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Microsoft Excel是Microsoft為使用Windows和Apple Macintosh操作系統(tǒng)的電腦編寫的一款電子表格軟件。直觀的界面、出色的計(jì)算功能和圖表工具，再加上成功的市場營銷，使Excel成為最流行的個(gè)人計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理軟件。

第一，一個(gè)單元格記錄一個(gè)屬性

　　Excel處理數(shù)據(jù)方面，毋庸置疑，很強(qiáng)大。但有它自身的一套規(guī)則，excel很看重?cái)?shù)據(jù)屬性，一是一，二是二。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的是一個(gè)單元格記錄一個(gè)屬性。?　　下圖左邊所示的金額含“元”，右邊的金額是規(guī)范的數(shù)值。 excel數(shù)據(jù)輸入規(guī)范

?　　左邊的金額需要合計(jì)時(shí)，大大增加了計(jì)算難度，而掌握這些技能是需要花時(shí)間的。　　左邊含“元”的單元格求和，兩個(gè)公式均為數(shù)組公式：　　=SUM(--SUBSTITUTE(B2:B5,"元",))　　=SUM(--LEFT(B2:B5,LEN(B2:B5)-1))?第二，忌用合并單元格
　　合并單元格，僅限于需要打印的表單，不需要進(jìn)行下一步運(yùn)算統(tǒng)計(jì)匯總，比如招聘表等等。?　　在源數(shù)據(jù)表中，禁止使用合并單元格。一個(gè)規(guī)范的數(shù)據(jù)源表格應(yīng)該是所有單元格填滿，有一條記錄一條，每一行數(shù)據(jù)完整、結(jié)構(gòu)整齊。 Excel數(shù)據(jù)輸入規(guī)范的重要性

?　　上圖A列是合并單元格，表面看似很簡潔，處理數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)遇到很多問題，同樣的，解決這些問題，也是需要一些技能才能解決。
　　1.公式　　比如對(duì)張三的銷量進(jìn)行匯總，用公式：=SUMIF(A2:A5,A2,C2:C5)，結(jié)果為：161。顯然不正確，因?yàn)楹喜卧褚院蟮臄?shù)據(jù)，只有首個(gè)單元格有數(shù)據(jù)，其余單元格均為空白。
　　2.篩選　　進(jìn)行篩選時(shí)，也只能得到一條記錄，比如篩選“張三”的銷量。 excel篩選

??　　3.排序　　如果需要按銷量來排序，會(huì)出現(xiàn)下面提示錯(cuò)誤的對(duì)話框。 excel排序

?第三，標(biāo)題不放在工作表
　　Excel文檔的標(biāo)題可以顯示在工作薄和工作表名稱中，如下右圖所示。

?　　Excel標(biāo)題行用于存儲(chǔ)每列數(shù)據(jù)的屬性，如“年齡”、“職務(wù)”、“銷售量”字段，是篩選和排序的字段依據(jù)。
　　上圖左邊所示的標(biāo)題“員工銷量統(tǒng)計(jì)表”，無非就是告訴大家這是一張什么表，除此以外不具有任何功能。
　　所以，可以不用標(biāo)題占用工作表首行。用右邊所示的在工作表和工作薄名稱中標(biāo)識(shí)出來就可以。?第四，勿用空行空列隔斷數(shù)據(jù)
　　如下圖所示，第4、7行為兩個(gè)空行隔斷數(shù)據(jù)。需要篩選下面所有數(shù)據(jù)，得先選中區(qū)域A1：G9，然后篩選。如果中間沒有空行，不需要選中區(qū)域，鼠標(biāo)放在任意有數(shù)據(jù)的單元格，直接篩選就可以。勿用空行空列隔斷數(shù)據(jù)

?　　如果中間沒有空行隔斷，鼠標(biāo)放在任意有數(shù)據(jù)的單元格，按ctrl+A就可以全部選定數(shù)據(jù)，但是有隔斷之后，就不能了。
　　不僅是篩選，在寫公式時(shí)也一樣，對(duì)于數(shù)據(jù)源，保持?jǐn)?shù)據(jù)之間的連續(xù)性很重要。
　　如果確實(shí)需要將數(shù)據(jù)分隔開，可以將單元格邊框加粗、改變單元格填充色等等來實(shí)現(xiàn)。?第五，勿添加多余的合計(jì)行
　　一張規(guī)范的數(shù)據(jù)源表格，不應(yīng)該有下圖的那些合計(jì)行。一邊輸入數(shù)據(jù)，一邊合計(jì)求和，方法是不可取的。?

?　　數(shù)據(jù)源還有隨時(shí)增加、刪除的可能性，所以合計(jì)也會(huì)隨之變動(dòng)。
　　正確的做法是，先錄入數(shù)據(jù)，然后再合計(jì)。
　　源數(shù)據(jù)表為一張表，匯總表為另一張工作表或其余區(qū)域，匯總可以使用函數(shù)、數(shù)據(jù)透視表等完成。?第六，去掉多余表頭和同一屬性不占用多列
　　下面所示截圖，如果僅用于顯示和打印輸出，沒有任何問題，且清晰直觀。但是，做為一張數(shù)據(jù)源表，需要下一步分析數(shù)據(jù)，這種做法就不可取。
　　同種屬性的數(shù)據(jù)分列記錄，對(duì)數(shù)據(jù)篩選、排序等等設(shè)置了障礙。假設(shè)，要同時(shí)篩選出事假和年假明細(xì)，按正常操作步驟就無法實(shí)現(xiàn)。
事假、年假、病假同屬于請(qǐng)假類別，具有相同屬性，應(yīng)該被記錄在同一列。去掉多余表頭和同一屬性不占用多列

?　　下面這種做法才是中規(guī)中矩的一維數(shù)據(jù)源表。?第七，同類型數(shù)據(jù)盡量使用一張工作表
　　不在同一張工作表，篩選、排序、引用和匯總，難度增大不少，非常不利于操作。
　　如下圖所示，所有數(shù)據(jù)放在一張工作表里面，按月份篩選、匯總，都很容易實(shí)現(xiàn)。
同類型數(shù)據(jù)盡量使用一張工作表

??　　盡管幾十幾百字符的長公式或者一段VBA代碼能完成多表合并，不過前提還是得看數(shù)據(jù)源零散到什么程度。因此，實(shí)際應(yīng)用，沒必要自己為自己設(shè)置障礙和難題。?第八，同一單元格記錄一個(gè)屬性?　　下面這個(gè)圖是部落窩excel學(xué)習(xí)QQ群：28246933，一個(gè)群友的問題，A列同一單元格的所有數(shù)字相加。

?　　解決這個(gè)題目，用了一個(gè)很長的數(shù)組公式：=SUM(TEXT(LEFT(TEXT(MID(A1&"a",ROW($A$1:$B$5),COLUMN(Sheet2!A:E)),),COLUMN(Sheet2!A:E)-1),"0;;0;!0")*ISERR(-MID(A1,ROW($A$1:$B$5)-1,1)))得到結(jié)果。
　　如果將上面的數(shù)據(jù)源規(guī)范下，如下圖所示，不同屬性的數(shù)據(jù)記錄在不同的單元格。求和就變得非常非常簡單，=SUM(A2:D2)，得到結(jié)果。 excel教程

?　　特別是剛接觸excel，對(duì)一些技能還沒有駕馭能力時(shí)，盡量盡量的將數(shù)據(jù)源規(guī)范化。

Excel整體界面趨于平面化，顯得清新簡潔。流暢的動(dòng)畫和平滑的過渡，帶來不同以往的使用體驗(yàn)。

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excel 數(shù)據(jù)輸入規(guī)范的重要性比較容易犯的一些出錯(cuò)與不規(guī)范數(shù)據(jù)源帶來的麻煩

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