本章內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下：

本篇在章節(jié)中的位置

“視圖”是以特定狀態(tài)展現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效方式。它能夠集中數(shù)據(jù)，簡化數(shù)據(jù)的查詢和處理。

本篇主要內(nèi)容

1.切換視圖模式

在Excel中，我們可以通過【視圖】選項(xiàng)卡【工作簿視圖】命令組中的命令或狀態(tài)欄右下角【普通】、【分頁預(yù)覽】和【頁面布局】按鈕，切換軟件的視圖模式。

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相同的表格，在【普通】、【分頁預(yù)覽】和【頁面布局】等不同的視圖下呈現(xiàn)可以幫助我們從不同的角度來觀察數(shù)據(jù)。

切換Excel視圖

1.1 【普通】視圖

普通視圖就是我們打開Excel表格時(shí)顯示的默認(rèn)視圖，在普通視圖中我們可以方便地查看表格的全局?jǐn)?shù)據(jù)及結(jié)構(gòu)。

普通視圖

1.2 【分頁預(yù)覽】視圖：

分頁預(yù)覽視圖是顯示表格要打印區(qū)域和分頁符位置的視圖模式。在該視圖中Excel會(huì)自動(dòng)按比例調(diào)整工作表使其行、列適合頁面大小，并允許用戶通過設(shè)置分頁符與打印區(qū)域，管理表格的打印范圍。

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設(shè)置分頁符

在分頁預(yù)覽視圖中，表格被自動(dòng)分頁符分割成若干個(gè)打印區(qū)域（每個(gè)打印區(qū)域被單獨(dú)打印在一張紙上）。自動(dòng)分頁符顯示為上圖所示的藍(lán)色虛線，我們可以通過按住自動(dòng)分頁符向左、右或上、下拖動(dòng)，調(diào)整分頁符的位置，從而重新劃分表格的打印區(qū)域（被調(diào)整的分頁符將顯示為藍(lán)實(shí)線狀的手動(dòng)分頁符）。

調(diào)整分頁符的位置

例如，在打印下圖所示的表格時(shí)，Excel默認(rèn)表格的一部分內(nèi)容（一列）不能和其他內(nèi)容一起打印在一張紙上。

表格內(nèi)容打印不全

此時(shí)，我們就可以通過將分頁符向右側(cè)拖動(dòng)，解決這個(gè)問題。

通過調(diào)整分頁符，解決表格打印不全的問題

又如，下圖所示的表格內(nèi)容較多，Excel默認(rèn)打印全部表格內(nèi)容，而實(shí)際只需要打印其中的一部分內(nèi)容。

包含大量內(nèi)容的表格

遇到這種情況，我們可以通過在分頁預(yù)覽視圖中拖動(dòng)視圖上、下、左、右邊框上的分頁符，指定表格的打印范圍。

縮小表格的打印范圍

此外，通過添加、刪除分頁符，我們還可以對(duì)表格打印區(qū)域的數(shù)量進(jìn)行控制。

添加分頁符

在分頁預(yù)覽視圖中右擊表格中的某個(gè)單元格，從彈出的菜單中選擇【插入分頁符】命令，可以添加新分頁符，從而在表格中創(chuàng)建新的打印區(qū)域。

在分頁預(yù)覽視圖中添加分頁符

• 右擊工作表最左側(cè)的單元格，從彈出的菜單中選擇【插入分頁符】命令，將在分頁預(yù)覽視圖中添加一個(gè)水平分頁符。

添加水平分頁符

• 右擊工作表頂部的單元格，從彈出的菜單中選擇【插入分頁符】命令，將在分頁預(yù)覽視圖中添加一個(gè)垂直分頁符。

添加垂直分頁符

• 右擊除了頂部和最左側(cè)和頂部單元格以外的任意單元格，從彈出的菜單中選擇【添加分頁符】命令，將在分頁預(yù)覽視圖中同時(shí)添加一個(gè)垂直分頁符和一個(gè)水平分頁符。

同時(shí)添加水平和垂直分頁符

舉個(gè)例子，在上圖所示的工作表中，如果我們要設(shè)置在每張紙中只打印1個(gè)表格，可以通過調(diào)整與添加分頁符來實(shí)現(xiàn)。具體操作方法如下。

設(shè)置每頁只打印1個(gè)表格

刪除分頁符

分頁預(yù)覽視圖中，由垂直和水平分頁符分隔的區(qū)域?qū)⒈籈xcel判定為一個(gè)打印區(qū)域（單獨(dú)打印在一張紙上），我們可以通過添加分頁符將工作表分割成若干個(gè)打印區(qū)域，也可以通過刪除分頁符，將幾個(gè)打印區(qū)域合并。

• 要?jiǎng)h除水平分頁符，只要右擊該分頁符下一行任意單元格，從彈出的菜單中選擇【刪除分頁符】命令即可。

刪除水平分頁符

• 要?jiǎng)h除垂直分頁符，只要右擊該分頁符右側(cè)列中的任意單元格，從彈出的菜單中選擇【刪除分頁符】命令即可。

刪除垂直分頁符

• 若要同時(shí)刪除兩條相交的分頁符，可以右擊這兩條分頁符相交點(diǎn)右下方的單元格，從彈出的菜單中選擇【刪除分頁符】命令。

同時(shí)刪除水平和垂直分頁符

這里需要注意的是：只能刪除手動(dòng)分頁符，而不能刪除Excel默認(rèn)生成的自動(dòng)分頁符。當(dāng)我們刪除由自動(dòng)分頁符轉(zhuǎn)化而來的手動(dòng)占位符時(shí)，如果沒有在軟件默認(rèn)分頁區(qū)域附近沒有設(shè)置分頁符，Excel將會(huì)生成一條自動(dòng)分頁符。

刪除手動(dòng)分頁符后，Excel自動(dòng)生成分頁符

恢復(fù)默認(rèn)分頁符

在分頁預(yù)覽視圖中設(shè)置手動(dòng)分頁符后，如果想要將所設(shè)置的手動(dòng)分頁符全部刪除，將分頁符恢復(fù)到Excel默認(rèn)設(shè)置的自動(dòng)分頁符狀態(tài)（藍(lán)虛線狀態(tài)）。只需要右擊表格中的任意單元格，從彈出的菜單中選擇【重設(shè)所有分頁符】命令即可。

重置所有分頁符

設(shè)置打印區(qū)域

通過在分頁預(yù)覽視圖中設(shè)置打印區(qū)域，我們能夠打印表格中不連續(xù)的區(qū)域。

以下圖所示的工作表為例。

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在分頁預(yù)覽視圖中選中一個(gè)需要打印的區(qū)域后，右擊鼠標(biāo)，從彈出的菜單中選擇【設(shè)置打印區(qū)域】命令，即可將該區(qū)域設(shè)置為打印區(qū)域。

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此時(shí)執(zhí)行【打印】操作，將只打印設(shè)置的區(qū)域，而忽略工作表中的其他數(shù)據(jù)。

設(shè)置第一個(gè)打印區(qū)域

接下來，如果在分頁預(yù)覽視圖中再選擇一個(gè)區(qū)域，右擊鼠標(biāo)，從彈出的菜單中選擇【添加到打印區(qū)域】命令，可以將選中的區(qū)域添加到先前設(shè)置的打印區(qū)域中。

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再次執(zhí)行【打印】命令，添加的打印區(qū)域?qū)⒆鳛榈诙�頁被打印�?/p>

添加打印區(qū)域

重復(fù)以上操作，我們就能夠通過執(zhí)行一次【打印】命令，同時(shí)打印出工作表中不同區(qū)域（不連續(xù)區(qū)域）內(nèi)的數(shù)據(jù)。

1.3 【頁面布局】視圖

在頁面布局視圖中，我們可以方便地為表格設(shè)置頁邊距或頁眉、頁腳。

頁眉布局視圖

設(shè)置頁邊距

在頁面布局視圖中，選中【視圖】選項(xiàng)卡中的【標(biāo)尺】復(fù)選框，可以在窗口中顯示標(biāo)尺。

顯示標(biāo)尺

Excel中的標(biāo)尺主要用于衡量行高和列寬。但也可以用來調(diào)整頁邊距。具體方法是：將鼠標(biāo)指針放置于標(biāo)尺的兩端的過渡線，當(dāng)指針變?yōu)殡p箭頭形狀時(shí)，拖動(dòng)箭頭直至需要位置即可。

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設(shè)置頁眉和頁腳

在頁面布局視圖中，我們可以在每一頁表格的頭部看到頁眉設(shè)置區(qū)域，在每一頁表格的尾部看到頁腳設(shè)置區(qū)域。

顯示頁眉頁腳

將鼠標(biāo)指針放置于頁眉設(shè)置區(qū)域中，輸入內(nèi)容，即可為表格的所有頁設(shè)置相同的頁眉。

設(shè)置表格頁眉

此時(shí)，選擇【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡，單擊【導(dǎo)航】組中的【轉(zhuǎn)至頁腳】按鈕，可以轉(zhuǎn)至頁腳設(shè)置區(qū)域。

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當(dāng)鼠標(biāo)指針定位在頁腳設(shè)置區(qū)域中后，單擊【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡【頁眉和頁腳】命令組中的【頁腳】下拉按鈕，從彈出的列表中可以為表格設(shè)置頁腳效果。

設(shè)置表格頁腳

用戶也可以在頁眉或頁腳區(qū)域中插入Logo圖標(biāo)，為表格設(shè)置圖片類型的頁眉或頁腳。

1.4 【全屏】視圖

在Excel中依次按下Alt、V、U鍵，可以切換【全屏】視圖，全屏顯示當(dāng)前視圖。

【全屏】視圖模式

按下ESC鍵即可退出【全屏】視圖模式。

2.設(shè)置默認(rèn)視圖

Excel的默認(rèn)視圖為【普通】視圖。我們可以在【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框的【常規(guī)】選項(xiàng)區(qū)域中，通過單擊【新工作表默認(rèn)視圖】下拉按鈕，為新建的工作表設(shè)置其他視圖作為默認(rèn)視圖。

設(shè)置新建工作表的默認(rèn)視圖

3.自定義視圖

Excel的“自定義視圖”功能用于對(duì)工作表當(dāng)前視圖設(shè)置進(jìn)行保存，以方便日后工作中隨時(shí)調(diào)取。在【視圖】選項(xiàng)卡中單擊【自定義視圖】按鈕，將打開【視圖管理器】對(duì)話框。

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在【視圖管理器】對(duì)話框中單擊【添加】按鈕，在打開的【添加視圖】對(duì)話框的【名稱】文本框中輸入為視圖所定義的名稱，然后單擊【確定】按鈕即可創(chuàng)建一個(gè)自定義視圖。

創(chuàng)建一個(gè)自定義視圖

在【添加視圖】對(duì)話框中，【打印設(shè)置】和【隱藏行、列及篩選設(shè)置】兩個(gè)復(fù)選框?yàn)榭蛇x擇的視圖相關(guān)內(nèi)容保存選項(xiàng)，通過選中這兩個(gè)復(fù)選框。我們?cè)诋?dāng)前視圖窗口中所進(jìn)行過的打印設(shè)置以及隱藏行列、篩選等設(shè)置也會(huì)保存在自定義視圖中。

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【視圖管理器】對(duì)話框中能夠保存的視圖設(shè)置包括窗口的大小、位置、拆分窗口、凍結(jié)窗格、顯示比例、打印設(shè)置、創(chuàng)建視圖時(shí)的選定單元格、行列的隱藏、篩選，以及【選項(xiàng)】對(duì)話框中的許多設(shè)置。

當(dāng)我們需要調(diào)用自定義視圖時(shí)，可以再次單擊【視圖】選項(xiàng)卡中的【自定義視圖】按鈕，在打開的【視圖管理器】對(duì)話框中選中一個(gè)視圖名稱，單擊【顯示】按鈕即可。

調(diào)用自定義視圖

在Excel工作簿中創(chuàng)建的自定義視圖均保存在【視圖管理器】對(duì)話框中，我們不僅可以在同一個(gè)工作簿中針對(duì)一個(gè)工作表中的數(shù)據(jù)創(chuàng)建不同的自定義視圖，也可以在同一個(gè)工作簿中針對(duì)不同的工作表創(chuàng)建多個(gè)自定義視圖。但是在【視圖管理器】對(duì)話框中，只顯示當(dāng)前激活工作簿中所保存的自定義視圖名稱列表。

調(diào)用不同工作表的自定義視圖

如果要?jiǎng)h除已經(jīng)創(chuàng)建的自定義視圖，在【視圖管理器】對(duì)話框中選中相應(yīng)的視圖名稱后，單擊【刪除】按鈕，然后在彈出的提示對(duì)話框中單擊【是】按鈕即可。

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以上是“自定義視圖”功能的常用操作，借助該功能我們不僅能夠讓表格按條件顯示數(shù)據(jù)，還可以定位數(shù)據(jù)或快速顯示隱藏的工作表。

按條件顯示數(shù)據(jù)

以下圖所示的表格為例，當(dāng)我們需要對(duì)表格內(nèi)容進(jìn)行篩選時(shí)，往往會(huì)根據(jù)篩選條件讓表格顯示不同的篩選結(jié)果。

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例如，我們可能會(huì)經(jīng)常需要對(duì)表格的“單價(jià)”列數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，有時(shí)需要篩選出單價(jià)大于150的商品，有時(shí)卻要篩選出單價(jià)小于150的商品。

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此時(shí)，借助“自定義視圖”功能，我們可以將這兩種篩選結(jié)果保存為自定義視圖，在需要用的時(shí)候快速調(diào)用。

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定位數(shù)據(jù)

當(dāng)我們需要經(jīng)常查閱（或編輯）一個(gè)龐大數(shù)據(jù)量表格中的一小塊區(qū)域時(shí)，每次都要通過翻頁查找該數(shù)據(jù)非常麻煩。

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此時(shí)，在選中該區(qū)域后，通過設(shè)置“自定義視圖”，可以幫助我們快速從大量數(shù)據(jù)中找到指定的內(nèi)容。

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快速顯示隱藏的工作表

通過設(shè)置“自定義視圖”，我們可以讓工作簿中工作表隨心所欲的顯示和隱藏。以下圖所示的工作簿為例，該工作簿中包含一月、二月和三月等三個(gè)工作表。

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我們先創(chuàng)建一個(gè)名為“顯示所有工作表”的自定義視圖。

創(chuàng)建“顯示所有工作表”自定義視圖

然后隱藏“二月”和“三月”工作表，創(chuàng)建一個(gè)名為“一月數(shù)據(jù)”的自定義視圖。

創(chuàng)建“一月數(shù)據(jù)”自定義視圖

再利用創(chuàng)建的“顯示全部工作表”視圖顯示工作簿中的全部工作表，并分別隱藏“一月”和“三月”工作表，創(chuàng)建一個(gè)名為“二月數(shù)據(jù)”的自定義視圖；隱藏“一月”和“二月”工作表，創(chuàng)建一個(gè)名為“三月數(shù)據(jù)”的自定義視圖。

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如此，當(dāng)我們單擊【視圖】選項(xiàng)卡中的【自定義視圖】按鈕打開【視圖管理器】對(duì)話框時(shí)，該對(duì)話框中將包含“顯示全部工作表”、“一月數(shù)據(jù)”、“二月數(shù)據(jù)”和“三月數(shù)據(jù)”等4個(gè)工自定義視圖。

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通過在【視圖管理器】對(duì)話框中選取不同的自定義視圖，我們可以隨心所欲的控制工作簿中工作表的顯示與隱藏狀態(tài)。

通過自定義視圖切換工作表的顯示狀態(tài)