OneNote 對于團隊的知識管理平臺

一．什么是知識管理

什么是知識管理？知識管理（KnowledgeManagement，KM）就是把“隱形知識顯性化”，是一項涉及知識庫、過程資產、環境和交流等元素的整合過程，所管理的知識將作為一個團隊/組織中過程資產的重要組成部分。所謂隱形知識，按照這個名詞提出者邁克爾·波蘭尼的說法，是指那些未被表述的知識，像我們在做某事的行動中所擁有的知識。軟件行業中，許多隱形知識往往對研發的成功至關重要，這就是我們要進行知識管理的目的所在。

個人知識的層次一般認為分為6個層次，我們就日常大家都在用的電腦舉例說明：

Know-What（客觀的認知）：如桌上的這臺是電腦

Know-How（能力的認知）：如這臺電腦能用來寫代碼

Know-Why（規律原理的認知）：如這臺電腦能寫代碼是因為計算機的基礎原理以及代碼編寫軟件所支持的功能特點

Mentor（交流傳遞隱性知識）：如我跟別人講這臺電腦是能寫代碼的，這個過程涉及計算機的一些基礎原理以及代碼編寫軟件等的使用

Publish（交流傳遞顯性知識）：如我寫一本書說這臺電腦怎么用來寫代碼

Innovation（知識創新）：如根據這臺電腦寫代碼的情況，提出如何通過改進代碼編寫工具的功能進行代碼編寫效率的提升

我們可以看出客觀的認知到知識創新對知識管理要求逐步提高，大家可以做一下判斷看看自己所處的環境中知識管理處于以上哪一個層次？

個人認為可能一般處在3~4層的環境會比較多，到第5層對知識管理而言已經是很高的層次，而知識管理是需要成本的，包括主要如下三方面的成本：

知識保存的成本：知識收集保存以及編輯、整理保存的速度，會極大的影響到知識收集的效率；同時，軟件行業的知識必然是多角度、全方位進行收集的，基于辦公室、家庭、出差等多環境下的基本配置，知識的同步成本的高低也成為相當關鍵的一環。

知識轉移的成本：知識首先需要便于收集，到便于搜索，再到便于記憶，再到便于組織共享，每個步驟都會產生一定的成本。

知識轉化的成本：每一個環節都有知識過濾、提取和轉換的過程，相關的操作會非常頻繁，如果管理不當，轉化成本也是不容忽視的。

二．我們缺少什么？

作為軟件行業的從業人員，當你遇到如下工作場景是，是否有考慮我們缺少了什么？

當同樣的步驟需要重復發生？

當信息傳遞因為人而中斷？

當團隊工作需要一定規則？

當基礎信息需要不斷保持最新？

當有人事變動需要交接？

我的答案是我們缺少一個平臺，一個團隊知識管理的平臺。這個平臺在數據管理上應該具有以下特性：

數據在公司內部：目前市面上有很多托管的數據管理平臺，但這些平臺中的內容基本都是維護在公網環境中，相比數據維護的權限掌握在別人手里，把數據保存在公司內部顯然從安全性和操作性上都是更優的

方便團隊協作：解決上述問題的初衷就是更加有效的進行團隊協作，本文也是從團隊知識管理而不是個人知識管理的角度出發進行探討

內外網聯通：數據保存在公司內部，也就是內網環境的話，需要進行內外網互通確保在公司外部環境下通過VPN等訪問方式同樣可以使用知識管理平臺。下圖就是內外網聯通環境結構示意圖：

通過知識管理平臺的搭建，我們希望在時間（anytime）、空間（anywhere）和成員（anybody）等維度上該平臺能夠為我們提供清晰、高效的信息共享，包括項目知識、產品知識、研發知識、運營知識等研發團隊中需要把控的各個方面。

日常工作過程中，團隊知識管理有很多潛在的需求，如：

我們需要在統一的空間中管理信息資源，包括文本信息、表格數據；圖片信息、手寫信息、各種圖形符號；來自網絡當中的各種信息；甚至要涉及到音頻、視頻、影像資料

隨時隨地查找所需信息

團隊之間的高效協作與信息共享

信息的安全性和可靠性

通過知識管理平臺的建設我們的目的就是要滿足這些需求，OneNote就是能滿足這些需求的一種體現平臺化體現。

三．什么是OneNote？

OneNote是Office2007開始自帶的工具。如果用過Word和Excel，那OneNote上手的成本幾乎為0；同時，OneNote與Office其他工具之間的集成成本也幾乎為0，考慮到Office工具的普及型，OneNote無疑具有先天優勢。OneNote特別適合以下工作場景：

對不太適合放到電子郵件、日歷或正式文檔中的零散信息進行組織

收集會議或講座筆記供以后參考

收集來自網站或其他來源的調查內容，并為自己或他人添加批注

跟蹤下一步要做的事項，以免遺漏任何事情

通過項目共享筆記和文件，與其他人緊密協作

如果我們把OneNote比作一本書，那它的基本組織結構可以理解為：

通過筆記本->分區->頁面這三級層次結構，為信息的維護提供清晰的信息存儲結構。在每個頁面中，OneNote能全方位整合信息，如：

對各類文本、表格、列表信息而言，輸入方式靈活多樣、位置調整簡便快捷、拖放操作得心應手

各類文檔統一管理，Word、Excel、PowerPoint……

支持圖片插入、屏幕剪輯一鍵搞定等

支持音頻、視頻，信息之間的超鏈接等，效果如下：

對一個知識管理平臺而言，即時搜索信息是最基本的功能。與其他Office系列工具一樣，OneNote支持在收集的所有信息中進行快速搜索并根據指定條件檢索重要記錄。

同時，能夠實時共享與團隊協作也是知識管理平臺的核心要求，OneNote可以在多個環境下使用筆記本。在以下團隊協作情況時非常有用：

工作單位的一臺臺式機和一臺便攜式計算機

幾臺連接到同一網絡的個人計算機

無網絡情況下信息保存，有網絡時自動同步

所有團隊實時面對一個統一視圖

將筆記發送、共享給他人，通過電子郵件、PDF、或直接發送至Word文檔

四．如何有效使用OneNote？

有了OneNote這個平臺，我們還需要梳理一下使用上所謂的最佳實踐。第一條實踐就是創建OneNote知識管理服務器，該服務器位于公司內網的某臺物理機器上。OneNote服務器在文件物理組織上實際上就是一個普通的文件夾結構，如下圖：

團隊成員通過訪問這個文件夾結構就能創建與該OneNote服務的連接并進行更新和提交操作：

個人覺得如果團隊的知識管理剛剛起步，則最好鼓勵大家都能上去寫點東西，格式和內容上不用限制，但如同其他共享工具一樣，對同一個資源的并發修改勢必會導致沖突，所以OneNote使用第二條實踐是分知識領域、分階段整理并實行知識領域責任人制。如對項目管理知識而言，每個項目都應指定一個責任人，該責任人全權負責該項目的知識管理工作，其他人可以瀏覽該項目相關信息而不建議提交和更新。

第三個實踐是關于溝通模式，關于溝通模式的介紹可以參考我的另一片博客《溝通管理--關于信息的有效傳遞和維護》。OneNote是典型的拉模式工具，但不具備很好的版本控制功能，所以不適合文檔的版本管理，即OneNote上存在的應該都是一些相對靜態的文檔。

另外一個比較好的實踐是團隊日歷，如下圖，團隊成員通過OneNote上的團隊日歷視圖進行計劃管理。由于OneNote上的更新能實時反饋到各個接入客戶端，所以團隊日歷非常適合進行計劃、時間、范圍等的動態更新，并在團隊會議上進行信息同步。

五．小結

OneNote是一個簡單、實用的知識管理工具，但工具畢竟只是工具，如何高效的建立和維護項目、產品、研發等核心知識領域中的知識才是團隊知識管理的本質，而這一過程需要我們在實際環境中進行不斷的裁剪和改進。