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工作簿概述

電腦硬盤中，擴展名為.xlsx的文件就是Excel工作簿文件，它是用戶執行Excel操作的主要對象和載體。用戶使用Excel創建的數據表格、在表格中進行編輯以及對表格進行的保存等操作，都是在工作簿對象上完成的。

Excel工作簿文件

雙擊工作簿文件，將啟動Excel顯示軟件的工作界面打開同一個工作簿窗口。在Windows系統中，用戶可以同時打開多個工作簿窗口。如果把每個打開的工作簿窗口比作書本，那么工作表就類似于書本書的書頁，它是工作簿的組成部分。

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工作簿的英文為Wordbook，而工作表的英文為Wordsheet，其含義也就是書本和書頁的意思。書本中的書頁可以根據需要增減或者調整順序，工作簿中的工作表也可以根據需要增加、刪除或移動位置。

1.基本操作

Excel工作簿的基本操作歸納如下：

工作簿的基本操作

在Excel中，用于存儲并處理工作數據的文件被稱為工作簿，它是用戶使用使用Excel進行操作的主要對象和載體。熟練掌握工作簿的相關操作，不僅可以在工作中保障表格中的數據被正確地創建、打開、保存和關閉，還能夠在出現特殊情況時幫助我們快速恢復數據。

7.1 創建工作簿

在任何版本的Excel中，按下Ctrl+N組合鍵可以新建一個空白工作簿。除此之外，我們還可以使用以下幾種方法創建新的工作簿。

方法1：在Excel啟動界面中創建

啟動Excel軟件后，在軟件的啟動界面中單擊【空白工作簿】選項。

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方法2：在【文件】選項卡中創建

選擇【文件】選項卡，在彈出的菜單中選擇【新建】選項，然后在顯示的選項區域中選擇【空白工作簿】圖標或任意一種工作簿模板，也可以創建新的工作簿。

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方法3：通過右鍵菜單創建

在安裝了Excel軟件的Windows系統中，會在鼠標右鍵菜單中自動添加一個【新建Microsoft Excel工作表】命令，用戶在Windows系統桌面或文件夾窗口中右擊鼠標，從彈出的菜單中選擇【新建】|【新建Microsoft Excel】命令，可以創建一個新的Excel工作簿文件，雙擊該工作簿文件可在Excel工作界面中將其打開。

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7.2 保存工作簿

在創建工作簿后，工作簿需要經過保存才能成為電腦磁盤中實際存在的文件，用于以后的編輯和讀取。在日常工作中，養成良好的保存工作簿習慣，可以有效避免因為各種電腦故障或停電故障造成的數據損失。

保存工作簿的常用方法有以下幾種。

• 在功能區中選擇【文件】選項卡，在打開的菜單中選擇【保存】或【另存為】選項。

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• 單擊窗口左上角快速訪問工具欄中的【保存】按鈕。
• 按下Ctrl+S組合鍵。
• 按下Shift+F12組合鍵。

此外，經過編輯修改卻未經過保存的工作簿在被關閉時，將自動彈出一個警告對話框，詢問用戶是否需要保存工作簿，單擊其中的【保存】按鈕，也可以保存當前工作簿。

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使用【另存為】對話框

Excel中有兩個和保存功能相關的命令，分別是【保存】和【另存為】，這兩個命令有以下區別：

• 執行【保存】命令不會打開【另存為】對話框，而是直接將編輯修改后的數據保存到當前工作簿中。工作簿在保存后文件名、存放路徑不會發生任何改變。
• 執行【另存為】命令后，將會打開【另存為】對話框，允許用戶重新設置工作簿的存放路徑、文件名并設置保存選項。

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在上圖所示【另存為】對話框的【文件名】文本框中用戶可以為工作簿命名，新建工作簿的默認名稱為“工作簿1”，文件保存類型一般為“Microsoft Office Excel工作簿”，即以.xlsx為擴展名的文件。

單擊【另存為】對話框中的【保存類型】按鈕，用戶可以自定義工作簿的保存類型。

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在【另存為】對話框左側的列表中，可以切換保存工作簿的文件夾。

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在【另存為】對話框頂部的地址欄中，用戶可以查看當前文件夾的路徑，并通過【返回】 ←、【前進】→ 和【上移】按鈕→ ，調整對話框當前選中的文件夾。

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在【另存為】對話框右上方的搜索欄中，用戶可以通過輸入關鍵字，搜索當前選中文件夾中文檔。

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單擊【另存為】對話框右上方的【更多選項】按鈕 ▼，從彈出的下拉列表中用戶可以選擇對話框中文件夾和文件的查看方式(包括大、中、小圖標和列表等方式)。

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選擇【另存為】對話框左下角的【隱藏文件夾】選項，可以隱藏對話框中顯示的文件列表(再次選擇【隱藏文件夾】選項則恢復)。

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在上圖所示的【另存為】對話框中，用戶可以通過在“作者：”、“標記：”、“標題：”和“主題：”等文本框中輸入相應的內容，為Excel工作簿設置屬性說明。

在為工作簿設置屬性說明信息后，單擊【保存】按鈕保存工作簿。用戶可以通過右擊工作簿文件，在彈出的菜單中選擇【屬性】命令，在打開對話框的【詳細信息】選項卡中查看設置的信息內容。

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此外，若選中【另存為】對話框中的【保存略縮圖】復選框，可以在保存工作簿同時，在工作簿文件上保存工作簿內容略縮圖。

使用更多工作簿保存選項

在保存工作簿時打開的【另存為】對話框底部單擊【工具】下拉按鈕，從彈出的列表中選擇【常規選項】選項，將打開如下圖所示的【常規選項】對話框。

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在【常規選項】對話框中，可以使用多種不同的方式將工作簿保存。例如：

• l 設置在保存工作簿時生成備份文件：在【常規選項】對話框中選中【生成備份文件】復選框，然后單擊【確定】按鈕。返回【另存為】對話框單擊【保存】按鈕，則可以設置在每次保存工作簿時自動創建工作簿備份文件。

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• 在保存工作簿時設置打開權限密碼：打開【常規選項】對話框后，在【打開權限密碼】文本框中輸入一個用于打開工作簿的權限密碼，單擊【確定】按鈕。打開【確認密碼】對話框，在【重新輸入密碼】文本框中再次輸入工作簿打開權限密碼，然后再次單擊【確定】按鈕。此時，返回【另存為】對話框，單擊【保存】按鈕將工作簿保存即可為工作簿設置一個打開權限密碼。再次打開工作簿必須輸入密碼。

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• 在保存工作簿時設置修改權限密碼：在保存工作簿時為工作簿修改權限密碼方法與設置打開權限密碼的方法類似。

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• 以“只讀”方式保存工作簿：打開【常規選項】對話框后，選中【建議只讀】復選框，然后單擊【確定】按鈕。返回【另存為】對話框，單擊【保存】按鈕將工作簿保存后，雙擊工作簿文件將其打開時將打開如下圖所示的提示對話框，建議用戶以“只讀方式”打開工作簿。

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設置自動保存工作簿

在電腦出現意外情況時，Execl中的數據可能會在用戶不經意間丟失。此時，如果設置了Execl“自動保存”功能可以減少損失。

設置Excel自動保存工作簿的方法如下。

<1>選擇【文件】選項卡左下角單擊【選項】選項，打開【Excel選項】對話框，選擇對話框左側的【保存】選項卡。

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<2>在上圖所示對話框右側選項區域的【保存工作簿】選項區域中選中【保存自動恢復信心時間間隔】復選框(默認為選中狀態)，即可啟用“自動保存”功能。在右側的文本框中輸入10，可以設置Excel自動保存的時間為10分鐘。

<3>選中【如果我沒保存就關閉，請保留上次自動保留的版本】復選框，在下方的【自動恢復文件位置】文本框中輸入需要保存工作簿的位置。

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<4>最后，單擊【確定】按鈕關閉【Excel選項】對話框即可。

在設置“自動保存”工作簿時，用戶應了解以下幾條原則：

• 只有在工作簿發生新的修改時，“自動保存”功能的計時器才會開始啟動計時，到達指定的間隔時間后發生保存動作。如果在保存后沒有新的編輯修改產生，計時器不會再次激活，也不會有新的備份副本產生。
• 在一個計時周期中，如果用戶對工作簿執行了手動保存，計時器將立即清零。
• 如果用戶要使用自動保存的文檔恢復工作簿，可以在上面實例的步驟3設置的【自動恢復文件位置】文件夾路徑雙擊工作簿文件實現，默認路徑為：

C:\Users\dsm\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\

除此之外，當計算機意外關閉或程序崩潰導致Excel被強行關閉時，再次啟動Excel軟件將打開【文檔恢復】任務窗格，在該窗格中用戶可以選擇打開自動保存的工作簿文件(一般為最近一次自動保存時的狀態)，或工作簿的原始文件(最后一次手動保存時的文件)。

7.3 打開工作簿

被保存的工作簿在電腦磁盤上形成文件，用戶使用標準的計算機文件管理操作方法就可以對工作簿文件進行管理，例如復制、剪切、刪除、移動、重命名等。無論工作簿被保存在何處，或者被復制到不同的電腦中，只要所在的電腦上安裝有Excel軟件，工作簿文件就可以被再次打開執行讀取和編輯等操作。

打開Excel工作簿的方法有以下幾種。

方法1：雙擊工作簿文件打開工作簿

找到工作簿的保存位置，直接雙擊其文件圖標，Excel軟件將自動識別并打開該工作簿。

方法2：使用【最近使用的工作簿】列表

單擊【文件】按鈕，在【文件】選項卡中選擇【打開】命令，在打開的【打開】選項區域中單擊一個最近打開過的工作簿文件名稱，即可將其打開。

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將鼠標指針放置在【最近使用的工作簿】列表中某個工作簿名稱上，該工作簿名稱的右側將顯示【將此項目固定到列表】按鈕。

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單擊該按鈕，將其狀態變為 。此時，被選中的工作簿名稱將固定在【最近使用的工作簿】列表的頂部，不會因為用戶打開新的工作簿而消失。

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方法3：使用【打開】對話框打開工作簿

在Excel中單擊【文件】按鈕，在【文件】選項卡中選擇【打開】命令(或按下Ctrl+O組合鍵)，打開【打開】對話框，在該對話框中選中一個Excel文件后，單擊【打開】按鈕即可。

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如果在【打開】對話框中，按住Ctrl的同時，選中多個工作簿文件，再單擊【打開】按鈕，可以將選中的工作簿同時打開。

此外，在【打開】對話框中選中一個Excel工作簿文件后，單擊【打開】按鈕右下角倒三角按鈕 ▼，從彈出的菜單中用戶還可以選擇工作簿的打開方式。

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• 以只讀方式打開：工作簿文件被以“只讀”方式打開后，將不能進行覆蓋式保存。
• 以副本方式打開：Excel在打開工作簿文件時將自動創建并打開一個副本文件，該本文件的名稱為“副本(1)屬于(原文件名)”的形式。

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• 打開并修復：當工作簿文件發生損壞而無法被正常打開時，使用該選項可以對損壞文件進行修復并重新打開(修復后的文件不一定能和受損前的文件狀態一致)。
• l 在受保護的視圖中打開：使用一個受保護的視圖模式打開工作簿，在該視圖中用戶無法直接對工作簿的內容進行編輯修改。

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方法4：設置Excel啟動時自動打開工作簿

除了上面介紹的幾種工作簿打開方式以外，用戶還可以通過設置【Excel選項】對話框，使Excel在每次啟動時自動打開指定文件夾中的工作簿文件，具體操作如下。

<1>選擇【文件】選項卡左下角的【選項】命令，打開【Excel選項】對話框，在對話框左側的列表中選擇【高級】選項，在對話框右側的選項區域中的【啟動時打開此目錄中的所有文件】文本框內輸入需要自動打開的工作簿所在的文件夾路徑位置。

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<2>單擊【確定】按鈕后，關閉Excel然后重新啟動，Excel將自動打開指定文件夾中的所有工作簿文件。

方法5：同時打開多個工作簿文件

按住Ctrl鍵選中文件夾中的多個工作簿文件后，按下Enter鍵，即可將選中的工作簿文件同時打開。

7.4 恢復工作簿

在【Excel選項】對話框的【保存】選項區域中選中【如果我沒保存就關閉，請保留上次自動保留的版本】復選框后，用戶若沒有保存新建的工作簿或對Outlook中打開臨時工作簿文件進行編輯時，也會定時對工作簿進行備份保存。

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此時，如果沒有保存工作簿就關閉了Excel程序，可以參考以下方法恢復工作簿狀態。

• 單擊【文件】按鈕，在打開的【文件】選項卡中選擇【打開】命令，在顯示的選項區域中單擊【恢復未保存的工作簿】按鈕。

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• 打開【打開】對話框，選擇需要恢復的文件，單擊【打開】按鈕即可恢復未保存的工作簿即可。

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這里需要注意的是：Excel的“恢復未保存的工作簿”功能僅能從未保存過的新建工作簿或臨時文件恢復數據。

7.5 隱藏和顯示工作簿

如果用戶在Excel軟件中同時打開多個工作簿，Windows系統任務欄將顯示所有工作簿的標簽。此時，在【視圖】選項卡的【宏】命令組中單擊【切換窗口】下拉按鈕，可以查看所有被打開的工作簿列表，如下圖所示。

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在上圖所示的列表中選擇工作簿名稱，可以在不同工作簿之間切換。

若用戶需要隱藏某個工作簿可以在激活工作簿后，在功能區上選擇【視圖】選項卡，在【窗口】組中單擊【隱藏】按鈕即可。

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如果所有工作簿都被隱藏，Excel軟件將只顯示灰色的窗口而不顯示工作區域。

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隱藏后的工作簿并沒有被關閉或退出，而是繼續被駐留在Excel中，但無法通過正常的窗口切換方法來顯示。如果要取消工作簿的隱藏狀態，可以在【視圖】選項卡的【窗口】組中單擊【取消隱藏】按鈕，在打開的【取消隱藏】對話框中選擇需要取消隱藏的工作簿名稱，然后單擊【確定】按鈕即可。

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7.6 轉換工作簿版本和格式

用戶若使用高版本的Excel軟件打開低版本保存Excel工作簿文件(例如使用Excel 2019、2016、2013、2010打開由Excel 2003、95或5.0創建的工作簿文件)，將會以“兼容模式”將其打開，同時在工作界面頂部的標題欄中顯示“兼容模式”提示。

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此時，在Excel中用戶可以可以使用以下兩種方法之一，轉換工作簿文件的版本和格式。

通過【信息】選項區域轉換

<1>打開文檔后選擇【文件】選項卡，在彈出的菜單中選擇【信息】選項，在顯示的選項區域中單擊【轉換】按鈕。

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<2>在彈出的提示對話框中單擊【確定】按鈕，即可轉換工作簿格式（即將.xls文件轉換為.xlsx文件）。

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<3>此時，Excel將彈出提示對話框，提示如果要轉換當前工作簿文件格式，使用新文件格式的功能，需要關閉并重新打開工作簿，單擊【是】按鈕即可。

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通過【另存為】對話框轉換

<1>按下F12鍵打開【另存為】對話框，單擊【保存類型】下拉按鈕，從彈出的列表中選擇【Excel工作簿(*.xlsx)】選項。

<2>單擊【保存】按鈕后，也可以將兼容模式打開的工作簿格式轉換為新的工作簿格式。

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7.7 使用瀏覽器查看工作簿

若在保存工作簿時，在打開的【另存為】對話框中將【保存類型】設置為“網頁*.htm;*.html”后，再單擊【保存】按鈕，將工作簿保存為網頁格式。

那么，雙擊保存后的網頁文件。

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即可在瀏覽器中查看工作簿內容。

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7.8 保護工作簿

保護工作簿指的是保護工作簿結構和用密碼加密工作簿。

• 保護工作簿結構：可以防止刪除、插入、移動工作表和顯示隱藏工作表。
• 用密碼加密工作簿：為工作簿設置一個打開密碼。

下面將分別介紹。

保護工作簿結構

<1>選擇【審閱】選項卡，在【更改】命令組中單擊【保護工作簿】切換按鈕，打開【保護結構和窗口】對話框，選中【結構】復選框，在【密碼】文本框中輸入一個用于保護工作簿結構的密碼(也可設置密碼)。

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<2>打開【確認密碼】對話框，在【重新輸入密碼】文本框中再次輸入密碼后，單擊【確定】按鈕。

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<3>此后，用戶將無法對工作簿執行【插入工作表】、【刪除工作表】、【重命名工作表】等操作。

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<4>若要取消對工作簿結構的保護，再次單擊【審閱】選項卡中的【保護工作簿】按鈕，在打開的【插銷工作簿保護】對話框的【密碼】文本框中輸入步驟1、2設置的密碼，并單擊【確定】按鈕即可。

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破解工作簿結構保護密碼

在為工作簿結構設置了保護密碼后，若用戶忘記了當初設置的工作簿保護密碼，可以參考以下方法，通過一段VBA代碼破解工作簿的密碼保護。

<1>打開設置結構保護的工作簿后，右擊工作表導航中的任意工作表標簽，從彈出的菜單中選擇【查看代碼】命令。

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<2>在打開的VBA編輯器窗口中選擇【插入】|【模塊】命令，插入一個模塊，并在打開的模塊窗口中輸入以下代碼：

Sub test()
ActiveWorkbook.Sheets.Copy
For Each sh In ActiveWorkbook.Sheets
sh.Visible = True
Next
End Sub

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<3>按下F5鍵運行以上代碼，會將源文件另存為一個新的Excel工作簿文件，在該文件中不存在工作簿結構保護。

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用密碼加密工作簿

<1>單擊【文件】按鈕，從彈出的菜單中選擇【信息】選項，在顯示的選項區域中單擊【保護工作簿】下拉按鈕，從彈出的列表中選擇【用密碼進行加密】選項。

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<2>打開【加密文檔】對話框，在【密碼】文本框中輸入工作簿保護密碼，然后單擊【確定】按鈕。

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<3>打開【確認密碼】對話框，在【重新輸入密碼】文本框中再次輸入密碼后，單擊【確定】按鈕。

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<4>此時，【信息】選項區域中將顯示工作簿需要密碼才能打開。

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<5>保存并關閉工作簿后，再次打開工作簿時，Excel將打開【密碼】對話框，提示用戶輸入密碼才能打開工作簿

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7.9 導出工作簿

在Excel中，我們可以通過單擊【文件】按鈕，在彈出的菜單中選擇【導出】命令，將當前工作簿導出為PDF/XPS文件或更改工作簿的文件類型。

將工作簿導出為PDF/XPS文件

在【導出】選項區域中選中【創建PDF/XPS】選項后，單擊【創建PDF/XPS】按鈕，在打開的對話框中，我們可以通過設置【保存類型】下拉列表中的選項，將當前工作簿導出為PDF或XPS文件。

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更改文件類型

在【導出】選項區域中選中【更改文件類型】選項，然后在【工作簿文件類型】或【其他文件類型】列表框中并雙擊一種文件類型，即可打開【另存為】對話框，將工作簿轉換為指定的文件類型。

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7.10 查看當前工作簿保存位置

選擇【文件】選項卡，在彈出的菜單中選擇【信息】命令，在顯示的【相關日期】選項區域中我們可以查看當前文檔的創建時間、修改時間和打印時間。單擊【打開文件位置】選項可以立即打開保存文件的文件夾，查看該文件夾在電腦中的位置。

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7.11 關閉工作簿

在結束對Excel工作簿的編輯和修改操作后，可以將其關閉以釋放計算機內存。關閉工作簿和Excel的方法有以下幾種。

• 單擊【文件】按鈕，在打開的【文件】選項卡中選擇【關閉】命令。

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• 按下Ctrl+W組合鍵或Alt+F4組合鍵。
• 單擊Excel快速訪問工具欄左側的空白處，在彈出的菜單中選擇【關閉】命令。

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單擊工作簿窗口右上方的【關閉窗口】按鈕 x(按住Shift鍵的同時單擊【關閉窗口】按鈕 x，可以關閉所有正在打開的Excel工作簿)。