OneNote 辦公輔助利器

本文介紹筆者對 OneNote 的使用心得。先說明一下自己的使用情況：PC（幾乎每天用） + 筆記本電腦（經常用） + iPad（偶爾閱讀）。OneNote 作為知識管理主力筆記本，Evernote 作為搜集信息的剪切簿和和碎片化信息輸入工具。

我為什么選擇 OneNote

OneNote 有許多功能是其他筆記應用比不上的，對我而言，免費、編輯功能、層級分明、自由布局是最重要的幾個特點。

免費

OneNote 屬于 Microsoft Office 套件之一，但 OneNote 已經從 Office 里面單獨免費出來。也就是說，無論電腦上有沒有安裝正版的 Office 軟件，你都可以在 下載鏈接 里免費獲取 OneNote。

強大的編輯功能

OneNote 的編輯功能不僅非常強大，而且和其它 Office 套件一脈相承，這也意味著它非常容易上手，輕度用戶幾乎不需要學習成本。

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層次分明的筆記本系統(tǒng)

OneNote 的系統(tǒng)很像一本書，書中有章，章下有節(jié)，節(jié)下有頁。在「筆記本」下可建立：「分區(qū)組 - 分區(qū) - 頁 - 子頁」。分區(qū)組中還可以建立分區(qū)組，算是有無限層級了。這種樹狀結構很適合知識管理，邏輯層次清晰、友好。

隨心所欲的自由布局

OneNote 的頁面既可以是有序的，也可以是無序的，你可以在頁面任何地方插入或編輯 ，就像可以拿筆在一張紙中的任何地方記錄。

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上圖頁面中的每個框框（稱為「容器」）都可以任意挪動，甚至可以重疊，而且大小可以延伸出頁面。如果不喜歡顯示這個框框，就在「文件 - 選項 - 顯示」里關掉即可。

OneNote 入門技巧

OneNote 上手難度不高，不過新用戶總會遇到這樣那樣的問題，這里總結了從安裝到簡單使用的入門技巧，介紹給大家。

下載哪個版本的 OneNote ？

使用 OneNote 的第一步是下載，目前 OneNote 的 PC 版本分為 OneNote 2016 和 OneNote for Windows 10。前者之前包含在 Office 2016 中，現(xiàn)在已是獨立的免費版本。后者是針對 Windows 10 開發(fā)的 UWP 版本，這個版本更適合平板電腦，在墨跡輸入等方面有了改進，但一些功能不如老版的 OneNote 2016 完善，因此也被一些網友稱為「閹割版」。

由于我主要使用工具是 PC 而不是平板，所以暫時選擇了 OneNote 2016 。目前電腦里有兩個 OneNote，一個是 Win10 自帶的，一個是 OneNote 2016。

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這里給出 OneNote for Windows 10 下載地址 。如果想下載 OneNote2016 ，在下方的「其他下載選項」中進行下載。macOS、iOS 和 Android 版本均為免費使用，筆記通過微軟賬戶進行同步。

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2016 版本將不再添加新功能，微軟會在 2020 年之前，繼續(xù)提供安全更新，修復BUG（ 官方說明）。微軟目前計劃在今年晚些時候推出 Office 2019，并且砍掉桌面版 OneNote 軟件，以確保 Office 2019 只能在 Windows 10 上運行。 所以，我保持持續(xù)觀望，如果 Office 2019 評價好，也會遷移到新版。

建立新筆記本

下載完 OneNote 之后，我們需要選擇「文件 - 新建」，來建立新的筆記本。

新的筆記一般直接建立在 OneDrive，可以將筆記實時備份到云端，在多臺設備間同步。 看到很多網友說過 Onedrive 同步慢及失敗問題，我自己今年也遇到了幾次同步失敗，后來發(fā)現(xiàn)是科學沖浪的方法不對，由于 Onedrive 理論上是可以訪問的，所以需要專門把 Onedrive 加入規(guī)則。也有網友推薦把 OneNote 筆記建立在本地堅果云文件里，直接用堅果云同步。

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停靠到桌面

將 OneNote 窗口固定在桌面一側，可以在訪問其它應用程序的同時方便地使用 OneNote。按住標題欄可以拖拉 OneNote 在桌面的上下左右 4 個方向上停靠。

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自定義功能區(qū)

將常用功能放在自定義功能區(qū)，頁面更簡潔，使用更方便。這一區(qū)域內功能的快捷鍵是 Alt + 序號，例如我把「停靠到桌面」功能放在了自定義功能區(qū)的第二個，快捷鍵就是 Alt + 2，比原來的 Ctrl + Alt + D 更簡單了。

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搜索

搜索有兩個快捷鍵——在所有頁面中搜索：Ctrl + E、在當前頁面中搜索：Ctrl + F。

強大的是，OneNote 連圖片中的文字也能搜索到。

需要注意，如果直接搜索「少數(shù)派」，結果會顯示所有包括「少數(shù)」和「派」的結果，所以必須用 英文雙引號 括住需要搜索的詞。

復制圖片中的文字

非常實用的功能。當你只需要 OCR 比較少的文字時，將圖片粘貼到 OneNote 中，「右鍵 - 復制圖片中的文本 - 粘貼」，就完成了。

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OneNote 高階技巧：插件

這里介紹兩個插件，Onetastic 和 Gem for OneNote。

Onetastic

Onetastic 有添加日歷、自定義樣式、宏等實用功能，可以免費下載 。

這里介紹幾個有用的功能——

OneCalendar：日歷

可以顯示每天看了哪些筆記，復習很有用。

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自定義樣式

OneNote 里有幾個固定的樣式，但不能像 Word 一樣自定義樣式， Onetastic 補充了這個重要的功能。

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宏

可以下載別人做好的宏，我用的最多的宏是「查找并替換」功能。

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數(shù)字筆記珍寶 Gem for OneNote

Gem for OneNote 的功能多到爆炸，光是看圖都覺得有點恐怖。除了上面介紹的 Onetastic 具備的功能之外，還有下面這些——

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直接在 OneNote 里打開圖片的原圖

在 OneNote 中，圖片是固定大小的。如果想要打開圖片的原圖查看細節(jié)，方法一是選中圖片，在右鍵菜單中，使用「還原為原始尺寸」的功能來查看原圖，缺點是要改變筆記。方法二是另存圖片到硬盤上，再使用圖片編輯器來打開圖片，缺點是很不方便。

Gem for Onenote 提供了使用外部圖片編輯器來查看圖片原圖的功能。選中一張圖片，在右鍵菜單中，點擊「打開圖片」功能即可。

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快速添加目錄

目錄通常是長文檔不可缺少的部分，有了目錄，用戶就能很容易地知道文檔中有什么內容，并快速定位到相關位置。

這一功能要求 OneNote 頁面里已經提前做好「標題 1，2，3，4，5，6」的層次。點擊「鏈接」選項卡 -「目錄」組 -「目錄」菜單 -「標題目錄」菜單項，Gem 就會根據該頁面的標題結構，在光標位置生成目錄大綱。并且還會在各個標題的上方，創(chuàng)建「頁面頂部」鏈接，以便快速返回目錄大綱。

如果修改了頁面里的標題 1，2，3，4，5，6 里的文字，可以通過再點擊一次「標題目錄」功能來刷新已存在的目錄。

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復制純文本

當我們從 OneNote 中復制文本內容，然后粘貼到其它程序時，會發(fā)現(xiàn)粘貼進去的內容是圖片格式。Gem for OneNote 給 OneNote 提供了一個「復制純文本」的功能：選中要復制的文本內容，點擊鼠標右鍵，在右鍵菜單中選擇 「復制文本」功能即可。

并排查看兩個 OneNote 頁面

先使用「視圖」下的「新建窗口」功能，打開兩個不同的 OneNote 頁面到兩個窗口，再點擊「協(xié)作」選項卡 -「窗口」組 -「水平平鋪」功能，這兩個窗口則會水平排列，以便對比。

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圖像識別文字功能增強

在 OneNote 中對圖片使用 OCR 文字識別功能后，得到的文字、段落是零散的，和圖片中文字的段落并不成對應。Gem for OneNote 增強了 OCR 功能，提供「清除空格」和「復原段落」的按鈕，以實現(xiàn)更好的識別效果。

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字數(shù)統(tǒng)計

在 「珍」選項卡 -「新建」組 -「統(tǒng)計」菜單，下有「統(tǒng)計當前筆記本」、「統(tǒng)計當前分區(qū)」、「統(tǒng)計當前頁面」、「統(tǒng)計當前段落」的選項。

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支持 Markdown 語法

在 OneNote 頁面里輸入 Markdown 文本，點擊「標記文本」功能，可轉換 Markdown 文本為正常文本，再點擊一次「標記文本」功能，則再轉換為 Markdown 文本。

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這里給出 Gem for OneNote 的 中文首頁。可以在淘寶官方店鋪購買中文版，120 元買 1 個系列號，可以用在 1 臺臺式機 + 1 臺筆記本電腦 + 1 臺平板上。

我的 OneNote 與 Evernote 使用場景心得

在知識管理領域，OneNote 與 Evernote 之間的取舍是經久不衰的話題了。我的 OneNote 已經用了四五年，Evernote 最近才開始深度使用。而在使用中，我逐漸發(fā)現(xiàn)兩個筆記各有優(yōu)勢，而且神奇的是，一個的優(yōu)點恰恰是另一個的缺點。因此，它們適合不同的使用場景，結合起來才能發(fā)揮最大效用。

對我來說，Onenote 的最主要優(yōu)勢是強大的編輯功能，因此適合大型或內容復雜的筆記 ；最主要缺點是剪藏功能不如意，和多平臺體驗差。與之對應，Evernote 的最主要優(yōu)勢是其它筆記類軟件無可比擬的剪藏搜集功能，和多平臺體驗好；缺點是編輯功能簡陋，因此不適合在剪藏的資料上進一步編輯整理。

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因此，在搭建知識體系方面，我的 OneNote 和 Evernote 各有兩方面的用途：OneNote 主要作為搭建知識體系的主力筆記本，用于課程、講座和讀書等內容的筆記，和個人寫作；而 Evernote 主要作為搜集信息的剪切簿，和碎片化信息的輸入工具。

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我的 OneNote ——知識管理和個人寫作

知識管理

讀書、課程和講座等內容的筆記，我放在了三個筆記本里，分別是專業(yè)、通識和生活。筆記增加的過程就是對某一個領域持續(xù)積累精進的過程，因此每條筆記都投入了自己的較多心力，都是較復雜的大型筆記，我會經常復習，目標是能基本掌握筆記內容。

個人寫作

可以把每個項目設置為一個筆記本組，所有相關信息、搜集的資料、靈感、進展都放在里面。例如我的碩士論文基本就是用 OneNote 完成的。

我的 Evernote ——搜集信息和碎片化輸入

搜集信息

Evernote 的搜集信息功能是其它筆記類軟件無可比擬的，而且多平臺支持好，網頁可以用「剪藏至 evernote」插件；移動端可以用 workflow，或者印象筆記 app 最近也添加了「剪貼板」小組件。因此，Evernote 對我來說很像一個大型的「網絡剪切簿」，可以把想收藏的網絡信息都扔進去。如果 OneNote 里的筆記和 Evernote 里的剪藏內容有聯(lián)系，我還會把 Evernote 的鏈接復制到 OneNote 里。

而且，Evernote 的標簽系統(tǒng)也很適合管理「剪切簿」。就像@JailbreakHum 在《 關于文件管理中的標簽 》這篇文章中提到的，標簽最重要的優(yōu)勢是非排他性，因此同一篇文章可以貼上不同的標簽，比如這篇講殷墟考古的文章，我把它放在了「a 專業(yè)」的筆記本里，既貼上「考古」的標簽，也貼上了「國史」的標簽。

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碎片化信息輸入

不得不說，在手機端的 Onenote 打字很不方便，所以我?guī)缀醪辉谑謾C端打開 Onenote，這方面的功能都轉移到了其它 app 上，有需要就集中再在電腦上轉移過去。

比如我主要用移動端記日記，而且輸入的信息很簡單，只是文字加圖片，不需要進一步編輯，所以這部分都放在了 Evernote。

OneNote 還有這些不順心的地方

1、無法同時設置中英文的默認字體

我把默認字體改成了宋體 16 號，然而，輸入的英文和數(shù)字都會變成 Calibri 字體。Word 是可以分別設置中英文的默認字體的。而 OneNote 遲遲不添加這個功能。

在網上找到了三個暫時的解決方法：

1. 下載 Auto Onenote 插件，可以分別設置中西文字體。和前面提到的 Gem for OneNote 是一家公司，也是收費的，$25.00。
2. 輸入一段之后，按 Ctrl + Alt + 0，手動更改。
3. 直接在系統(tǒng)中把 Calibri 字體卸載了，然后將想要替代的字體改成 Calibri，重新安裝，就解決了。注意其實輸入的還是 Calibri，只改變了這個電腦上的顯示效果，在 iPad 上查看就又變回去了。參考這個知乎鏈接

2、不支持標簽功能

遺憾的是，OneNote 現(xiàn)在還沒有標簽功能，也就意味著一條筆記只能有一個歸屬地，不能同時具有多個屬性。但由于我的 OneNote 里的筆記都是相對較復雜的大型筆記，因此筆記總數(shù)量較少，基本能心中有數(shù)，所以這一點問題不太大。

至于目前部分網友聲稱可以取代「標簽」功能的「標記」功能，不得不說和「標簽」差距比較大，最直接的一個區(qū)別是，「標簽」的數(shù)量是可以無限多的，還可以分層級；而「標記」數(shù)量有限。目前我只用「標記」來定義筆記的性質，如果少數(shù)派用戶有使用「標記」的心得，歡迎指教。

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眾望所歸的是，微軟終于計劃在下一版本要添加 Tag 功能了。官方說明。期待未來推出標簽功能后，OneNote 可以和 Evernote 完全聯(lián)通。

3、無法共享某一個筆記

有時候想把某個頁面分享給別人，但只能共享一個筆記本，不能共享其中的某個筆記或分區(qū)。只能導出之后再發(fā)送。

4、移動端沒有只讀模式

有時候只想在 iPad 上復習一下自己的筆記，然而在滑動時動不動就彈出鍵盤，進入編輯模式。

5、表格不能合并單元格

表格不能合并或拆分單元格，只能嵌套。

尾聲

不得不說，OneNote 有很多缺點，即使能用收費插件解決大部分問題，還是有不少不如人意之處。在寫這篇文章時發(fā)現(xiàn)，寫起它的優(yōu)點來我絞盡腦汁，吐槽起來卻滔滔不絕，如果不是記得本文的主旨是安利，我還能寫好多條呢！