本篇內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下：

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在了解行列的概念和基本操作之后，用戶可以進(jìn)一步學(xué)習(xí)Excel表格中單元格和單元格區(qū)域的操作，這是工作表中最基礎(chǔ)的構(gòu)成元素。

1.了解單元格的概念

什么是單元格

行和列相互交叉形成一個(gè)個(gè)的格子被稱(chēng)為“單元格”（Cell），單元格是構(gòu)成工作表最基礎(chǔ)的組成元素，眾多的單元格組成了一個(gè)完整的工作表。在Excel中，默認(rèn)每個(gè)工作表中所包含的單元格數(shù)量共有17,179,869,184個(gè)。

每個(gè)單元格都可以通過(guò)單元格地址進(jìn)行標(biāo)識(shí)，單元格地址由它所在列的列標(biāo)和所在行的行號(hào)所組成，其形式通常為“字母+數(shù)字”的形式。例如A1單元格就是位于A列第1行的單元格，如下圖所示。

工作表中的單元格

我們可以在單元格中輸入和編輯數(shù)據(jù)，單元格中可以保存的數(shù)據(jù)包括數(shù)值、文本和公式等，除此以外，還可以為單元格添加批注以及設(shè)置各種格式。

如何選取與定位單元格

在當(dāng)前的工作表中，無(wú)論用戶是否曾經(jīng)用鼠標(biāo)單擊過(guò)工作表區(qū)域，都存在一個(gè)被激活的活動(dòng)單元格，例如上圖中的A1單元格，該單元格即為當(dāng)前被激活（被選定）的活動(dòng)單元格�；顒�(dòng)單元格的邊框顯示為黑色矩形邊框，在Excel工作窗口的名稱(chēng)框中將顯示當(dāng)前活動(dòng)單元格的地址，在編輯欄中則會(huì)顯示活動(dòng)單元格中的內(nèi)容。

要選取某個(gè)單元格為活動(dòng)單元格，用戶只需要使用鼠標(biāo)或者鍵盤(pán)按鍵等方式激活目標(biāo)單元格即可。使用鼠標(biāo)直接單擊目標(biāo)單元格，可以將目標(biāo)單元格切換為當(dāng)前活動(dòng)單元格，使用鍵盤(pán)方向鍵及Page UP、Page Down等按鍵，也可以在工作中移動(dòng)選取活動(dòng)單元格。

選取活動(dòng)單元格

除了以上方法以外，在工作窗口中的名稱(chēng)框中直接輸入目標(biāo)單元格的地址也可以快速定位到目標(biāo)單元格所在的位置，同時(shí)激活目標(biāo)單元格為當(dāng)前活動(dòng)單元格。與該操作效果相似的是使用【定位】的方法在表格中選中具體的單元格，方法如下。

<1>在【開(kāi)始】選項(xiàng)卡的【編輯】命令組中單擊【查找和選擇】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【轉(zhuǎn)到】命令(快捷鍵F5或Ctrl+G)。

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<2>打開(kāi)【定位】對(duì)話框，在【引用位置】文本框中輸入目標(biāo)單元格的地址，然后單擊【確定】按鈕即可.

快速定位單元格

對(duì)于一些位于隱藏行或列中的單元格，無(wú)法通過(guò)鼠標(biāo)或者鍵盤(pán)激活，只能通過(guò)名稱(chēng)框直接輸入地址選取和上例介紹的定位方法來(lái)選中。

2.理解區(qū)域的概念

單元格“區(qū)域”的概念是單元格概念的延伸，多個(gè)單元格所構(gòu)成的單元格群組被稱(chēng)為“區(qū)域”。構(gòu)成區(qū)域的多個(gè)單元格之間可以是相互連續(xù)的，它們所構(gòu)成的區(qū)域就是連續(xù)區(qū)域，連續(xù)區(qū)域的形狀一般為矩形；多個(gè)單元格之間可以使相互獨(dú)立不連續(xù)的，它們所構(gòu)成的區(qū)域就成為不連續(xù)區(qū)域。對(duì)于連續(xù)區(qū)域，可以使用矩形區(qū)域左上角和右下角的單元格地址進(jìn)行標(biāo)識(shí)，形式上為“左上角單元格地址；右下角單元格地址”，如下圖所示的B2：F7單元格“區(qū)域”。

選中B2：F7單元格區(qū)域

上圖所示的單元格區(qū)域包含了從B2單元格到F7單元格的矩形區(qū)域，矩形區(qū)域?qū)挾葹?列，高度為6行，總共30個(gè)連續(xù)單元格。

3.掌握區(qū)域的選取方法

在Excel工作表中選取區(qū)域后，可以對(duì)區(qū)域內(nèi)所包含的所有單元格同時(shí)執(zhí)行相關(guān)命令操作，如輸入數(shù)據(jù)、復(fù)制、粘貼、刪除、設(shè)置單元格格式等。選取目標(biāo)區(qū)域后，在其中總是包含了一個(gè)活動(dòng)單元格。工作窗口名稱(chēng)框顯示的是當(dāng)前活動(dòng)單元格的地址，編輯欄所顯示的也是當(dāng)前活動(dòng)單元格中的內(nèi)容。

活動(dòng)單元格與區(qū)域中的其他單元格顯示風(fēng)格不同，區(qū)域中所包含的其他單元格會(huì)加亮顯示，而當(dāng)前活動(dòng)單元格還是保持正常顯示，以此來(lái)標(biāo)識(shí)活動(dòng)單元格的位置。

選定區(qū)域與區(qū)域中的活動(dòng)單元格

選定一個(gè)單元格區(qū)域后，區(qū)域中包含的單元格所在的行列標(biāo)簽也會(huì)顯示出不同的顏色，如上圖中的B~F列和2~7行標(biāo)簽所示。

連續(xù)區(qū)域的選取

要在表格中選中連續(xù)的單元格，可以使用以下幾種方法：

• 選定一個(gè)單元格，按住鼠標(biāo)左鍵直接在工作表中拖動(dòng)來(lái)選取相鄰的連續(xù)區(qū)域。

按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)選取區(qū)域

• 選定一個(gè)單元格，按下Shift鍵，然后使用方向鍵在工作表中選擇相鄰的連續(xù)區(qū)域。

按住Shift鍵的同時(shí)按方向鍵選中區(qū)域

• 選定一個(gè)單元格，按下F8鍵，鍵入“擴(kuò)展”模式，此時(shí)再用鼠標(biāo)單擊一個(gè)單元格時(shí)，則會(huì)選中該單元格與前面選中單元格之間所構(gòu)成的連續(xù)區(qū)域。完成后再次按下F8鍵，則可以取消“擴(kuò)展”模式。

在擴(kuò)展模式中選取區(qū)域

• 在工作窗口的名稱(chēng)框中直接輸入?yún)^(qū)域地址，例如B2：F7，按下回車(chē)鍵確認(rèn)后，即可選取并定位到目標(biāo)區(qū)域。此方法可適用于選取隱藏行列中所包含的區(qū)域。

通過(guò)名稱(chēng)框選取區(qū)域

• 在【開(kāi)始】選項(xiàng)卡的【編輯】命令組中單擊【查找和選擇】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【轉(zhuǎn)到】命令，或者在鍵盤(pán)上按下F5鍵，在打開(kāi)的【定位】對(duì)話框的【引用位置】文本框中輸入目標(biāo)區(qū)域地址，單擊【確定】按鈕即可選取并定位到目標(biāo)區(qū)域。該方法可以適應(yīng)于選取隱藏行列中所包含的區(qū)域。

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• 選中表格中的一個(gè)單元格后，按住Shift鍵選取另一個(gè)單元格，可以選取這兩個(gè)單元格之間的區(qū)域。

按住Shift鍵選中一個(gè)超大的區(qū)域

• 選中一個(gè)單元格區(qū)域后，按下Shift+Home鍵可以將選中的區(qū)域擴(kuò)展至選中區(qū)域的第一列單元格。

按下Shift+Home鍵擴(kuò)大選中的區(qū)域

選中一個(gè)單元格后，按下Ctrl+Shift+Home鍵可以選中該單元格到工作表左上角A1單元格之間的區(qū)域。

按下Ctrl+Shift+Home鍵選中A1單元格到活動(dòng)單元格之間的區(qū)域

• 選中一個(gè)單元格后，按下Ctrl+Shift+End鍵可以選中該單元格到表格最右下角單元格之間的區(qū)域。

選中活動(dòng)單元格到表格最右下角單元格之間的區(qū)域

綜合以上兩個(gè)操作，在表格中選中一個(gè)單元格后，按下Ctrl+Shift+Home鍵后，再按下Ctrl+Shift+End鍵，可以選中表格的所有區(qū)域。

• 選中一個(gè)單元格(或區(qū)域）后，按下Ctrl+Shift+方向鍵，可以將選中的區(qū)域擴(kuò)展至一行或一列中不間斷的最后一個(gè)非空單元格。

按下Ctrl+Shift+方向鍵擴(kuò)展選中的單元格區(qū)域

• 選中表格中的任意單元格后，按下Ctrl+A鍵可以選中當(dāng)前工作表中表格的所有單元格。

選中整個(gè)工作表

選取連續(xù)的區(qū)域時(shí)。鼠標(biāo)或者鍵盤(pán)第一個(gè)選定的單元格就是選定區(qū)域中的活動(dòng)單元格；如果使用名稱(chēng)框或者定位窗口選定區(qū)域，則所選區(qū)域的左上角單元格就是選定區(qū)域中的活動(dòng)單元格。

不連續(xù)區(qū)域的選取

要在表格中選中連續(xù)的單元格，可以使用以下幾種方法：

• 選定一個(gè)單元格，按下Ctrl鍵，然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊或者拖拉選擇多個(gè)單元格或者連續(xù)區(qū)域，鼠標(biāo)最后一次單擊的單元格，或者最后一次拖拉開(kāi)始之前選定的單元格就是選定區(qū)域的活動(dòng)單元格。

按住Ctrl鍵選取不連續(xù)的區(qū)域

• 按下Shift+F8組合鍵，可以進(jìn)入“添加”模式，與上面按Ctrl鍵作用相同。進(jìn)入添加模式后，再用鼠標(biāo)選取的單元格或者單元格區(qū)域會(huì)添加到之前的選取當(dāng)中（按下ESC鍵可以退出“添加”模式）。

在“添加”模式中選取不連續(xù)的區(qū)域

• 在工作表窗口的名稱(chēng)框中輸入多個(gè)單元格或者區(qū)域地址，地址之間用半角狀態(tài)下的逗號(hào)隔開(kāi)，例如“A1,B4,F7,H3”，按下回車(chē)鍵確認(rèn)后即可選取并定位到目標(biāo)區(qū)域。在這種狀態(tài)下，最后輸入的一個(gè)連續(xù)區(qū)域的左上角或者最后輸入的單元格為區(qū)域中的活動(dòng)單元格（該方法適用于選取隱藏行列中所包含的區(qū)域）。

通過(guò)名稱(chēng)框選取不連續(xù)的區(qū)域

• 按下F5鍵打開(kāi)【定位】對(duì)話框，在【引用位置】文本框中輸入多個(gè)地址(例如A1:A16,C1:C16)，也可以選取不連續(xù)的單元格區(qū)域。

通過(guò)【定位】對(duì)話框選取不連續(xù)的區(qū)域

多表區(qū)域的選取

除了可以在一張工作表中選取某個(gè)二維區(qū)域以外，用戶還可以在Excel中同時(shí)在多張工作表上選取三維的多表區(qū)域。

例如，如果要在當(dāng)前工作簿的一月、二月、三月等3個(gè)工作表中為A列單元格區(qū)域設(shè)置背景顏色（任意）�？梢詧�(zhí)行以下操作。

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<1>在【一月】工作表中選中A列，按住Shift鍵，單擊【三月】工作表標(biāo)簽，再釋放Shift鍵，此時(shí)Sheet1~Sheet3單元格的B3：D6單元格區(qū)域構(gòu)成了一個(gè)三維的多表區(qū)域，并進(jìn)入多表區(qū)域的工作編輯模式，在工作窗口的標(biāo)題欄上顯示出“[工作組]”字樣

同時(shí)選中多個(gè)工作表

<2>在【開(kāi)始】選項(xiàng)卡的【字體】命令中單擊【填充顏色】拆分按鈕，在彈出的顏色選擇器中選擇一種顏色。此時(shí)，切換一月、二月、三月工作表，可以看到每個(gè)工作表的A列數(shù)據(jù)區(qū)域背景顏色均被統(tǒng)一填充了顏色。

同時(shí)為3個(gè)工作表相同的區(qū)域設(shè)置背景顏色

特殊區(qū)域的選取

在Excel中，我們除了可以使用上面介紹的幾種方法選取單元格區(qū)域以外，還有幾種特殊的操作方法可以選定一個(gè)或多個(gè)符合特定條件的單元格。具體如下。

<1>在【開(kāi)始】選項(xiàng)卡的【編輯】命令組中單擊【查找和選擇】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【轉(zhuǎn)到】命令，或者按下F5鍵，打開(kāi)【定位】對(duì)話框。

<2>單擊【定位】對(duì)話框中單擊【定位條件】按鈕，打開(kāi)【定位條件】對(duì)話框，在該對(duì)話框中選擇特定的條件（例如“空值”），然后單擊【確定】按鈕，就會(huì)在當(dāng)前選定區(qū)域中查找符合選定條件的所有單元格。

選中表格中的空值

4. 通過(guò)定義名稱(chēng)快速選取指定的區(qū)域

在實(shí)際日常辦公中，如果以區(qū)域地址來(lái)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和描述有時(shí)會(huì)顯得非常復(fù)雜，特別是對(duì)于非連續(xù)區(qū)域，需要以多個(gè)地址來(lái)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。Excel中提供了一種名為【定義名稱(chēng)】的功能，用戶可以給單元格和區(qū)域命名，以特定的名稱(chēng)來(lái)標(biāo)識(shí)不同的區(qū)域，使得區(qū)域的選取和使用更加直觀和方便，具體方法如下。

<1>在工作表中選中一個(gè)單元格區(qū)域（不連續(xù)），然后在工作窗口的名稱(chēng)框中輸入一個(gè)名稱(chēng)（例如輸入"考核數(shù)據(jù)")，然后按下回車(chē)鍵，即可選定相應(yīng)區(qū)域。

<2>單擊名稱(chēng)框下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【考核數(shù)據(jù)】選項(xiàng)，即可選擇快速選中步驟<1>選中的單元格區(qū)域。

快速訪問(wèn)指定的名稱(chēng)區(qū)域

5.設(shè)置單元格區(qū)域操作權(quán)限

在日常工作中，不同的辦公人員對(duì)工作表的編輯權(quán)限是不同的。我們可以在工作表中為不同的區(qū)域設(shè)置權(quán)限密碼，限制非相關(guān)人員修改區(qū)域中的數(shù)據(jù)。具體方法如下。

<1>選擇【審閱】選項(xiàng)卡，單擊【更改】命令組中的【允許用戶編輯區(qū)域】按鈕，打開(kāi)【允許用戶編輯區(qū)域】對(duì)話框，單擊【新建】按鈕。

設(shè)置允許用戶編輯區(qū)域

<2>打開(kāi)【新區(qū)域】對(duì)話框，單擊【引用單元格】文本框后的按鈕。

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<3>選取需要設(shè)置權(quán)限的單元格區(qū)域后，按下回車(chē)鍵。

選取單元格區(qū)域

<4>返回【新區(qū)域】對(duì)話框，在【區(qū)域密碼】文本框中輸入一個(gè)用于修改單元格區(qū)域數(shù)據(jù)的密碼，然后單擊【確定】按鈕，打開(kāi)【確認(rèn)密碼】對(duì)話框，再次輸入密碼，并單擊【確定】按鈕。

設(shè)置區(qū)域密碼

<5>返回【允許用戶編輯區(qū)域】對(duì)話框，單擊【確定】按鈕。

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<6>單擊【審閱】選項(xiàng)卡中的【保護(hù)工作表】按鈕，在打開(kāi)的對(duì)話框的【取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼】文本框中輸入一個(gè)用于保護(hù)工作表的密碼，然后單擊【確定】按鈕。在打開(kāi)的【確認(rèn)密碼】對(duì)話框中再次輸入密碼，并再次單擊【確定】按鈕。

設(shè)置保護(hù)工作表密碼

完成以上操作后，當(dāng)我們需要修改設(shè)置編輯權(quán)限的區(qū)域數(shù)據(jù)時(shí)，Excel會(huì)打開(kāi)提示對(duì)話框提示我們輸入密碼后才能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯。此時(shí)，在提示對(duì)話框中輸入上面步驟<4>設(shè)置的密碼，則可以編輯區(qū)域數(shù)據(jù)。

編輯數(shù)據(jù)需要輸入密碼

最后，復(fù)習(xí)一個(gè)前面介紹過(guò)的技巧

在工作表中選中一個(gè)區(qū)域后，按下Ctrl+P鍵進(jìn)入打印界面，單擊【打印活動(dòng)工作表】下拉按鈕，從彈出的列表中選擇【打印選定區(qū)域】選項(xiàng)，可以設(shè)置Excel打印選定的區(qū)域。

打印選定區(qū)域