Evernote用法詳細說明

大約三年前開始接觸Evernote這套云端的筆記軟體。從剛開始隨意玩玩，到現在同時成為我電腦桌面、手機、和平板第一頁的捷徑，可以說我的工作和生活已經離不開這頭綠色大象了（Evernote的商標圖示）。

Evernote不光是一套工具軟體，它基本上也代表了個人生活和工作上整理訊息與取用資料的方式，所以這幾年下來我不斷嘗試各種路數來使用這軟體，大概到了今年我的使用方式才慢慢穩定下來，今天就想跟各位分享一下我是如何使用這套工具的，也希望聽聽各位使用者的意見，大家交流交流。

如果你未曾使用過Evernote，你可能得先裝起來用用看，或是上網瀏覽一些基本教學后再回來這里（推薦電腦玩物網站）。本篇我不打算介紹基本功能和操作方式，甚至不會貼畫面截圖，主要是針對一些使用心法來討論。

我拿Evernote做什么？

我自己是把Evernote當作一個「私有資料庫」，或者說「大腦的外接硬碟」這樣的角色來看待。總之生活與工作上各式各樣的資訊都可以是Evernote搜羅的目標。大家每天都會用到Google，而Evernote對我來說就是我私有的Google。在網際網路上找東西有時候是大海撈針，這Evernote資料庫就像是隨身攜帶的個人資料柜，里面有我平時搜集的資訊以備不時之需。

Evernote基本上不是設計來做文件的，所以它的排版表格功能非常陽春，如果對格式有較多要求的人應該考慮Office系列或是OneNote（微軟出的筆記軟體）。

我的Evernote里有哪些資料？

很多很雜，依據取得來源的話大致有這些：各種手打輸入的筆記、瀏覽器擷取的網頁、掃描器掃入的名片和文件、手機拍攝的文件或相片、檔案總管拖曳進來的檔案、手機錄制的聲音檔、平板電腦的手繪等等。我覺得這是Evernote厲害的地方，他們設計了各式各樣的媒介讓使用者吸納各種資訊。鍵盤輸入或是網頁剪貼就不提了，瀏覽器上有外掛可以一鍵將網頁匯入Evernote（我用的是Chrome的Evernote plug-in還有Clearly程式）。越來越多的掃描器可以直接將結果輸入Evernote（我用的是Fujitsu SnapScan S1300）。Evernote也支援手機的照相和錄音功能，平板電腦的手繪APP也可直接和Evernote同步（我用的是iOS的Penultimate）。

更讓我驚喜的是，用手機拍攝書本文件，Evernote竟然可以自動文字辨識。如果你有買專業版的話，拖曳進Evernote的文件（Office和PDF）也都可以進行全文檢索的功能。

這么多資料該如何整理與搜尋？

我的心得是，除非必要，否則絕對不要花時間整理！使用電腦時我們習慣用檔案總管建好目錄，將檔案分門別類地安置、取好檔名，以免要用的時候找不到，但Evernote的使用觀念我覺得是完全不同的，它比較類似一個私有云。因為幾乎每一筆資料（或稱為記事）都可以進行全文檢索，特別花工夫去分門別類其實很沒效率。此外，因為資料很雜，要建立像檔案總管一般的目錄結構是很困難的（我曾經浪費不少青春在這里），最簡單的方法就是像用Google一樣直接關鍵字搜尋。如果你的記事是一張圖檔、一段錄音，你可以在記事上輸入一些關鍵字，以方便日后搜尋，這是一個使用上的技巧。

記事本（Notebook）和標簽（Tag）要如何搭配使用？

這是網路上很多人在詢問的問題，我自己也思索了很久。我目前歸納出來的作法是：記事本主要用來區分資料的屬性，而標簽主要對應需要的行動。我知道這兩句話有點抽象，而且剛剛不是還說不要整理嗎？別急別急，請繼續看我的說明。

首先我來展示一下我的Evernote里到底有那些【記事本】：

0.資料堆：預設資料夾，不歸類在以下記事本的通通放在這里。
1.個人手帳：主要是我自己輸入的各種記事和心得，公私皆有。
2.教學筆記：與課程有關的紀錄。
3.疑難手冊：主要是各種軟體教學、電腦疑難處里的資料搜集。
4.美食剪貼：餐廳的名片或介紹文。
5.名片夾：就是名片夾
6.個人卷夾：各種證照證書、單據、合約、保單等。

我們可以把Evernote記事本想像成各式各樣收藏資料的實體（我在命名上也反映了這概念），例如我們會有本日記來記錄自己的心得，可能有本剪貼簿搜集旅游美食的情報，名片夾存放名片，透明夾來置放屬于個人的文件等。我認為記事本的數目應該越少越好，因為它的目的不是讓我們搜尋，而是讓我們在同一屬性資料中做連續的翻找（類似翻閱過往日記，瀏覽餐廳、翻找名片等）。絕大多數的資料（例如網頁的擷取）其實不需要特別歸類，直接留在【0.資料堆】里面就可以了，反正需要的時候我們可以用關鍵字搜詢。

至于Evernote的標簽功能，我主要用來和我要展開的作業（或任務）相連。你看一下我目前常用的標簽或許就會懂我的意思：

_正在進行中
_待讀文章
_準備講座S003
_設計課程320
_籌備東京之旅

上面每個標簽都和特定的工作或是動作有關，比方我搭捷運時就可以選擇【_待讀文章】中所有的記事來閱讀。準備講座時也只要選擇相對應的標簽就可以一次瀏覽相關記事。值得一提的是，每筆記事只能選擇放入一個記事本，但卻可以同時指派多個不同的標簽，例如某篇網站上看到的好文章我會留在【0.資料堆】這個記事本中，但在標簽設定上，可以同時屬于【_待讀文章】也可以同時是【_準備講座S003】，這樣每次要展開特定工作時，只要點選適當的標簽即可。

我猜一定有人跟我之前一樣，每建立一則記事，就會想要根據個人、公司、財務、娛樂這些內容上的屬性來指派標簽，我后來發現這是很沒意義的。當你的資料越建越多時，你不太可能會點選【公司】這個標簽來看看里面有哪些東西，里頭可能是成百上千筆記事啊！況且每次新增一筆記事就要下標簽設定記事本，我打賭你很快就會半途而廢，因為實在太麻煩啦！再次重申，尋找特定記事最好的方法就是關鍵字搜尋，除非有明確的使用情境，否則不需要進行整理。如果你有安裝Chrome的plug-in，在使用Google的時候，瀏覽器也面上也會同步搜尋Evernote里面的內容，等于公有云和私有云都同步查找了！

結語

其實Evernote的功能還有很多，有些還挺好用的。例如「加密選取的文字」功能可以把記事中一段內容（例如密碼）進行額外的加密；「復制記事連結」功能我偶爾也會用，有些比較大的專案牽涉到不少相關記事，我會建立一份類似「網站地圖」總記事，把其他多個附屬記事的連結都貼上去，這也是不錯的用法，大家可以參考看看。

對我來說免費版的容量其實挺夠用的，所以我從不吝惜把搜集到的資料一股腦地往Evernote里頭丟，也不花工夫去做無謂的整理，我的想法是，越接近懶人的使用方式越會帶來長久的效益。

Evernote用法詳解的下載地址：

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