如何運用GTD與OneNote聯合打造屬于你自己的筆記體系與文件體系

?最近結合GTD方法，重新構建了一遍自己的筆記體系和文件體系，并把以前試過的很多筆記軟件的內容全部搬家到OneNote。

OneNote

記筆記的軟件那么多，為什么我最后決定用OneNote呢？下面的圖是一個決策過程，就是把所有做筆記的軟件列出來，按不同的維度，給出不同的權限，然后一個一個打分，最后加權相加。因為各個權重的主觀性很強，這張表格適用范圍有限，或者你還有更喜歡的功能里面沒加進來，比如我還喜歡OneNote的OneCalendar功能。沒關系，你可以按照你的思路和想法來DIY這個表格。當然，這個選筆記軟件的決策思路也適用于其他很多地方。

OneNote的布置呢，其實和紙質的筆記本挺像的，但是電子化的筆記本可以搜索迅速找到你想要找的東西，這點是紙質筆記本無法企及的。在OneNote，首先建立一個一個筆記本，然后每個筆記本下面有分區，分區下又有頁，頁下面還有子頁，子頁又可以有子頁，子子孫孫無窮盡也。每個筆記本就像一本書，每本書下面分章節，下面還有子章節。

OneNote還有屏幕剪輯功能，再也不需要默默打開QQ或者裝個截圖軟件了。

OneNote是office套裝產品之一，和outlook可以無縫對接，outlook點的待辦都可以直接收錄到OneNote，還有前面提到的OneCalendar，可以顯示你每天在OneNote做了哪些事情，寫總結時再也不用抓耳撓腮了。更重要的是，作為office套裝的附屬產品，OneNote是免費的。可以直接從微軟官方直接下載OneNote2016，大廠出品，真香。

此外，還可以直接在OneNote里面鏈接PPT做筆記，建立各個知識點的鏈接，對于個人知識管理來說真的是神器。自從開始用OneNote，除了工作上需要寫技術報告外，我差不多已經拋棄掉Word了。

還有很多其他有趣好玩的功能，如果你對OneNote有興趣，可以關注bilibili的UP主星月愛學習，雖然他做的視頻比較早，但對于入門用戶，足夠用了。

GTD

我們容易陷入兩種生活狀態當中：累成狗，閑成豬。

陷入第一種狀態時，覺得自己每天都有好多事情要做，作業、培訓、報表、項目、工作總結、微信、電話、郵箱……早上出門發現垃圾沒扔，晚上回家發現洗衣機的衣服沒晾……打開手機看到別人的出行照片和視頻才發現，原來心心念念一年的旅行連計劃都還沒有做……睡前更要掙扎好久才能睡，因為你可能突然想到，單詞沒有背、買的幾本書沒看，收藏夾里還有數不清的文章在吃灰……

陷入第二種狀態時，你會想：“嗯？我沒什么事情要做啊！為什么有的人總是很忙，而我總是找不到事情做嘞？像我這種人，沒必要用時間管理吧？！”

如果出現以上2種狀態，可以試試GTD。GTD的英文是gettingthingsdone，百度搜索出來的翻譯是“把事情做完”，但我更傾向于翻譯成“把事情做好”。GTD更廣泛的應用是時間管理。但應用于筆記體系和文件體系后，會發現這樣管理自己的“資源”和知識體系，也是非常有效的。

那么，具體GTD要怎么做呢？下圖是GTD的具體的針對一件事情的處理過程。

我們把所有的事情都搜集起來放進搜集箱，如果這件事情不能行動，根據不同類型放入參考資料、可能清單、回收站，否則，再次詢問自己，這件事可以一步搞定嗎，如果不可以，放入項目清單，如果可以一次搞定，并且可以在2分鐘內搞定立即處理，不能再2分鐘內搞定的，問自己，這件事該我做嗎，如果可以分配給別人做，那就放入等待清單，如果是我自己做，那再問有特定時間嗎，如果沒有，那就放入執行清單，如果有直接放入日歷中。這里面，等待清單和項目清單后續還有進一步行動，等待清單需要和負責該任務的人聯系，而項目清單則需要再把工作進一步細分成幾步去完成。

搜集箱、參考資料等是輸入，項目清單、執行清單、等待清單是輸出，中間的處理過程就是你要做的事情。

關于GTD，bilibili的UP主topbook講的非常透徹，我的筆記體系和文件體系建立的思路就來源于它。

筆記體系和文件體系

按照GTD對于任務處理的思路，搭建的初步的筆記體系和文件體系如下：

相比前面的GTD任務處理，新增了一個歸檔，因為無論是筆記體系，還是文件體系，最終任務處理完之后，需要對任務做一個歸檔總結，也許在歸檔總結的過程中會發現新的東西哦。但是，歸檔并不是意味著以后就是文物了，而是方便你下次查找更加方便，因為我們做筆記、做文件整體的終極目的是應用。

這里提個小tip：在構建體系的時候，盡可能去滿足MECE原則（不重復無遺漏），如何做到MECE，需要在分解時尋求互斥的概念。