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本篇的知識體系

在Excel中，若用戶要統一替換一些內容，則可以使用【替換】功能。通過按下Ctrl+H鍵打開【查找和替換】對話框，不僅可以查找表格中的數據，還可以將查找的數據替換為新的數據，從而大大地提高數據處理的效率。

本篇以Excel 2019為例，其中介紹的方法也適用于Excel 365/2016等低版本的Excel軟件。讀者可以參考：

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1.【替換】功能的基礎應用

在Excel 中需要替換數據時，可以選擇【開始】選項卡，在【編輯】組中單擊【查找和選擇】下拉列表按鈕，然后在彈出的下拉列表中選中【替換】選項(或按下Ctrl+H鍵)，打開【查找和替換】對話框的【替換】選項卡，在【查找內容】文本框中輸入要替換的數據，在【替換為】文本框中輸入要替換為的數據，并單擊【查找下一個】按鈕，Excel會自動在工作表中選定相關的單元格。此時，若要替換當前選中單元格的數據則單擊【替換】按鈕即可。若不要替換則單擊【查找下一個】按鈕，查找下個要替換的單元格。

使用Excel的【替換】功能一個一個的替換數據

若用戶單擊【全部替換】按鈕，則Excel會自動替換所有滿足替換條件的單元格中的數據。將之應用在工作中，我們可以大大提升表格數據的修改效率。例如。

修改表格中的錯別字

以下圖所示的表格為例。如果我們要將表格中統一使用“柴芩清寧膠囊”這個名稱，而表格同類名稱中需要修改的文字中包括“岑”和“涔”兩種表述。

此時，可以通過按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項卡后，在【查找內容】文本框中輸入“柴?清寧”，在【替換為】文本框中輸入“柴芩清寧”，然后單擊【全部替換】按鈕。

同時將表格中的“柴岑清寧膠囊”和“柴涔清寧膠囊”替換為“柴芩清寧膠囊”。

刪除姓名中的空格

以下圖所示的表格為例，表格【姓名】列中的數據中包含數量不等的空格，這會使我們在使用VLOOKUP等需要用到數據對比的函數時，無法得到想要的結果。

要快速刪除【姓名】列表數據中的空格，我們只需要在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項卡后，在【查找內容】文本框中輸入一個空格鍵，然后單擊【全部替換】按鈕即可。

具體操作過程如下圖所示。

去掉數字中的小數部分

以下圖所示的表格為例，如果我們在統計數據時需要忽略“業績”列中數據的小數，也可以通過執行“查找與替換”功能來快速實現操作。

按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項卡后，在【查找內容】文本框中輸入“.*”（本例為直接去掉小數部分，沒有四舍五入，其中“*”為通配符，表示小數點后的任意字符），然后單擊【替換全部】按鈕即可。

具體操作過程如下圖所示。

將表格中的“*”號替換為“x”號

以下圖所示的表格為例，如果我們要將表格中的“*”號替換為“x”號（例如，將15mg*5T替換為15mgx5T）。

可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項卡后，在【查找內容】文本框中輸入“~*”(由于“*”在Excel中具有代表所有數據的特殊身份，要實現精確替換“*”號，需要在其前方添加“~”號)，在【替換為】文本框中輸入“x”號，然后單擊【全部替換】按鈕即可。

具體操作過程如下圖所示。

調整不規范的日期

以下圖所示表格的日期列為例，其中年、月、日之間使用“.”間隔，屬于不規范的日期。我們可以使用使用【替換】功能將其中的“.”號替換為規范日期使用的“/”號。

按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項卡后，在【查找內容】文本框中輸入“.”，在【替換為】文本框中輸入“-”，然后單擊【全部替換】按鈕即可。

具體操作過程如下圖所示。

快速將列轉置為多行

以下圖所示的表格為例，如果我們要將表格中“姓名”列中的數據快速轉置為一個6行4列的表格。

可以利用【填充】功能，在目標單元格區域創建一個下圖所示的數據陣列。

然后按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項卡，在【替換內容】文本框中輸入A，在【替換為】文本框中輸入“=A”，并單擊【全部替換】按鈕即可。

具體操作過程如下圖所示。

替換某個字符內容之后（或之前）的內容

以下圖所示表格為例，如果我們要在A列的“國藥控股”之后添加“江蘇有限公司”。

可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項卡后，在【查找內容】文本框中輸入“股*”，在【替換為】文本框中輸入“股江蘇有限公司”，然后單擊【全部替換】按鈕。

具體操作過程如下圖所示。

同理，如果要將A列中的“國藥控股”修改為“江蘇國藥控股”，則可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項卡后，在【替換內容】文本框中輸入“*國”，在【替換為】文本框中輸入“江蘇國”，然后單擊【全部替換】按鈕。

批量刪除指定數據

以下圖所示的表格為例，如果我們需要連“()”一起刪除其中包含的數據。

在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項卡后，在【查找內容】文本框中輸入“(*)”,然后直接單擊【全部替換】按鈕即可。

具體操作過程如下圖所示。

2.【替換】功能的選項設置

在【替換】選項卡中執行【全部替換】操作雖然方便，但也會有一個問題，以下圖所示的表格為例。

如果我們只想將表格中“數量”列中的數據“0”替換為“無貨”，只想【全部替換】操作，Excel會默認將表格中所有的“0”(例如2019中的“0”和0.27g中的“0”）都替換為“無貨”。這顯然不符合操作的要求。

要解決這個問題，我們需要在【替換】選項卡中單擊【選項】按鈕，在打開的選項區域中，詳細設置替換的相關選項。

在【選項】選項區域中選中【單元格匹配】復選框后，再單擊【全部替換】按鈕，Excel將只會替換表格單元格中數據為“0”的數據。

具體操作過程如下圖所示。

通過在【替換】選項卡的【選項】選項區域中進行設置，我們可以精確選擇需要查找和替換的數據。

其中：

• 【范圍】下拉列表：用于設置是在當前工作表中查找替換，還是在整個工作簿中查找替換。
• 【搜索】下拉列表：用于設置【查找和替換】功能的搜索順序是按行還是按列，并將結果按搜索出的先后順序展示。
• 【查找范圍】下拉列表：用于設置在查找可替換的數據時是按公式、值還是按批注查找。
• 【區分大小寫】復選框：用于設定查找可替換數據時，是否區分其英文大小寫。
• 【單元格匹配】復選框：用于設置查找可替換數據時，是否嚴格查找與【查找內容】文本框中輸入數據一致的單元格。
• 【區分全/半角】復選框：用于設置查找可替換數據時，是否區分其全角和半角狀態。
• 【查找內容】和【替換為】文本框后的【格式】按鈕：可以通過其設置查找替換的格式，例如查找到數值格式的數據，將其替換為日期格式；查找到某字體或單元格填充色，將其轉換為其他顏色（或數值）；查找到合并后的單元格等。

下面將通過幾個例子來具體介紹【替換】選項卡中【選項】選項區域的使用方法。

區分大小寫替換指定英文字母

以下圖所示的表格為例，如果我們需要將其中【業務員】列中“Been”中的“B”替換為“K”，而忽略其他小寫的“b”。

可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項卡后，在【查找內容】文本框中輸入B，在【替換為】文本框中輸入K，然后在【選項】選項區域中選中【區分大小寫】復選框，并單擊【全部替換】按鈕。

具體操作過程如下圖所示。

查找指定數值的數據并為其設置格式

以下圖所示的表格為例，如果我們想要查找表格中【數量】列中數值為0的數據，并為這些數據所在的單元格設置黃色填充。

可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項卡后，在【查找內容】文本框中輸入0，在【選項】選項區域中選中【單元格匹配】復選框，然后單擊【替換為】文本框后的【格式】按鈕。

打開【替換格式】對話框，選擇【填充】選項卡，選擇【黃色】色塊并單擊【確定】按鈕。

最后，返回【替換】選項卡，單擊【全部替換】按鈕即可。具體操作方法如下圖所示。

替換指定單元格格式的數據

仍以上圖所示的表格為例，如果我們要在表格中將填充黃色的單元格替換為文本“無貨”。

可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項卡后，單擊【查找內容】文本框右側【格式】按鈕旁的倒三角按鈕，從彈出的列表中選擇【從單元格選擇格式】選項。

然后，單擊表格中設置了黃色填充的單元格。

返回【替換】對話框，單擊【替換為】文本框右側【格式】按鈕旁的倒三角按鈕，從彈出的列表中選擇【清除替換格式】選項。清除原先設置的替換格式。然后在【替換為】文本框中輸入“無貨”，并單擊【全部替換】按鈕即可。

具體操作方法如下圖所示。

標注被合并的單元格

在下圖所示的表格中，一些單元格被設置了“合并單元格”。

如果我們要將表格中被合并的單元格快速找出，并使用填充顏色將其全部標注出來，可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項卡后，單擊【查找內容】文本框后的【格式】按鈕。

打開【查找格式】對話框，選擇【對齊】選項卡，選中【合并單元格】復選框后，單擊【確定】按鈕。

返回【替換】選項卡，單擊【替換為】文本框后的【格式】按鈕。

打開【替換格式】對話框，選擇【填充】選項卡，選中一種填充顏色后，單擊【確定】按鈕。

最后，返回【替換】選項卡后單擊【全部替換】按鈕即可。具體操作方法如下。

同時替換工作簿中所有工作表內的數據

以下圖所示的工作簿為例，該工作簿中包含一月、二月和三月等三個工作表。

如果我們要將工作簿中三個工作表的“規格”數據同時刪除，可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項卡后，在【查找內容】文本框中輸入“/*”，然后單擊【范圍】下拉按鈕，從彈出的列表中選擇【工作簿】選項，并單擊【全部替換】按鈕即可。

具體操作方法如下圖所示。