任何數(shù)據(jù)文件，都可以以插入附件的形式添加到onenote中，添加進(jìn)來的并不是指向文件的快捷方式，而是實(shí)實(shí)在在的文件副本。某種程度上，你甚至可以用onenote來管理你的很多小文件（例如文本、代碼文件）。

繪圖或手寫筆記

如果你有一支電子筆，那完全可以把onenote頁面當(dāng)成一張無限大的紙，在上面隨意寫寫畫畫，書寫自由，修改也方便。

錄音

在onenote中錄音時(shí)，可以同步添加一些信息備注段落，這些段落會(huì)自動(dòng)成為當(dāng)前錄音的時(shí)間錨點(diǎn)，點(diǎn)擊段落前的播放圖標(biāo)，自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到記錄時(shí)刻，這些段落相當(dāng)于為錄音文件添加了一個(gè)時(shí)間目錄。

在線視頻

幾個(gè)較新版本onenote中增加了一些功能，其中，在線視頻還不錯(cuò)，目前支持嵌入30多個(gè)網(wǎng)站的內(nèi)容，可惜都是國外的網(wǎng)站（如YouTube），少部分網(wǎng)站國內(nèi)可直接訪問。插入視頻的方法很簡單，只需粘貼視頻地址即可，頁面上自動(dòng)嵌入播放窗口，點(diǎn)擊播放按鈕可直接在頁面上播放，還可以縮放播放窗口的大小。

其他元素

其他例如錄像、公式符號(hào)、頁面模板等等內(nèi)容就不詳述了，自己操作一下就能清楚用法。

功能操作

復(fù)制粘貼

這里提一個(gè)相對(duì)冷門的技巧，復(fù)制onenote頁面中的內(nèi)容，在一些三方編輯器（例如QQ對(duì)話框、系統(tǒng)自帶的畫圖工具等）中粘貼，當(dāng)前選擇區(qū)域的內(nèi)容會(huì)自動(dòng)變?yōu)橐粡垐D片，所見即所得。例如你在onenote中寫了一篇圖文并茂、排版優(yōu)美的長文章，復(fù)制整個(gè)文章區(qū)域然后第三方粘貼，一張完美的長圖就誕生了。

OCR功能

onenote具備OCR （Optical Character Recognition，光學(xué)字符識(shí)別，即將圖片中的文字轉(zhuǎn)換為文本格式）功能，能識(shí)別圖片中的文字，而且效果很不錯(cuò)。這個(gè)功能在onenote中有好幾個(gè)具體應(yīng)用，例如你可以將圖片中的文本復(fù)制出來，也可以在搜索時(shí)搜到圖片中的匹配文字。

樣式

盡管onenote不支持自定義樣式，但其中的6個(gè)標(biāo)題樣式依然極其實(shí)用，尤其是在后續(xù)的腳本擴(kuò)展中。通過微內(nèi)容添加標(biāo)題樣式，借助宏可以很方便地生成目錄或批量更改樣式外觀。

標(biāo)記

和印象筆記標(biāo)簽的定位完全不同，onenote標(biāo)記有兩個(gè)十分重要的意義：信息分類和任務(wù)管理，而且配套的標(biāo)記搜索和摘要等功能很方便全面。不少人希望在onenote中為頁面添加標(biāo)簽，該功能也已經(jīng)有插件實(shí)現(xiàn)，有空再細(xì)談。

搜索

onenote的搜索機(jī)制極其強(qiáng)大，它不只能搜索純文本，連手寫、圖片、錄音、錄像中的信息都能給搜索出來，相當(dāng)黑科技。而且支持AND、OR等邏輯運(yùn)算符來優(yōu)化搜索組合。

停靠到桌面

點(diǎn)擊停靠窗口，onenote窗口會(huì)自動(dòng)停靠在屏幕右側(cè)，此時(shí)可以一邊瀏覽左側(cè)的參考文檔，一邊在onenote中記錄筆記，如果此時(shí)從word或IE瀏覽器等軟件中復(fù)制粘貼，會(huì)自動(dòng)形成指向原出處的鏈接筆記。

歷史記錄

“歷史記錄”功能選項(xiàng)卡下有很多有意思的功能：onenote的頁面保留著該頁面的歷史版本；自動(dòng)高亮未讀筆記；對(duì)于多人協(xié)作的共享筆記本，可以顯示每個(gè)段落的作者；刪除的內(nèi)容會(huì)移至回收站保留兩個(gè)月，誤刪時(shí)可以去回收站找……

自定義設(shè)置

快速訪問欄、自定義工具欄、自定義短語等實(shí)用功能都可以在“選項(xiàng)”中設(shè)置，一些新版本中的onenote，增加了“暗黑”主題，很炫酷。

快捷鍵

快捷鍵幾乎可以看成“高效”的代名詞，同樣一個(gè)操作，用和不用快捷鍵，時(shí)間上可以相差好幾倍。

onenote 2013桌面版的官方文檔中，列出了近200組快捷鍵。僅從數(shù)量上，已經(jīng)能感受到onenote快捷鍵的強(qiáng)大。其實(shí)，對(duì)于office套件而言，更為強(qiáng)大的一個(gè)功能是——你可以為所有控件功能自定義快捷鍵。

雖然onenote（以及其他office套件）中不支持自由定義快捷鍵，但卻可以通過Alt鍵的隱藏技巧為控件功能設(shè)置快捷鍵，具體分為兩種：

①. 將控件發(fā)送至快速訪問欄，然后可通過“Alt+數(shù)字”快速調(diào)用對(duì)應(yīng)功能；

②. 按Alt鍵會(huì)喚醒功能區(qū)的按鍵提示信息，根據(jù)提示依次按鍵即可調(diào)用相應(yīng)功能。例如用[Alt+N, F]插入文件。

快捷鍵是高效利器，雖然onenote中的快捷鍵體系已經(jīng)足夠強(qiáng)大，但我們依然可以借助第三方軟件讓onenote快捷鍵變得更快。

三方協(xié)同，讓onenote更加強(qiáng)大

AutoHotKey

AutoHotKey（簡稱AHK）是一款免費(fèi)的、Windows平臺(tái)下開源的熱鍵腳本語言。通過發(fā)送鍵盤或鼠標(biāo)的鍵擊動(dòng)作命令來實(shí)現(xiàn)幾乎所有操作的自動(dòng)化。

結(jié)合Alt鍵，onenote中可以為幾乎所有菜單控件功能添加快捷鍵，但在組合鍵設(shè)置上比較受限。協(xié)同AHK后，可以自由為onenote任意控件功能設(shè)置任意快捷鍵，工作效率成倍提高。

例如前面提高的插入文件[Alt+N, F]，可以在AHK中幾行代碼重映射為例如[F1]，以后只需按F1就能插入文件。

AHK的應(yīng)用并不局限于onenote，它可以在電腦的方方面面大幅提高效率。

Onetastic

不支持VBA，是onenote的一大遺憾。好在還有一款類似插件Onetastic，雖然比不上官方的VBA，但足夠?qū)崿F(xiàn)很多日常的擴(kuò)展需求。

Onetastic的語法內(nèi)容少且簡單，界面也很友好，比VBA容易得多，有點(diǎn)編程經(jīng)驗(yàn)的人應(yīng)該能快速上手寫腳本。而且，Onetastic官網(wǎng)上目前已經(jīng)超過600個(gè)現(xiàn)成腳本，很多常用功能都有，直接安裝使用即可。

例如我比較常用的腳本有：生成目錄、統(tǒng)一圖片尺寸、批量生成頁面、批量處理特定段落、查找并高亮、查看段落時(shí)間屬性等等二三十個(gè)，這些腳本基本都是我自己寫或改寫的，大部分已經(jīng)分享過，公眾號(hào)“小斯想”回復(fù)“onenote”即可獲取相關(guān)資源。

OneCalendar

OneCalendar是Onetastic中附帶的一個(gè)日歷工具，很好用的一個(gè)工具，它最大的用途就是——查看onenote筆記的時(shí)間線。

例如，我用onenote八九年了，這些年來，我每天用onenote做了哪些事，只需打開OneCalendar，整個(gè)時(shí)間線清楚展現(xiàn)在眼前，在標(biāo)題上懸浮時(shí)可以顯示頁面預(yù)覽圖。

用日歷對(duì)我的onenote起始筆記進(jìn)行了考古，發(fā)現(xiàn)最早的筆記居然在2011年底，比想象中早了不少。

思維導(dǎo)圖

段落層級(jí)在onenote中是個(gè)重要概念，在思維導(dǎo)圖軟件中同樣如此！而基于層級(jí)這一概念，可以很方便在onenote目錄和思維導(dǎo)圖之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

如果你在onenote中按規(guī)范（添加關(guān)鍵詞標(biāo)題備注）拆解了一本書，或者是一篇長教程，此時(shí)，要將標(biāo)題目錄轉(zhuǎn)換成一張導(dǎo)圖，幾分鐘內(nèi)就可以搞定。

例如，下面三張圖展示了我用onenote閱讀《愚昧者的愚昧》這本書以及讀完全書后即時(shí)生成的思維導(dǎo)圖成果：

下圖是閱讀完成后生成的關(guān)鍵詞目錄：

下圖是直接導(dǎo)入目錄文本生成的導(dǎo)圖：

下圖是整本書的完整思維導(dǎo)圖預(yù)覽圖：

目前已經(jīng)在onenote中讀完了六七十本書，除了少部分價(jià)值不大的書，其他有價(jià)值的書則都在讀完后同步輸出了導(dǎo)圖。以前用閱讀類APP花10小時(shí)讀完一本有價(jià)值的書，單獨(dú)制作該書的初版（不作美化）思維導(dǎo)圖一般得花5小時(shí)以上，不同體內(nèi)容體量，時(shí)長不一，但基本得花閱讀時(shí)間的一半以上；而現(xiàn)在，在onenote中閱讀時(shí)隨手添加關(guān)鍵詞，讀完后，輸出初版導(dǎo)圖，5分鐘綽綽有余，無論內(nèi)容多少。

閱讀成果、CAS知識(shí)體系等所有思維導(dǎo)圖成果都會(huì)陸續(xù)放在公眾號(hào)“小斯想”上，回復(fù)“導(dǎo)圖”即可獲取。

COM加載項(xiàng)

onenote屬于office家族，是微軟的產(chǎn)品，有了微軟這個(gè)大后臺(tái)，其可編程擴(kuò)展的空間很大。如果你覺得Onetastic功能還不夠用，可以試試COM加載項(xiàng)，可調(diào)用的工具包很豐富。

不過，onenote在office中本來就很冷門，其對(duì)應(yīng)的COM加載項(xiàng)就更加冷門了。不僅VBA，VSTO（office開發(fā)工具包）同樣沒有onenote的份，想為onenote寫插件，得自己從頭開始敲代碼。

幸運(yùn)的是，網(wǎng)上其實(shí)已經(jīng)有網(wǎng)友分享了一些不錯(cuò)的插件，盡管數(shù)量極其有限，但也基本夠用。例如我個(gè)人比較喜歡的插件功能有：日記本、收藏頁面、樣式風(fēng)格定制、互鏈跳轉(zhuǎn)批注、批量添加內(nèi)容區(qū)塊（日歷、信息模板等）、批量調(diào)整圖片、頁面標(biāo)簽、代碼高亮等等，這些功能目前還僅限于在我自己的桌面版onenote上正常折騰使用，等有時(shí)間測試后，會(huì)將插件文件分享出來，安裝即可使用，感興趣的可以保持關(guān)注。

不足之處

onenote桌面版雖然已經(jīng)很強(qiáng)大，但我對(duì)它的評(píng)價(jià)依然只有九分滿意，缺的一分在哪里呢？

onenote中的小缺陷其實(shí)不少，由于onenote桌面版一度處于被微軟拋棄的悲慘境地，這些缺陷也基本看不到完善的希望。既然如此，那就只有靠自己想替代方案了。

中文搜索Bug

這是我個(gè)人最難以忍受的onenote桌面版的Bug（不是缺陷，是實(shí)實(shí)在在的Bug）：就在眼前的多個(gè)匹配詞，它就是匹配不到（例如搜索“反思”，下圖紅色高亮處均為搜索不到的情況）。中文搜索Bug有一些特定的規(guī)律，之前在“onenote搜索機(jī)制”系列文章中詳細(xì)介紹過，基于這些規(guī)律，可以對(duì)應(yīng)地更改一下內(nèi)容管理或搜索技巧，降低不利影響。

同步慢

被廣為吐槽的一大缺點(diǎn)，不過對(duì)我?guī)缀鯖]影響。我個(gè)人只喜歡用本地筆記本，云筆記本僅用來記錄靈感或搜集素材。內(nèi)容同步上，大部分時(shí)候都是較快的，少數(shù)時(shí)候確實(shí)慢得離譜。同步與網(wǎng)絡(luò)有關(guān)，這個(gè)沒什么好說的，實(shí)在看重這塊，可以開個(gè)會(huì)員。

不支持自定義樣式

在onenote官網(wǎng)形同虛設(shè)的建議區(qū)，自定義樣式這個(gè)需求一直排在前幾位。可以通過Onetastic或插件批量更改樣式。

無法同時(shí)設(shè)置中英文默認(rèn)字體

網(wǎng)上有幾個(gè)間接方案，但都不好用。我目前采用的方案是，直接將“微軟雅黑”字體改名為“Calibri”字體，干掉系統(tǒng)默認(rèn)的“Calibri”字體，至少在本機(jī)顯示上看著比較順眼。

不支持標(biāo)簽

我個(gè)人更喜歡onenote的標(biāo)記，對(duì)印象筆記的標(biāo)簽無感，所以onenote不支持標(biāo)簽在我這里算不上缺陷。關(guān)于標(biāo)簽，已經(jīng)有不錯(cuò)的插件實(shí)現(xiàn)，有機(jī)會(huì)再談。

表格不能合并單元格

可以用表格嵌套來實(shí)現(xiàn)，麻煩點(diǎn)，但效果還能接受。

移動(dòng)端用戶體驗(yàn)差

如果移動(dòng)端用得多，用戶體驗(yàn)差可以體現(xiàn)在多個(gè)方面，這個(gè)問題無解，就看微軟會(huì)不會(huì)完善了。但這個(gè)對(duì)我沒影響，一方面移動(dòng)端用得少；另一方面，對(duì)我而言，移動(dòng)端有個(gè)超好用的功能叫“徽章”，可以隨時(shí)隨地記錄靈感信息，而移動(dòng)端我基本只用來做這件事。所以，對(duì)我而言，移動(dòng)端的體驗(yàn)反而是夠用、很棒。

畫了一張關(guān)于onenote的CAS知識(shí)體系的思維導(dǎo)圖（公眾號(hào)“小斯想”回復(fù)“導(dǎo)圖”可獲取全部導(dǎo)圖。本導(dǎo)圖編號(hào)：A001），該體系包含了當(dāng)前我所認(rèn)為的所有重要知識(shí)點(diǎn)，這篇文章就是選擇其中的一些重點(diǎn)進(jìn)行介紹的。該導(dǎo)圖框架也會(huì)根據(jù)使用經(jīng)驗(yàn)不斷完善。該知識(shí)體系下的保存與同步機(jī)制、層級(jí)結(jié)構(gòu)、筆記容器、樣式、標(biāo)記、鏈接體系、搜索機(jī)制、快捷鍵體系、Onetastic協(xié)同、AHK協(xié)同等內(nèi)容，均已通過系列文章進(jìn)行了系統(tǒng)梳理，公眾號(hào)“小斯想”中已建立專門的onenote菜單，感興趣的可以前往查看。

實(shí)際應(yīng)用方面，onenote可講之處就太多了，例如我目前最常用的一些具體類別有：讀書拆書、建立知識(shí)系統(tǒng)（成書）、信息搜集與管理、日程管理等等。以后會(huì)慢慢更新。