excel工作簿的各種基本組件使用基礎圖文教程

我們在和Excel相處的時候，我們必須記住Excel每個部分的名稱和特性。雖然這個工作很枯燥，可能會令你昏昏欲睡，但是一旦你和它熟悉了之后，就會覺得Excel是一個非常好的朋友，也不會再為如何使用Excel而一籌莫展了。

　　Excel由很多組件組成，組件就相當于大型機器的零件，它們各自有各自的作用，如圖1所示就是將要討論的典型的Excel工作簿的各種基本組件。這里要說明一下，在此使用的是Excel 2003版本。這個版本雖然不是Excel功能最為強大的版本，但卻是使用最為廣泛的版本，很多Excel用戶對這個版本比較熟悉，容易被大家接受。

圖1

　　1、標題欄

　　所謂標題欄就是負責顯示應用程序和當前打開的文件的名稱的組件。在我們這個例子中，標題欄的名稱為“Microsoft Excel-Bookl”。你可以修改標題欄的名稱，比如你可以將“Book1”改寫成“王總的工資條”。

　　2、菜單欄

　　你可能使用過Word或者其他軟件，對菜單欄并不陌生，它是你與Excel溝通過程中非常重要的渠道，包含了很多Excel操作命令。這些命令是可以自主選擇的，你需要什么就可以讓它為你所用，不需要它就可以讓它不再出現，這會在后續的部分為你講到。

　　3、活動單元格

　　所謂活動單元格就是你正在編輯或者正在使用的單元格。它與周圍的單元格有著明顯的不同，它的邊框比較黑比較粗，非常容易識別。

　　4、工具欄

　　在圖1中，你看到了標準工具欄和格式工具欄，它們僅僅是大量工具欄中很小的一部分。所謂工具欄，其實和我們生活中使用的工具箱非常相似，每個工具箱中裝有大量的工具為我們使用。Excel中的工具欄有將近20個，也就是我們有將近20個工具箱。如果都把它們擺放在屏幕上，顯然是不現實的，就像我們家里的工具箱都是關著的，只有用它的時候才打開，工具不能擺得滿房間都是吧。之所以擺放標準工具欄和格式工具欄，只是因為它們的使用率非常高，所以就把它們擺放在非常明顯的位置方便使用。在本書后面的部分，將會講到更多的工具欄，它們各自有各自非�？岬墓δ�，使用起來也非常方便。你用Excel越多，對它就會越熟悉，慢慢你就會體會到Excel是多么的體貼。

　　5、最小化最大化和關閉按鈕

　　在圖1中，我們看到有兩類這樣的最小化/最大化和關閉按鈕：一類是針對Excel的，使用它們可以讓Excel最小化、最大化或者關閉；另一類是針對工作表的，使用它們可以讓工作表最小化、最大化或者關閉，但是Excel本身不會最小化、最大化或者關閉。

　　6、任務窗口/任務選擇器

　　任務窗口可以幫助你在Excel中快速選擇一個任務，它足所有Excel最新版本的一個標準組件。通過按“Ctrl+F1”鍵或者在視圖菜單中單擊任務窗口選項，可以輕松地顯示或者隱藏任務窗口。在圖1中，我們標注出了任務選擇器，可以通過它來選擇其中一個任務，如幫助、新建工作簿、剪貼畫及文檔更新等。

　　7、行和列

　　在圖1中，我們可以看到工作表中有很多單元格，每一個單元格都由行和列相交形成。Excel 2003中，Excel的最大行數為65536，最大列數為256;而Excel 2007中，行數和列數則大大增加。這些與我們平時使用關系不大，所以不用記住這些數字，只有當不夠用了的時候知道原因就可以了（雖然這種情況很少發生）。Excel的每個單元格都有它自己的名稱，這樣可以很容易找到每個單元格，而名稱則是列名和行號的組合，如C4（C為列名，4為行號）。

　　8、公式欄

　　公式欄顯示的是當前選中單元格的內容。當你需要引入或者編輯一個公式的時候，公式欄就顯得非常重要，這是因為在一般情況下單元格僅僅顯示的是公式的結果（什么是公式將在后面介紹）。當你需要知道這個單元格使用了什么公式或者你想修改這個公式的時候，你可以直接單擊單元格查看公式欄顯示的內容或者選中單元格后按“F2”鍵。與工具欄一樣，你可以選擇顯示或者隱藏公式欄。如果你想隱藏工具欄，那么單擊【工具】一【選項】命令，打開【視圖】標簽，取消對【編輯欄】復選框的勾選；如果你想讓它再次顯示，則再次勾選【編輯欄】復選框即可。

　　如圖2所示，在未進行任何操作之前，公式欄的左邊僅有一個【fx】按鈕，直接單擊【fx】按鈕會在其左邊出現×和、，兩個按鈕，并彈出【插入函數】窗口，你可以選擇需要插入的常用公式來幫助你計算。如果你需要自己寫一個公式，你可以在選中的單元格中，輸入“=”，則在【fx】按鈕的左邊也會出現x和√兩個按鈕，輸入公式完畢后可以單擊√按鈕來完成輸入，也可以直接按回車鍵來完成操作，而單擊×按鈕則取消你輸入的公式。

圖2

　　9、單元格名稱顯示欄

　　單元格名稱顯示欄在Excel中用的地方比較少，所以也最容易被我們忽視。在我們瀏覽比較大的工作表時，可以通過在單元格名稱顯示欄中直接輸入該單元格的名稱輕松地定位到該單元格，就像我們知道一個人的身份證號就能在資料庫中找到這個人一樣。例如，我們想查看AB400單元格的內容，可以直接在單元格名稱顯示欄中輸入“AB400”，然后按回車鍵，便很輕松地找到我們需要的內容。

　　10、滾動條

　　滾動條沒有必要詳細解釋，我們只需要知道有水平滾動條和垂直滾動條它們是用來調整工作區位置的就可以了。

　　11、表單滾動按鈕

　　在Excel中，有時候一個工作簿中可能有很多個表單，我們不可能在工作區同時看到所有的表單。所以我們可以通過表單滾動按鈕來找到需要的表單。

　　12、狀態欄

　　狀態欄顧名思義是用來說明Excel狀態的，它通常會顯示“就緒”、“進入”、“循環引用”或者“計算”等，取決于當時的情景。狀態欄的右側會顯示Num Lock和Caps Lock的開關狀態，當你選中一些單元格時，它會為你顯示這些單元格值的求和是多少。當然你也可以通過將光標放在狀態欄上，然后右擊，在彈出的右鍵菜單中選擇平均值、最大值、最小值等選項，如圖3所示。

圖3

　　了解好Excel工作簿的各種基本組件和練功一樣，“基本招式”對于新學習Excel的初學者來說至關重要，如果你不了解這些“基本招式”，那就根本談不上使用Excel來為我們工作。