Excel如何按類別篩選前N名一例

通常在Excel中篩選數據時是針對某列進行的，有時需要在篩選時同時考慮其他列，如按類別進行篩選。例如在下圖所示的表格中，A列列出了各銷售部門，C列為各銷售人員的銷售額，現在需要篩選出各“銷售部門”前5名的銷售人員。

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??? 假如數據在A2:C60區域中，以Excel 2010為例，方法如下：

??? 方法一：輔助列+公式

??? 1.以D列為輔助列，在D2單元格中輸入公式：

??? =SUMPRODUCT(($A$2:$A$60=A2)*($C$2:$C$60>C2))+1

??? 然后向下填充公式至D60單元格，會返回D列各部門銷售人員的銷售額排名。

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??? 2.對D列進行自定義篩選。

??? 選擇D2單元格，在“數據”選項卡的“排序和篩選”組中單擊“篩選”。單擊D2單元格出現的篩選箭頭，選擇“數字篩選→小于或等于”，在彈出的對話框中“小于或等于”右側的文本框中輸入“5”后確定。

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??? Excel即可篩選出各部門銷售額排名前5位的數據。

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??? 3.上圖中雖列出前5位數據，但沒有按銷售額從高到低排列。要得到這樣的結果，只需以A、D列為主要和次要關鍵字進行排序即可。方法是：

??? 選擇數據區域的某個單元格，在“排序和篩選”組中單擊“排序”按鈕，彈出“排序”對話框，在“主要關鍵字”后的下拉列表中選擇“銷售部門”，單擊“添加條件”按鈕，增加第二個排序條件，將“次要關鍵字”設置為“銷售額”，“次序”設置為“降序”，單擊“確定”。

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??? 最終的篩選、排序結果如下圖。

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??? 方法二：使用數據透視表

???1. 選擇數據區域中的某個單元格，單擊“插入”選項卡中的“表格”組中單擊“數據透視表→數據透視表”，在彈出的對話框中單擊“確定”創建數據透視表。

??? 2.在“數據透視表字段列表”中將三個字段全部選中，Excel會自動將“銷售部門”、“銷售人員”字段放入行標簽區域，將“銷售額”放入數值區域。如果是Excel 2003，則分別將三個字段拖入到相應的區域。

??? 3.右擊數據透視表中的某個銷售人員姓名，在彈出的右鍵菜單中選擇“篩選→前10個”。

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??? 4.彈出“前10個篩選”對話框，將默認的數字“10”改為“5”。

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????單擊“確定”，Excel將篩選出各“銷售部門”銷售額前5名的銷售人員。

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??? 5.按銷售額從高到低排序：選擇某個銷售額，在“數據”選項卡的“排序和篩選”組中單擊“Z→A”按鈕即可。如果不需要分類匯總，可選擇數據透視表后，在“數據透視表工具-選項”選項卡的“布局”組中單擊“分類匯總→不顯示分類匯總”。

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??? 如果是Excel 2003，從上述第3步開始可進行如下設置：右擊數據透視表中的某個銷售人員姓名后選擇“字段設置”，彈出“數據透視表字段”對話框，單擊“高級”按鈕。

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??? 在“數據透視表高級選項”對話框中的“自動排序選項”下，選擇“降序”，在“自動顯示前10項”下選擇“打開”，將數字“10”改為“5”。

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??? 單擊兩次“確定”后得到最終的分類篩選結果。

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??? 要取消分類匯總，在上述“數據透視表字段”對話框中，將“分類匯總”設置為“無”即可。