WPS文字迅速填寫3聯單據

　　平常單位里經常需要打印一些二聯、本文甚至更多聯的票據。這類票據若是用筆直接填寫，我們可以使用復寫紙實現本文票據一次同時填寫。但如票據和填寫內容都要在WPS文字中編輯打印輸出的話，同樣的內容得重復填寫三次，那就比較啰嗦了。其實只要用到WPS Office 2010中新增的交叉引用功能就可以在WPS文字中輕松實現一次輸入同時填寫本文單據的效果。下面就讓我們來試試看如何設置吧。

　　1.第一聯票據的設置

　　打開WPS文字，按所需要格式設計好第一聯票據，并在最后回車插入兩個空行作為各聯的間隔，這同時也是確保在票據最后填寫的內容也能同步更新的需要。接下來，按Ctrl+A鍵全選所有票據內容，單擊“插入”菜單選擇“書簽”或按Ctrl+Shift+F5組合鍵，打開“書簽”窗口(圖1)。在窗口的“書簽名”輸入框中輸入名稱為“票據”，單擊“添加”按鈕，即可添加一個名為“票據”的書簽。

　　圖1

　　注：輸入的書簽名不能以阿拉伯數字開頭，否則“添加”按鈕將變成灰色無法按下添加書簽。

　　2.二、本文票據的設置

　　現在把輸入光標定位到最后一行，即第二聯票據的開始位置，單擊單擊“插入”菜單順次選擇“引用/交叉引用”打開“交叉引用”窗口。在“交叉引用”窗口中單擊 “引用類型”的下拉列表選擇“書簽”，再單擊“引用內容”的下拉列表選擇“書簽文字”，此時在下面的“引用哪個書簽”列表中會顯示出剛才設置的“票據”書簽(圖2)。選中“票據”書簽單擊“插入”按鈕即可在當前位置插入第二聯票據，再單擊一次“插入”按鈕插入第本文票據，然后單擊“取消”關閉交叉引用窗口。這樣本文單就全部做好了。

　　圖2

　　3.加注各聯說明

　　先單擊“視圖”菜單選擇“頁眉頁腳”切換到“頁眉頁腳”視圖。再單擊“繪圖”工具欄的“豎排文本框”，在第一聯票據右側拖動插入一個文本框。在文本框中輸入說明文字“第一聯 記帳聯”。選中文本框單擊“繪圖”工具欄的“線條顏色”選擇“無線條顏色”消除文本框邊線。接著選中這文本框進行復制，再分別粘貼到二、本文的右側，然后把說明文字改成相應的“第二聯 回執聯”、“第本文 存根聯”即可(圖3)。在此，一定要在“頁眉頁腳”視圖下輸入各聯說明，否則后面刷新時第二本文的說明會全部消失變成第一聯的說明。

　　圖3

　　4.一次填寫本文

　　填寫票據時我們只要在第一聯票據中進行填寫即可，填寫完成后按Ctrl+A鍵選中全文，再按下F9功能鍵刷新，二、本文票據的內容就會按第一聯內容自動填寫完成。萬一填錯了需要修改也只要改第一聯再刷新一下就行了。你如果覺得每次都要全選F9刷新比較麻煩，可以設置打印前自動刷新。只要單擊“工具”菜單選擇“選項”，在“選項”窗口的“打印”選項卡下單擊選中“更新域”復選項(圖4)，單擊“確定”按鈕保存設置返回即可。以后填寫第一聯后直接打印，WPS就會先自動填寫好二、本文再打印輸出。若不想打印只要單擊“打印預覽”也同樣可以自動刷新域。

　　圖4

　　在此，我們為了打印方便把本文單據排版在同一頁中打印，當然實際上你也可以分成三頁設置，具體操作并沒什么不同。這種方法當然不僅僅能用來設置票據，平常大家比較常編輯的進出貨單、介紹信、保修憑證、準考證、抽獎券等等也經常會有需要同時打印二、本文的情況吧，同樣可以用這招搞定哦。當然實際上這也可以實現任意多聯的同步填寫修改，甚至還可以配合文本框實現多聯憑證的套印。

　　注：在查看二、本文票據時可以按住Ctrl鍵單擊票據上的文字來快速返回第一張票據進行修改。