對OneNote的深入剖析,筆記術專家必備17個技巧

? 一、 OneNote 最重要的筆記方法

1. OneNote類似一本書或論文：章節分類法

Evernote和OneNote乍看之下就有很大不同，我們要怎么理解兩者在基本筆記分類上的區隔，并善用各自優點呢？我會說， Evernote像是筆記本，而OneNote像是書、論文。

其實兩者的基本分類架構是差不多的：

• Evernote 堆疊－記事本－記事
• OneNote 筆記本－節－頁面

不過不像Evernote把所有資料統整在同一個資料庫檔案，在OneNote中每一個筆記本都是一個像是Word那樣的獨立檔案。Evernote希望你把所有筆記當作一個資料庫來搜尋，而OneNote希望你把不同內容當作每一本不同的書來翻閱。

所以你可以把OneNote的分類方式想像成你會怎么分類一本書、一本論文的方式，在一本筆記本內，上方的分頁就是你的第一章節、第二章節…… ，每一個章節打開來右方的頁面清單，就是這個章節里等待翻閱的有順序的內容。

延伸閱讀：Evernote筆記分類與標簽心得教學：建立會翻開的抽屜

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2. 筆記邏輯排序的自由與自主：頁面下的子頁面、子子頁面

咦？如果說OneNote 和Evernote 基本分類層次差不多，為什么有人說OneNote 有更細致、更多層的目錄分類呢？

這就要講到接下來的兩個OneNote 重點功能：子頁面、節群組。
首先我要推薦OneNote電腦版中可以做到的「子頁面」功能，這有點類似「待辦清單」、「樹狀目錄」的概念，我可以在頁面清單中的某一則頁面（筆記）上點擊右鍵，選擇「制作子頁面」（往右降階一層），或是「升階子頁面」。

于是，就依靠這個簡單素樸，但是絕對有效的方法，我們的筆記清單看起來不會只有一層，而可以分出兩層、三層的層次，這樣主從結構、重要與不重要的關系，就很清楚了！

這里還要推薦一個OneNote關鍵功能，搭配這個子頁面功能的，是OneNote可以讓我們「自由拖曳排序每一則筆記的上下順序」，于是每一則筆記之間的邏輯、關系、權重可以「單純透過排序與升降」就一清二楚。

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3. 章節再分類與收納隱藏：節的群組

更進一步的， OneNote在上方的章節分頁中，也允許節與節之間組成一個新的「群組」。

我通常會把這個功能想像成是：把已經不重要、用完的章節，收納到一個群組資料夾中，讓畫面上優先顯示重要的章節分頁。

只要在分頁上點擊右鍵，選擇「新增節群組」即可，就像下圖中的［封存］就是一個我收納不重要的節的群組。

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4. 像真實筆記一樣，但也是雙面刃：筆記自由排版

OneNote的筆記內容可以自由排版，一向為人所津津樂道，這個意思是你可以把OneNote筆記頁面想像成一張真實的白紙，你可以隨時在任何上下左右位置加上任何文字與圖片，自由揮灑，而非數位文件那樣的上下流水帳。

這一點確實有其好用之處，例如靈感筆記時，可以自由編排圖文位置就可以展現思緒的路徑。例如現在很流行的黃金三分割筆記法也可以在OneNote實現。甚至，你可以用OneNote排版出一個跟海報一樣漂亮的筆記！

但是為什么是雙面刃呢？

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因為自由排版雖好，但是從電腦端同步到App端、網頁端后，就會常常造成錯亂，而且這個錯亂可能是不同筆記區塊重疊而無法在行動版OneNote中閱讀。

所以何時應該善用自由排版？何時為了行動筆記方便而應該節制自由排版？就變成使用OneNote時必須考量的一個筆記方法。

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5. 共寫筆記本：多人即時同步合作筆記

但是OneNote 可以自由排版筆記的特性，也就是他是以一個一個圖文區塊來解析內容的技術，帶來了一個我必須大力稱道的優點，那就是：

在OneNote中可以支援多人一起同步協同合作一則筆記！不會有筆記沖突！因為每個人都可以在各自筆記區塊自由撰寫。
在OneNote中，可以允許我們和他人「共用」一整個筆記本，這時候參與共用的人可以一起編輯筆記本中任何一則筆記的內容，甚至可以多人同步編輯。

例如下圖是我在那次OneNote課程講座的實作練習中，我同時邀請現場60位以上的學員一起編輯我開放的一本筆記，我可以從電腦軟體端編輯，他們可以從網頁端編輯，而內容都能即時協同合作。

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6. 留下修改簽名：標注每個人修改的筆記段落

而如果你仔細看圖中的展示，你會看到OneNote還可以在每一個他人編輯的筆記段落，加上對方的名稱注解，讓我知道一則筆記到底哪些段落由誰做了最后修改。

這一點我覺得也非常有用！讓我知道筆記中有哪些段落被哪個人改動，可以讓工作更好的被追蹤。

其實，我知道Evernote團隊也正在研發要支援多人即時協同合作筆記的功能，我會建議他們參考目前OneNote可以做到的，也保留Evernote目前的優點（例如可以單獨分享單則筆記、把筆記發布成網頁等等），這樣一定會更有競爭力。

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7. 跳到指定內文段落：插入筆記的段落連結

在Evernote中，我常常說「記事連結」是最好的專案筆記整理方式，透過類似維基百科那樣的方式，把其他筆記的超連結，整理到一則專案總目錄筆記，這樣就方便我們點擊目錄連結來跳到需要的筆記中。（參考：瑣碎任務的工作流重整：我如何用Evernote專案管理）

而OneNote一樣可以做筆記連結整理。

甚至更進一步的， OneNote不只可以插入一則筆記的連結，還可以插入「某一個筆記內的某一個特定段落的位置連結」，讓我們點擊連結后，直接跳到那個內容段落的位置！這尤其對筆記很長很大時，可以當作找到內容錨點的好方法。

我只要先圈選筆記內某一個小段落，然后按右鍵選擇「復制段落連結」。

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把連結貼到任何一則其他筆記中，以后點擊這個連結，就會跳回上圖中的那個文字段落。

你還可以這樣應用：有一則很長很多內容的筆記，把每一個標題段落復制段落連結，統一貼在筆記的最上方，這樣就好像是這則筆記內文的快速跳轉目錄了！

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? ? 二、 Onenote 2016 Windows 版特殊功能（與其他版本有巨大差距）：

8. 標記重要筆記段落：筆記內圖示標簽與過濾搜尋

前面介紹的七個功能是每個電腦版本都可以用的，但是OneNote 在不同平臺之間其實也有很多差異，尤其很多特殊的新功能，目前只出現在OneNote 2016 for Windows 的版本中， Windows 使用者要確認一下自己是否有正確安裝與更新到OneNote 2016 。

接下來我就要介紹幾個只在OneNote Windows 版，甚至是OneNote 2016 Windows 版才有的優秀筆記功能。
第一個是OneNote的標簽搜尋， OneNote的標簽和Evernote的標簽功能有很大不同， OneNote的標簽比較像是針對內容的圖示說明，我們可以把標簽插入在筆記內文的任何地方。

OneNote內建了很多基本的標簽，例如待辦事項核取方塊、重要星號、問題問題等等，我就在筆記內文覺得適合這個說明的地方，貼上這個標簽圖示即可。

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而OneNote 2016 Windows版最棒的一點是，他可以過濾搜尋這些圖示標簽，例如我可以過濾出所有加上星號的筆記段落、過濾出所有有待辦方塊的內文段落。

這樣要找到關鍵筆記的位置，就可以善用標簽來找，可惜這個過濾搜尋功能只有Windows版有。

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9. 更快速的筆記連結目錄整理：快速搜尋并插入連結

前面講到了筆記連結的好用之處， OneNote 2016 for Windows還具備一個很棒的插入筆記連結的方法，就是在想要插入連結的地方直接點擊右鍵，選擇要插入連結，這時候可以在彈出小視窗直接搜尋到該則筆記，直接插入該則筆記連結。

這樣就不用兩三則筆記反覆來回去復制貼上了。

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10.筆記內插入可播放的線上影片

OneNote 2016還能在筆記內嵌YouTube等線上影片網站的播放器，只要在插入時選擇插入線上視訊，加上影片網址，就會自動生成播放器。

而且這個影片是可以直接在OneNote筆記內播放的！

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11. 手繪、手寫或流程圖筆記：強大的繪圖功能

在OneNote 2016中也內建了更強大的手繪功能，如果你搭配Windows平板或Surface電腦來使用的話，效果相得益彰。

當然，這個繪圖功能不只是手繪、手寫的好工具，他還內建了基本的流程圖圖庫，所以我們還可以用來快速劃出心智圖或組織圖。

更進一步的， OneNote 2016可以直接圈選畫面中的任何單獨繪圖元素，移動這些繪圖元素的位置或大小。

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12. 筆跡辨識！將手寫筆記轉換成數位文字

而如果你真的在平板中利用OneNote來做手寫筆記，當你把手寫筆記圖案同步到電腦版的OneNote 2016后，可以試試看他的「筆跡轉文字」功能！

針對「橫書」的中文， OneNote 2016還可以將中文筆跡，辨識成數位文字內容。

這部分我還沒有深入測試可以支援到多強大的轉換，但確實值得好好利用。

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13.內建商務、學習筆記范本

我在介紹Evernote筆記方法時，常常說要幫自己建立常用的筆記格式范本，這樣下次同樣工作直接套用即可，例如：開會浪費時間？用特制會議記錄格式開一次有效會議 ?、九宮格筆記法Evernote實作，跳脫直線的表格思考術 ?等筆記法中，我都提供了筆記范本給大家下載。

而在OneNote 2016里，就像Office的PowerPoint范本、Excel范本一樣，也內建了不少的商務開會筆記、學習考試筆記范本，里面甚至還有三分割筆記法，可以直接套用。

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14. 還原筆記舊版本

OneNote在免費版中就支援了筆記舊版本還原的功能，不過電腦版、 App版里只有OneNote 2016 Windows版才能操作。

我可以從［歷程記錄］找回我過去幾天編輯的不同筆記內容，查看舊版本內容，或還原到那個時間點的筆記。

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15. 跳到未讀取過的：下一個他人修改的筆記段落

前面不是提到OneNote可以多人即時編輯筆記嗎？于是更進一步的在OneNote 2016中，我們可以快速查看「最近哪些人編輯了哪個段落的筆記」。

進入「歷程記錄」，點擊［下一個未讀取］，就會自動跳轉每一個我還沒查看過的、他人新增或修改的筆記內容，讓我統一快速整理。

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? ? ?三、 OneNote Android 版特殊功能

16.快捷筆記按鈕＋筆記遞增模式

OneNote的App版本老實說比較陽春，但基本功能還是有，而且OneNote的Android App版有一個我滿喜愛的特色，就是他可以常駐在桌面最上層的筆記徽章。（參考：用過后真正改變效率的10個Android桌面小工具推薦）

這個筆記徽章不只幫助我們快速新增筆記，最重要的是它可以用「遞增模式」新增筆記，也就是我可以把新增的筆記內容插入之前某一則筆記下方！而不用單獨新增一則全新筆記。

其實OneNote之前的網頁擷取功能也可以這樣做（遞增模式），但最近OneNote網頁擷取常常出錯，有些電腦根本無法安裝，不知道出了什么事情。

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17.用Office Lens 掃描紙本匯入OneNote

最后，要推薦大家的是行動端的Office Lens App， 這個App 也與OneNote 密切結合，掃描后的紙本可以同步到OneNote 中，是利用OneNote 進行無紙化工作的必備工具。

哇！或許有些朋友看完OneNote 強大的多個功能后，也有所心動？那么我建議你就去試試看，尤其如果你已經是Evernote 使用者，試試看不同的知識庫整理工具，會有新的啟發。

那么對我來說最后會怎么選擇呢？我還是會繼續使用Evernote ，為什么？這或許先讓大家充分討論OneNote后，之后我再來寫一篇Evernote與OneNote的優缺點比較，而最終結果其實不是誰比較好，而是兩種不同風格與方法的知識管理，你比較適合誰？

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