你了解 “共同創(chuàng)作” 功能嗎？

現(xiàn)在，通過(guò) “共同創(chuàng)作” (Co-authoring) 功能，你可以和同事打開(kāi)和處理同一個(gè) Excel 工作簿啦！

必備條件

?需要 Office 365 訂閱；

?需要安裝最新版本的 Office，并需要使用訂閱帳戶(hù)登錄 Office；

?需要使用 .xlsx、.xlsm 或 .xlsb 文件。如果文件不是這種格式，請(qǐng)打開(kāi)該文件，然后單擊 “文件” > “另存為” > “瀏覽” > “保存類(lèi)型”。將格式更改為 .xlsx、.xlsm 或 .xlsb。

1上傳工作簿

使用 Web 瀏覽器，在 OneDrive、OneDrive for Business 或 SharePoint Online 庫(kù)中上傳工作簿或創(chuàng)建新工作簿。

請(qǐng)注意，SharePoint 本地部署網(wǎng)站（未由 Microsoft 托管的網(wǎng)站）不支持共同創(chuàng)作。如果不確定使用的是哪一個(gè)，請(qǐng)聯(lián)系網(wǎng)站負(fù)責(zé)人或 IT 部門(mén)人員。

2共享

1.如果已上傳文件，請(qǐng)單擊文件將其打開(kāi)。將在 Web 瀏覽器的新選項(xiàng)卡上打開(kāi)工作簿；

2.單擊 “在 Excel 中編輯” 按鈕。如果沒(méi)有此按鈕，請(qǐng)單擊 “在瀏覽器中編輯”，然后在頁(yè)面重新加載后單擊 “在 Excel 中編輯”；

3.系統(tǒng)提示選擇 Excel 版本時(shí)，請(qǐng)單擊 “Excel 2016”；

4.在 Excel 程序中打開(kāi)該文件，你可能會(huì)看到黃色欄，其中顯示該文件位于受保護(hù)的視圖。如果是這樣，請(qǐng)單擊 “啟用編輯” 按鈕；

5.單擊右上角的 “共享”：

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6.在 “邀請(qǐng)他人” 框中鍵入電子郵件地址，每個(gè)地址以分號(hào)隔開(kāi)。還需確保選擇了 “可以編輯”。完成后，單擊 “共享” 按鈕：

?

提示：如果要自己發(fā)送鏈接，請(qǐng)不要單擊 “共享” 按鈕。請(qǐng)改為單擊窗格底部的 “獲取共享鏈接”。

7.如果在上一步驟中已單擊 “共享” 按鈕，電子郵件將發(fā)送給每個(gè)人。將顯示郵件來(lái)自你的電子郵件地址。你也會(huì)收到郵件副本，因此得以知道它的樣子。

3其他人打開(kāi)文件

如果已單擊 “共享” 按鈕，其他人會(huì)收到一封電子郵件邀請(qǐng)他們打開(kāi)文件。他們可以單擊鏈接打開(kāi)工作簿。將打開(kāi) Web 瀏覽器，并在 Excel Online 中打開(kāi)工作簿。

如果他們想要使用 Excel 應(yīng)用進(jìn)行共同創(chuàng)作，可以單擊 “編輯工作簿”>“在 Excel 中編輯”。但是需要使用支持共同創(chuàng)作的 Excel 應(yīng)用版本。

Excel for Android、Excel for iOS、Excel Mobile 和適用于 Office 365 訂閱者的 Excel 2016 是目前支持共同創(chuàng)作的版本。如果沒(méi)有受支持的版本，可以單擊 “編輯工作簿”>“在瀏覽器中編輯” 以編輯文件。

提示：如果使用的是最新版本 Excel、PowerPoint 或 Word，還有更簡(jiǎn)單的方法：可以單擊 “文件”>“打開(kāi)”，并選擇 “與我共享的內(nèi)容”。

4與其他人共同創(chuàng)作

對(duì)于 Excel 中打開(kāi)的文件，請(qǐng)確保左上角打開(kāi)了 “自動(dòng)保存”。當(dāng)其他人最終打開(kāi)該文件時(shí)，你們將一起共同創(chuàng)作。如果能在 Excel 窗口右上角看到其他人的照片，說(shuō)明你們正在共同創(chuàng)作。（也可能會(huì)看到其姓名縮寫(xiě)或表示來(lái)賓的 “G”。）

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共同創(chuàng)作提示：

?可能會(huì)看到其他人的選擇使用不同的顏色表示。如果他們使用適用于 Office 365 訂閱者的 Excel 2016 或 Excel Online，將發(fā)生這種情況。如果他們使用其他版本，你不會(huì)看到他們的選擇，但當(dāng)他們處理文件時(shí)，將顯示其所做的更改；

?如果看到以不同顏色表示的其他人的選擇，這些選擇將顯示為藍(lán)色、紫色等等。但是，你的選擇始終為綠色。在其他人的屏幕上，他們自己的選擇也是綠色。如果不知道誰(shuí)是誰(shuí)，可將光標(biāo)停留在所選內(nèi)容上，將顯示此人姓名。如果要跳轉(zhuǎn)到正處理文件的那人處，請(qǐng)單擊其照片或姓名縮寫(xiě)，然后單擊 “轉(zhuǎn)到” 選項(xiàng)。