如何用 Excel 打造一份實(shí)用的甘特圖模板 為啥我們需要甘特圖

在討論甘特圖的制作之前，如果你還不了解甘特圖，那么我們簡單花一點(diǎn)篇幅來談?wù)劄槭裁次覀冃枰�甘特圖。甘特圖的名字看著不明所以，其實(shí)「甘特」兩字是其英文名 Gantt Chart 中 Gantt 的音譯，是因?yàn)檫@種圖形化的表達(dá)方式，最早是由 Henry Gantt 創(chuàng)造的，就以他的名字來命名了。

如果你經(jīng)手管理過一個(gè)規(guī)模稍大的項(xiàng)目，那么對于甘特圖可能就不會陌生。要了解為什么甘特圖在項(xiàng)目管理中必不可少，和它的形態(tài)是密不可分的，一般來說它分為兩塊區(qū)域：

• 左側(cè)任務(wù)區(qū)：會列出項(xiàng)目中所有任務(wù)和事項(xiàng)的名稱，以及可以按需要添加任務(wù)的一些基本屬性，如責(zé)任人、分類等等；
• 右側(cè)圖表區(qū)：會按照每個(gè)項(xiàng)目的開始與結(jié)束時(shí)間，繪制橫向的柱形圖，從而形成一幅整體的圖形，展示每個(gè)任務(wù)所占用的周期；

了解了甘特圖的樣子，就不難想到為什么它在項(xiàng)目管理中非常有用，主要有三點(diǎn)：

1. 計(jì)劃與展示項(xiàng)目的全貌：制作甘特圖的基礎(chǔ)，是對項(xiàng)目進(jìn)行拆解，把大的任務(wù)分解成一個(gè)個(gè)更小的單元，以及明確任務(wù)的開始與結(jié)束時(shí)間、責(zé)任人、優(yōu)先級等屬性。通過制作甘特圖，不僅可以迫使項(xiàng)目管理人員完成項(xiàng)目的計(jì)劃，更可以讓項(xiàng)目中的每一個(gè)成員，通過甘特圖了解項(xiàng)目的全貌，從而有更強(qiáng)的目標(biāo)感，而不再只是整個(gè)項(xiàng)目中的一個(gè)小螺絲釘。
2. 更清晰的時(shí)間周期規(guī)劃：甘特圖通過橫向的柱狀圖，展示了每個(gè)項(xiàng)目的開始與結(jié)束時(shí)間，相比起單純的列出時(shí)間，這種圖形化的展示對我們理解項(xiàng)目的周期更加友好。人是非常視覺性的動物，我在《日歷 App 的巔峰對決：Fantastical 2 vs Calendars 5 對比評測》一文中也提到過，Calendars 5 之所以能夠作為 Fantastical 2 的一個(gè)重要補(bǔ)充，是在于它的視圖的多樣性。甘特圖也是同樣的道理，2019/11/11 - 2019/11/20 你可能需要反應(yīng)一下這其中是 10 天，但通過甘特圖的圖形化展示，你能直觀地通過圖像，一眼知道這是一個(gè)剛好從周一開始，橫跨一周半的任務(wù)事項(xiàng)。
3. 追蹤任務(wù)的進(jìn)度：甘特圖不僅僅可以用于展示項(xiàng)目的計(jì)劃，在項(xiàng)目的實(shí)施階段，甘特圖也可以追蹤項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展，并通過圖形化的方式，與原先項(xiàng)目的計(jì)劃進(jìn)行對比，清晰地了解每個(gè)任務(wù)是提前了，還是如期完成，或者延后了。

為什么選擇 Excel 作為制作甘特圖的工具

制作甘特圖有許多種方式和工具。從這一點(diǎn)上來說，可以首先分為兩個(gè)大的工具選擇方向：專業(yè)軟件，或是「萬金油」Excel。

先來談?wù)剬�業(yè)軟件吧。像 Microsoft Project、OmniPlan 這樣的工具，都能夠用于制作甘特圖。除此之外，越來越多的在線服務(wù)工具也開始支持甘特圖，例如 Worktile、輕流等等。它們有些功能的確非常強(qiáng)大，有些可以生成非常美觀的甘特圖，的確也是不少項(xiàng)目經(jīng)理的首選。

不過，弊端也同樣明顯：

• 不利于分享和修改：這些專業(yè)軟件大多是付費(fèi)的，而且顯然，它們并不是那一類人人必備的軟件。因此，當(dāng)你想分享項(xiàng)目甘特圖時(shí)，往往只能另存為圖片，別人拿到手后，只能看不能改。在項(xiàng)目管理越來越強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的今天，專業(yè)工具反而變成了一種無形的門檻。
• 自定義程度不夠：這類工具的功能的確非常強(qiáng)大，例如項(xiàng)目的基線制定、變更追蹤、任務(wù)估算……光看名字，你都不一定知道這些是干什么的。但是功能的強(qiáng)大卻并不一定等同于你的需求。相反，它們的自定義程度往往不夠高，導(dǎo)致很多時(shí)候只能由你適應(yīng)于工具，而不是讓工具為你服務(wù)。不管是 OmniPlan 還是 Microsoft Project，在甘特圖中對不同屬性的任務(wù)篩選，都不如 Excel 中的自定義程度高。

因此，在我的實(shí)踐中，Excel 一直是我用來制作甘特圖的首選。作為 Office 三件套之一，幾乎不用擔(dān)心 Excel 的普及性。同時(shí)，Excel 的自定義程度更高，只要花一點(diǎn)時(shí)間和精力，你完全可以按需打造出最適合你的甘特圖模板。

不過，用 Excel 來制作甘特圖，也有常見的三種套路：

1. 第一種是樸實(shí)派：他們只是利用了 Excel 的普及性，但整個(gè)甘特圖完全靠手工繪制，十分麻煩。想像一下，如果你的甘特圖有幾十項(xiàng)細(xì)分任務(wù)，你要自己按時(shí)間軸，拉選不同的區(qū)域，進(jìn)行幾十次填充上色操作。
2. 第二種是圖表派：如果你搜索 Excel 制作甘特圖的教程，網(wǎng)上分享的方法，大多都是維護(hù)好源數(shù)據(jù)后，使用 Excel 中的圖表來生成甘特圖。這種方法的操作步驟也十分繁瑣，而且只側(cè)重于展示圖形，卻忽略了甘特圖中的任務(wù)列表，對任務(wù)的展示非常不友好。
3. 第三種是模板派：模板派非常簡單，一次性搭建出一個(gè)好用的模板，每次有新的項(xiàng)目，只需要在模板中修改內(nèi)容即可。這個(gè)模板可以按照我們真正的需求，進(jìn)行量身定做。