讓我們一起探索一下這些藏在excel自動排序中的“小隱秘”。

都說這Excel里暗藏玄機，求最大值的MAX函數可以用于查找，用于查找的LOOKUP函數可以對數據進行四舍五入…就連看似人人都會的Excel自動排序，也藏著許多我們不知道的“小秘密”。今天我們就來探索一下這些藏在自動排序中的“小秘密”。

01、擴展選區

“苗老師，我的排序怎么不對了”，聽到小白的呼喚，我快步走了過去。

“你看我只是想把這張表按照序號排序。”（如圖1所示）

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“但是排完以后，卻變成了這個樣子。數字排好了，姓名卻沒跟著數字變，姓名和序號全亂了。”

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“出現這個問題，你一定是沒有擴展選區。通常在表格中選中某列數據進行排序時，會彈出這樣一個窗口”，如圖3所示。

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一般默認選擇“擴展選定區域”再單擊 “排序”，就可以完成整體的排序。或者在排序之前，先選中整個數據區域，再點擊排序，也可以完成整體的排序，并且不會再彈出這個提醒窗口。

02、多列排序的主次關鍵字

我們在進行多列排序的時候，經常會碰到這樣一類問題：如果有兩列數據都需要進行排序，我們怎么區分主次呢？如圖4所示，需要將下面這張表先按照“部門”排序，再按照“區域”排序。

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這時候先不要直接點擊“升序”、“降序”按鈕，而是先單擊“排序”按鈕，如圖5所示。

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打開之后，如圖6所示。

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我們把需要設置的排序條件都添加進設置框內，添加完一個條件之后，單擊“添加條件”就可以添加第2個條件，如圖7所示。

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設置完成后單擊 “確定”，就可以得到一個先按“區域”排序，再按“部門”排序的表格，如圖8所示。

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由于我們開始要做的是一個先按“部門”排序，再按“區域”排序的表格，想要達到這一效果，就需要變更主次關鍵字。怎么變更呢？只需單擊排序窗口的小三角即可，如圖9所示。

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在這里我們選中“主要關鍵字”行，單擊“向下”箭頭，最后“確定”，就可以達到我們最初想要的排序效果。如圖10所示。

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03、按顏色排序

“苗老師，我又碰到了個問題”，小白又發來了一張表，她說：“我有一些單元格標了黃色的底色，現在想把黃色的部分和沒有底色的分開要怎么辦？我復制插入都做了好久了。”

“排序呀，你這樣一條一條的復制插入，做到明天也做不完。”

“這個也能排序嗎？是要用函數嗎？”

“不用。其實這個功能就在排序里，只是你平時沒有留意。”

說著打開了她的表，如圖11所示。

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在“數據”選項卡中，點擊“排序”，進入“排序”的設置框。由于我們的數據是有標題的，所以要勾上“數據包含標題”。接著把“排序依據”設置為“單元格顏色”，“次序”可以根據需求，選擇是先排有顏色的數據，還是無顏色的數據。這里我們設置將有顏色的單元格排在頂端。如圖12所示。

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單擊“確定”之后，就可以把有顏色的單元格和無顏色的單元格分開了，如圖13所示

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其實在“排序依據”里，還有其他的選項，比如按字體顏色排序等，大家下來可以自己試試。如圖14所示

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04、自定義排序

其實，除了上述講到的排序外，還一個最容易被大家忽略的功能，就是“自定義排序”，它同樣被隱藏在“排序”的界面里。如圖15所示。

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我們可以對數字排序，對文字排序，但如果我們需要對特定的內容進行排序，怎么辦呢？例如各地分公司的列表，公司內職位和領導的序列等，它們都有特定的順序，在平時的工作中又經常需要被制作或排列。下圖是我們公司里的部門順序，假設它被打亂了，要怎么讓它恢復成正常的順序呢？

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此時用普通的升序、降序肯定是辦不到的，所以這個序列需要我們自己來設置。我們在排序設置框中，點擊“自定義序列”，打開自定義序列的設置框，如圖17所示。

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在“輸入序列”的區域中，制作我們需要的序列。比如我們要做一個部門的序列，在“輸入序列”的區域中，按照順序依次輸入部門名稱，每個部門名稱按回車鍵分隔。輸入完成后單擊“添加”，在左側的“自定義序列”中就會出現剛剛添加的序列。如圖18所示。

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設置完成后，只需在排序設置框中，選擇“自定義序列”，點擊設置好的部門序列，數據就可以按照我們設置的順序進行排序了。如GIF19所示。

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擴展功能：除了上述講到的用法外，利用自定義序列排序，還可以讓部門名稱通過下拉的方式出現，如GIF20所示。

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有了這個功能，只要寫下第一個部門名稱或第一個領導名稱，就可以通過下拉的方式完成序列的錄入，再也不怕部門名稱錯亂或是領導名字錯漏了！怎么樣，是不是很好用呢？