OneNote到底有多強大？如何高效應用OneNote

onenote深度用戶，用齡超過8年。個人對onenote十分依賴，九分滿意，而在用過的所有筆記本中，onenote無疑是最愛，而且遠勝其他。

下面結(jié)合我這些年的使用經(jīng)驗，全面梳理onenote桌面版到底有多強大，順便會提及一些高效應用點。如果你對onenote了解不深但又對它感興趣，這篇文章應該能給你帶來程度不定的收獲或啟示。

個人感受會隨著使用體驗的增長而發(fā)生變化，本文不定期更新。

基本概念，為什么是OneNote？

結(jié)緣OneNote

最初知道onenote是朋友的推薦，盡管在此四五年前就已經(jīng)開始接觸并使用office的三大套件，但卻從來沒聽說過onenote。當朋友說完“這是office套件中的筆記本軟件，很好用”，立馬就下載安裝試了試，一見如故，即時入坑。onenote實在是太適合用來做知識管理了，而普通的記錄、搜集等功能更是不在話下。

onenote特點

作為office套件之一，onenote的功能界面和三大套件一致，上手極其簡單；onenote早在2014年就已經(jīng)免費；默認的“筆記本-分區(qū)-頁面”的層級結(jié)構(gòu)，是天然的知識管理結(jié)構(gòu)；onenote頁面就像一張無限大的紙張，記錄筆記極其自由；頁面中的筆記容器可以無所不包，同時又可以為自由的頁面添加高效的內(nèi)容管理規(guī)范；桌面、安卓、蘋果、web端全平臺覆蓋，并且每個平臺都有一些獨有特色，隨時隨地記錄，全平臺同步……

基于onenote優(yōu)秀的功能架構(gòu)，可擴展的高效應用規(guī)范實在太多。

“層級”概念在onenote中隨處可見，可以細分為三種：筆記本目錄層級、頁面元素層級、內(nèi)容段落層級。

筆記本目錄層級

筆記本目錄層級：筆記本-分區(qū)組-分區(qū)-頁面-子頁面。一個分區(qū)可以當成一本書，頁和子頁可以表示具體章節(jié)，分區(qū)組可以用來表示同主題類書籍，而一個筆記本足夠用來存儲一個基礎學科。在這個天然的層級結(jié)構(gòu)下，用onenote閱讀一本書，或用onenote寫出一本書（即建立一套知識體系），都很方便和自然。

（順便提一下，onenote的存儲結(jié)構(gòu)相當高效，說說我的實際體驗：可以在一個onenote頁面中輕松加入幾十圖加上萬字，不會出現(xiàn)操作變慢的情況；即便增加到幾百圖幾萬字后操作開始變慢，但這種緩慢并不會影響到同一分區(qū)下其他內(nèi)容量較少的頁面；當每個頁面內(nèi)容適量時，一個分區(qū)可以輕松容納幾個G的數(shù)字內(nèi)容，而且不會有任何慢速感覺。而分區(qū)是onenote的基本存儲單位，一個筆記本下可以包含無數(shù)個分區(qū)，僅用一個筆記本就可管理一整個基礎學科一點不夸張（可以，但無必要，可根據(jù)實際情況細分）。只要你電腦的緩存空間足夠大，onenote筆記本就能管理大量內(nèi)容且不會拖慢軟件運行速度。）

頁面元素層級

onenote頁面元素中，有個核心概念叫“筆記容器”，筆記容器下可以包含文本、表格、圖片、手寫、音頻、視頻、文件等幾乎任何元素。繪圖筆記、外部文件、圖片等元素也可以不依附筆記容器獨立存在于頁面中。靈活應用，內(nèi)容管理既規(guī)范又自由。

內(nèi)容段落層級

在段落A后回車，然后Tab縮進建立新段落B，AB段落就形成了父子層級，此時在A前面的段落指示符上雙擊就可以折疊或展開B段落。可以添加任意多層縮進。onenote中提供了很多和內(nèi)容層級相關(guān)的功能，在管理和顯示內(nèi)容方面都很方便。

筆記元素

onenote頁面中能容納的筆記元素很多，下面介紹一些重點元素的典型特征。

文本段落

文本段落很基礎普遍，它也包含了很多內(nèi)置屬性。我個人比較喜歡的一類冷門屬性：時間屬性。記錄在onenote頁面中的每一個文本段落，都自動包含了創(chuàng)建時間和修改時間，這意味著，onenote同時記錄下了你自身的歷史：你在哪一年哪一天哪一刻在onenote中記錄或修改了哪一段內(nèi)容，onenote全給你記下了。所以，在onenote中記錄的不僅僅只是內(nèi)容，還有完整的時間線。

圖片

安裝onenote后，相當于也同時安裝了一個截圖軟件和打印機：通過快捷鍵“Windows+S”可以快速截圖；通過“打印至onenote”可以將很多文檔（如PDF）打印至onenote筆記本中。

鏈接

這是onenote極其強大但卻很少被人提及的一個功能。互聯(lián)網(wǎng)，大家都很熟悉了，而在onenote中也有一套優(yōu)秀且完備的內(nèi)鏈和外鏈機制，你完全可以為自己打造一個私人的onenote互聯(lián)內(nèi)容體系。

表格

onenote中的表格和Excel有很大區(qū)別。在onenote中，在文本之間按下Tab鍵就可以快速制表，表格可以無限嵌套。Excel表格精于計算或管理數(shù)據(jù)，而onenote表格則非常適合用來排版，例如下面的四象限模板：

文件附件

電腦中的任何數(shù)據(jù)文件，都可以以插入附件的形式添加到onenote中，添加進來的并不是指向文件的快捷方式，而是實實在在的文件副本。某種程度上，你甚至可以用onenote來管理你的很多小文件（例如文本、代碼文件）。

繪圖或手寫筆記

如果你有一支電子筆，那完全可以把onenote頁面當成一張無限大的紙，在上面隨意寫寫畫畫，書寫自由，修改也方便。

錄音

在onenote中錄音時，可以同步添加一些信息備注段落，這些段落會自動成為當前錄音的時間錨點，點擊段落前的播放圖標，自動跳轉(zhuǎn)到記錄時刻，這些段落相當于為錄音文件添加了一個時間目錄。

在線視頻

幾個較新版本onenote中增加了一些功能，其中，在線視頻還不錯，目前支持嵌入30多個網(wǎng)站的內(nèi)容，可惜都是國外的網(wǎng)站（如YouTube），少部分網(wǎng)站國內(nèi)可直接訪問。插入視頻的方法很簡單，只需粘貼視頻地址即可，頁面上自動嵌入播放窗口，點擊播放按鈕可直接在頁面上播放，還可以縮放播放窗口的大小。

其他元素

其他例如錄像、公式符號、頁面模板等等內(nèi)容就不詳述了，自己操作一下就能清楚用法。

功能操作

復制粘貼

這里提一個相對冷門的技巧，復制onenote頁面中的內(nèi)容，在一些三方編輯器（例如QQ對話框、系統(tǒng)自帶的畫圖工具等）中粘貼，當前選擇區(qū)域的內(nèi)容會自動變?yōu)橐粡垐D片，所見即所得。例如你在onenote中寫了一篇圖文并茂、排版優(yōu)美的長文章，復制整個文章區(qū)域然后第三方粘貼，一張完美的長圖就誕生了。

OCR功能

onenote具備OCR （Optical Character Recognition，光學字符識別，即將圖片中的文字轉(zhuǎn)換為文本格式）功能，能識別圖片中的文字，而且效果很不錯。這個功能在onenote中有好幾個具體應用，例如你可以將圖片中的文本復制出來，也可以在搜索時搜到圖片中的匹配文字。

樣式

盡管onenote不支持自定義樣式，但其中的6個標題樣式依然極其實用，尤其是在后續(xù)的腳本擴展中。通過微內(nèi)容添加標題樣式，借助宏可以很方便地生成目錄或批量更改樣式外觀。

標記

和印象筆記標簽的定位完全不同，onenote標記有兩個十分重要的意義：信息分類和任務管理，而且配套的標記搜索和摘要等功能很方便全面。不少人希望在onenote中為頁面添加標簽，該功能也已經(jīng)有插件實現(xiàn)，有空再細談。

搜索

onenote的搜索機制極其強大，它不只能搜索純文本，連手寫、圖片、錄音、錄像中的信息都能給搜索出來，相當黑科技。而且支持AND、OR等邏輯運算符來優(yōu)化搜索組合。

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點擊�？看翱�，onenote窗口會自動�？吭谄聊挥覀�(cè)，此時可以一邊瀏覽左側(cè)的參考文檔，一邊在onenote中記錄筆記，如果此時從word或IE瀏覽器等軟件中復制粘貼，會自動形成指向原出處的鏈接筆記。

歷史記錄

“歷史記錄”功能選項卡下有很多有意思的功能：onenote的頁面保留著該頁面的歷史版本；自動高亮未讀筆記；對于多人協(xié)作的共享筆記本，可以顯示每個段落的作者；刪除的內(nèi)容會移至回收站保留兩個月，誤刪時可以去回收站找……

自定義設置

快速訪問欄、自定義工具欄、自定義短語等實用功能都可以在“選項”中設置，一些新版本中的onenote，增加了“暗黑”主題，很炫酷。

快捷鍵

快捷鍵幾乎可以看成“高效”的代名詞，同樣一個操作，用和不用快捷鍵，時間上可以相差好幾倍。

onenote 2013桌面版的官方文檔中，列出了近200組快捷鍵。僅從數(shù)量上，已經(jīng)能感受到onenote快捷鍵的強大。其實，對于office套件而言，更為強大的一個功能是——你可以為所有控件功能自定義快捷鍵。

雖然onenote（以及其他office套件）中不支持自由定義快捷鍵，但卻可以通過Alt鍵的隱藏技巧為控件功能設置快捷鍵，具體分為兩種：

①. 將控件發(fā)送至快速訪問欄，然后可通過“Alt+數(shù)字”快速調(diào)用對應功能；

②. 按Alt鍵會喚醒功能區(qū)的按鍵提示信息，根據(jù)提示依次按鍵即可調(diào)用相應功能。例如用[Alt+N, F]插入文件。

快捷鍵是高效利器，雖然onenote中的快捷鍵體系已經(jīng)足夠強大，但我們依然可以借助第三方軟件讓onenote快捷鍵變得更快。

三方協(xié)同，讓onenote更加強大

AutoHotKey

AutoHotKey（簡稱AHK）是一款免費的、Windows平臺下開源的熱鍵腳本語言。通過發(fā)送鍵盤或鼠標的鍵擊動作命令來實現(xiàn)幾乎所有操作的自動化。

結(jié)合Alt鍵，onenote中可以為幾乎所有菜單控件功能添加快捷鍵，但在組合鍵設置上比較受限。協(xié)同AHK后，可以自由為onenote任意控件功能設置任意快捷鍵，工作效率成倍提高。

例如前面提高的插入文件[Alt+N, F]，可以在AHK中幾行代碼重映射為例如[F1]，以后只需按F1就能插入文件。

AHK的應用并不局限于onenote，它可以在電腦的方方面面大幅提高效率。

Onetastic

不支持VBA，是onenote的一大遺憾。好在還有一款類似插件Onetastic，雖然比不上官方的VBA，但足夠?qū)崿F(xiàn)很多日常的擴展需求。

Onetastic的語法內(nèi)容少且簡單，界面也很友好，比VBA容易得多，有點編程經(jīng)驗的人應該能快速上手寫腳本。而且，Onetastic官網(wǎng)上目前已經(jīng)超過600個現(xiàn)成腳本，很多常用功能都有，直接安裝使用即可。

例如我比較常用的腳本有：生成目錄、統(tǒng)一圖片尺寸、批量生成頁面、批量處理特定段落、查找并高亮、查看段落時間屬性等等二三十個，這些腳本基本都是我自己寫或改寫的，大部分已經(jīng)分享過，公眾號“小斯想”回復“onenote”即可獲取相關(guān)資源。

OneCalendar

OneCalendar是Onetastic中附帶的一個日歷工具，很好用的一個工具，它最大的用途就是——查看onenote筆記的時間線。

例如，我用onenote八九年了，這些年來，我每天用onenote做了哪些事，只需打開OneCalendar，整個時間線清楚展現(xiàn)在眼前，在標題上懸浮時可以顯示頁面預覽圖。

用日歷對我的onenote起始筆記進行了考古，發(fā)現(xiàn)最早的筆記居然在2011年底，比想象中早了不少。

思維導圖

段落層級在onenote中是個重要概念，在思維導圖軟件中同樣如此！而基于層級這一概念，可以很方便在onenote目錄和思維導圖之間進行轉(zhuǎn)換。

如果你在onenote中按規(guī)范（添加關(guān)鍵詞標題備注）拆解了一本書，或者是一篇長教程，此時，要將標題目錄轉(zhuǎn)換成一張導圖，幾分鐘內(nèi)就可以搞定。

例如，下面三張圖展示了我用onenote閱讀《愚昧者的愚昧》這本書以及讀完全書后即時生成的思維導圖成果：

下圖是閱讀完成后生成的關(guān)鍵詞目錄：

下圖是直接導入目錄文本生成的導圖：

下圖是整本書的完整思維導圖預覽圖：

目前已經(jīng)在onenote中讀完了六七十本書，除了少部分價值不大的書，其他有價值的書則都在讀完后同步輸出了導圖。以前用閱讀類APP花10小時讀完一本有價值的書，單獨制作該書的初版（不作美化）思維導圖一般得花5小時以上，不同體內(nèi)容體量，時長不一，但基本得花閱讀時間的一半以上；而現(xiàn)在，在onenote中閱讀時隨手添加關(guān)鍵詞，讀完后，輸出初版導圖，5分鐘綽綽有余，無論內(nèi)容多少。

閱讀成果、CAS知識體系等所有思維導圖成果都會陸續(xù)放在公眾號“小斯想”上，回復“導圖”即可獲取。

COM加載項

onenote屬于office家族，是微軟的產(chǎn)品，有了微軟這個大后臺，其可編程擴展的空間很大。如果你覺得Onetastic功能還不夠用，可以試試COM加載項，可調(diào)用的工具包很豐富。

不過，onenote在office中本來就很冷門，其對應的COM加載項就更加冷門了。不僅VBA，VSTO（office開發(fā)工具包）同樣沒有onenote的份，想為onenote寫插件，得自己從頭開始敲代碼。

幸運的是，網(wǎng)上其實已經(jīng)有網(wǎng)友分享了一些不錯的插件，盡管數(shù)量極其有限，但也基本夠用。例如我個人比較喜歡的插件功能有：日記本、收藏頁面、樣式風格定制、互鏈跳轉(zhuǎn)批注、批量添加內(nèi)容區(qū)塊（日歷、信息模板等）、批量調(diào)整圖片、頁面標簽、代碼高亮等等，這些功能目前還僅限于在我自己的桌面版onenote上正常折騰使用，等有時間測試后，會將插件文件分享出來，安裝即可使用，感興趣的可以保持關(guān)注。

不足之處

onenote桌面版雖然已經(jīng)很強大，但我對它的評價依然只有九分滿意，缺的一分在哪里呢？

onenote中的小缺陷其實不少，由于onenote桌面版一度處于被微軟拋棄的悲慘境地，這些缺陷也基本看不到完善的希望。既然如此，那就只有靠自己想替代方案了。

中文搜索Bug

這是我個人最難以忍受的onenote桌面版的Bug（不是缺陷，是實實在在的Bug）：就在眼前的多個匹配詞，它就是匹配不到（例如搜索“反思”，下圖紅色高亮處均為搜索不到的情況）。中文搜索Bug有一些特定的規(guī)律，之前在“onenote搜索機制”系列文章中詳細介紹過，基于這些規(guī)律，可以對應地更改一下內(nèi)容管理或搜索技巧，降低不利影響。

同步慢

被廣為吐槽的一大缺點，不過對我?guī)缀鯖]影響。我個人只喜歡用本地筆記本，云筆記本僅用來記錄靈感或搜集素材。內(nèi)容同步上，大部分時候都是較快的，少數(shù)時候確實慢得離譜。同步與網(wǎng)絡有關(guān)，這個沒什么好說的，實在看重這塊，可以開個會員。

不支持自定義樣式

在onenote官網(wǎng)形同虛設的建議區(qū)，自定義樣式這個需求一直排在前幾位。可以通過Onetastic或插件批量更改樣式。

無法同時設置中英文默認字體

網(wǎng)上有幾個間接方案，但都不好用。我目前采用的方案是，直接將“微軟雅黑”字體改名為“Calibri”字體，干掉系統(tǒng)默認的“Calibri”字體，至少在本機顯示上看著比較順眼。

不支持標簽

我個人更喜歡onenote的標記，對印象筆記的標簽無感，所以onenote不支持標簽在我這里算不上缺陷。關(guān)于標簽，已經(jīng)有不錯的插件實現(xiàn)，有機會再談。

表格不能合并單元格

可以用表格嵌套來實現(xiàn)，麻煩點，但效果還能接受。

移動端用戶體驗差

如果移動端用得多，用戶體驗差可以體現(xiàn)在多個方面，這個問題無解，就看微軟會不會完善了。但這個對我沒影響，一方面移動端用得少；另一方面，對我而言，移動端有個超好用的功能叫“徽章”，可以隨時隨地記錄靈感信息，而移動端我基本只用來做這件事。所以，對我而言，移動端的體驗反而是夠用、很棒。

畫了一張關(guān)于onenote的CAS知識體系的思維導圖（公眾號“小斯想”回復“導圖”可獲取全部導圖。本導圖編號：A001），該體系包含了當前我所認為的所有重要知識點，這篇文章就是選擇其中的一些重點進行介紹的。該導圖框架也會根據(jù)使用經(jīng)驗不斷完善。該知識體系下的保存與同步機制、層級結(jié)構(gòu)、筆記容器、樣式、標記、鏈接體系、搜索機制、快捷鍵體系、Onetastic協(xié)同、AHK協(xié)同等內(nèi)容，均已通過系列文章進行了系統(tǒng)梳理，公眾號“小斯想”中已建立專門的onenote菜單，感興趣的可以前往查看。

實際應用方面，onenote可講之處就太多了，例如我目前最常用的一些具體類別有：讀書拆書、建立知識系統(tǒng)（成書）、信息搜集與管理、日程管理等等。以后會慢慢更新。