excel 數據唯一驗證案例圖文教程

我們在Excel中輸入數據后，經常用到驗證報表中數據的唯一性，需要保證某些數據的唯一性，這些數據不能重復，比如代碼編號、身份證號等。

　　我們在進行數據唯一性驗證時，正確做法是先進行相關性設置，設置完成之后，再開始進行數據的錄入。這樣既保證了數據的正確性，同時也提高了數據的錄入效率。

　　我們下面以輸入員工的身份證號碼為例，介紹驗證數據唯一性的整個操作過程。

　　由于輸入的是身份證號，位數超過了11位數據，所以最好在輸入數據之間，選將相應列全部選定，設置“單元格格式”中的“數字分類” 格式為“文本”格式，這樣才能保證身份證號以正確形式輸入。

　　第一，設置有效性條件驗證：
　　我們假設C列為員工“身份證號”字段，C2單元格為第一個員工的身份證號碼所在的單元格。在未輸入之前，先設置該列的有效性條件來確保該列數據的唯一性。
　　選中C2單元格，單擊“數據”菜單中的“有效性”命令，彈出“數據有效性”對話框，選擇“設置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“自定義”，在“公式”框內輸入“=COUNTIF(C: C, C2)=1”

　　第二，設置出錯警告提示信息：
　　設置出錯警告提示信息的目的在于提醒用戶正確輸入數據。具體步驟是：單擊“數據有效性”對話框中的“出錯警告”選項卡，在“標題”框內輸入“數據輸入錯誤”，在“錯誤信息”框內輸入“你剛才輸入的數據已經存在，請檢查數據的唯一性！”。設置完成。
　　通過以上操作，已經設置了C2單元格的有效性條件驗證和出錯提示信息。為了將這個設置應用到整個C列（除了字段名稱所在的單元格即C1單元格），可用填充柄工具向下拖動將公式復制到C列其他的單元格。
　　以上設置完成之后我們就可以在C列中輸入員工的身份證號了。每輸入一個員工的身份證號，Excel就會自動對該數據進行有效性驗證，如果該數據已經存在，系統將彈出出錯警告提示框。

　　上述功能只能驗證數據的唯一性，若數據位數輸入錯誤，系統則檢測不出這一錯誤。若在輸入時需要同時驗證數據的位數，還是以身份證號為例，可將公式改為“=AND(COUNTIF(C:C,C2)=1,OR(LEN(C2)=15,LEN(C2)=18))”，將錯誤信息改為“請檢查數據的唯一性或輸入數據位數錯！”。設置完后重新復制C2單元格的公式至C列其余單元格。該公式的含義是：在C列輸入的數據必須是唯一的且數據位數必須是15位或18位。